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办公室文秘岗位职责及工作流程规范

一、引言

办公室文秘工作是保障组织高效运转、内外沟通顺畅的关键环节。其岗位职责的明确与工作流程的规范，不仅是提升工作效率、确保工作质量的基础，也是文秘人员履职尽责、展现专业素养的前提。本文旨在系统梳理办公室文秘的核心职责与标准工作流程，为相关从业人员提供具有指导意义的操作规范。

二、岗位职责

（一）文书处理与档案管理

1.公文起草与核校：根据领导指示或工作需要，负责各类公文（如通知、报告、请示、函等）的草拟工作。完成初稿后，需进行仔细核校，确保文种恰当、格式规范、内容准确、表述严谨、无错别字及语法错误。

2.文件收发与流转：负责外来文件、内部文件的签收、登记、编号、传阅、批办、分发等工作，确保文件传递及时、准确、安全，杜绝积压、延误或遗失。

3.档案整理与保管：按照档案管理规定，对已办结的各类文件、资料进行系统整理、分类、编目、装订、归档。负责档案的日常保管、借阅登记与保密工作，确保档案的完整性和安全性。

4.印章管理：严格按照用印规定，负责单位公章及相关业务印章的保管与规范使用，做好用印登记，对不符合规定的用印需求予以拒绝。

（二）会务组织与安排

1.会议筹备：根据会议计划或领导安排，负责会议的前期筹备工作，包括拟定会议方案、下发会议通知、预订会议室、准备会议材料（议程、讲话稿、背景资料等）、安排座次、调试会议设备（音响、投影、麦克风等）、准备会议用品等。

2.会议服务：负责会议期间的现场服务工作，如引导参会人员、分发会议材料、做好会议记录、安排茶歇等，确保会议有序进行。

3.会后工作：会议结束后，及时整理会议纪要，按要求分发至相关人员；清理会场，回收会议用品；对会议形成的文件材料进行收集、整理、归档。

（三）日常行政事务协助

1.日程安排：协助领导安排日常工作行程，包括会见、出差、调研等活动的预约与提醒。

2.办公用品管理：负责办公用品的申领、采购、登记、分发与管理，定期盘点库存，确保办公用品的合理供应与节约使用。

3.考勤与值班安排：协助做好单位员工的日常考勤记录汇总工作，以及节假日或特殊时期的值班安排与协调。

4.内外联络：承担单位内外的日常联络工作，包括接听电话、接待来访人员，准确传达信息，耐心解答咨询。

5.环境卫生协调：协助维护办公区域的整洁、有序，协调相关部门做好办公环境的日常保洁与维护。

（四）办公设备与信息系统操作

1.办公设备使用与维护：熟练操作并日常维护打印机、复印机、传真机、扫描仪等办公自动化设备，出现简单故障能及时排除，复杂问题及时报修。

2.信息系统应用：熟练运用单位内部办公信息系统、邮件系统等，进行信息录入、查询、传递与共享。

（五）参谋辅助与信息传递

1.信息收集与反馈：关注上级单位指示精神、行业动态及单位内部工作进展，及时收集、整理有价值的信息，为领导决策提供参考。

2.协助调研：根据领导安排，参与部分调研活动，协助收集调研资料，整理调研成果。

3.上传下达：准确、及时地传达上级指示、通知及领导的工作要求，同时收集各部门及员工的意见与建议，反馈给相关领导。

三、工作流程规范

（一）收文处理流程

1.签收登记：收到外来文件后，核对文件份数、文号、发文单位等信息，在《收文登记簿》上进行详细登记，包括收文日期、来文单位、文号、标题、份数、密级等。

2.拟办呈批：对收到的文件提出初步处理意见（如分送何部门、何人阅办，是否需领导批示等），附上文件呈送相关领导阅批。

3.分办传阅：根据领导批示意见，将文件分送有关部门或人员阅办。传阅文件应遵循“先主办后协办”、“先急后缓”的原则，做好传阅登记，确保文件不横传、不积压。

4.催办督办：对需要办理的文件，及时跟踪了解办理进度，对逾期未办的进行催办，确保工作落到实处。

5.办结归档：文件办理完毕后，由承办人在文件上注明办理结果，交回文秘人员。文秘人员检查无误后，按档案管理规定进行整理、归档。

（二）发文处理流程

1.拟稿：由相关业务部门或文秘人员根据工作需要草拟文件初稿，拟稿人需署名。

2.核稿：拟稿完成后，由部门负责人或指定人员对稿件内容的真实性、准确性、政策性、规范性进行审核。

3.会签：涉及多个部门职责的文件，需送相关部门会签，征求意见。

4.签发：经核稿、会签后的文件，按审批权限呈送相应领导签发。

5.编号排版：领导签发后，由文秘人员对文件进行统一编号，按照规定的格式进行排版、校对。

6.印制用印：校对无误后，进行文件印制。文件印制完成后，加盖单位公章或相关业务印章。

7.分发存档：将正式文件按发送范围进行分发，并留存底稿及样本，整理归档。

（三）会议组织流程

1.会前准备

*明确会议需求：与会