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采购管理流程化操作指南

一、适用范围与应用场景

本指南适用于各类企业（含制造业、服务业、商贸企业等）的采购管理部门及相关协同部门，旨在规范采购全流程操作，保证采购活动高效、合规、透明。具体应用场景包括：

日常采购：如办公用品、生产辅料、低值易耗品等常规物料的采购；

项目采购：如固定资产购置、工程外包、技术服务等专项采购；

紧急采购：因生产突发状况或市场变化导致的急需物料/服务采购；

战略采购：如年度框架协议采购、长期供应商合作等批量采购。

二、标准化操作流程详解

（一）需求发起与审批

操作目标：明确采购需求，保证需求合理、预算可控。

需求提报

需求部门（如生产部、行政部、项目部）根据实际业务需求，填写《采购需求申请表》，注明：物料/服务名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途说明、期望交货日期及紧急程度（普通/紧急）。

附件需包含：技术规格书（如涉及定制化物料）、过往采购记录（如为重复采购）、项目立项批复（如为项目采购）。

部门审核

需求部门负责人对需求的必要性、合理性及预算匹配性进行审核，签字确认后提交至采购部。

若涉及跨部门需求（如生产部与研发部共同需求），需由牵头部门组织会签。

预算与审批

财务部对采购预算进行复核，保证金额不超出部门年度/季度预算额度（紧急采购需标注“特急”，同步报备财务负责人）。

根据采购金额分级审批（示例）：

金额≤5000元：需求部门负责人+采购部经理审批；

5000元＜金额≤5万元：需求部门负责人+采购部经理+财务部经理审批；

金额＞5万元：需求部门负责人+采购部经理+财务部经理+总经理审批。

审批通过后，采购部接收需求；审批驳回则需求部门根据意见修改后重新提报。

（二）供应商寻源与管理

操作目标：筛选优质供应商，保证采购性价比与供应稳定性。

供应商信息收集

采购部通过以下渠道收集供应商信息：企业自有供应商库、行业展会、招标平台、供应商自荐、同行推荐等。

对新供应商，要求其提供：营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业生产许可证）、近三年业绩证明、公司简介及联系人信息。

供应商评估与筛选

成立评估小组（采购部+需求部门+技术/质量专家），从以下维度评分（总分100分）：

资质与能力（20分）：营业执照、资质证书齐全性，生产/经营规模；

价格竞争力（30分）：对比3家以上报价，取均价±10%区间内供应商；

质量保障（25分）：质量体系认证、不良品率、售后响应速度；

交付能力（15分）：平均交货周期、订单满足率；

信用记录（10分）：有无商业纠纷、诉讼记录。

综合得分≥80分为“合格供应商”，纳入《合格供应商名录》；得分＜80分或存在重大风险（如资质造假）直接淘汰。

询价与比价

对常规物料，向至少3家合格供应商发出《询价单》，明确：物料规格、数量、交货地点、付款方式、报价截止时间。

对紧急或单一来源采购（如专利物料），可减少供应商数量，但需书面说明原因，报采购部经理审批。

采购部整理《比价分析表》，对比价格、质量、交期等要素，初步确定候选供应商。

（三）采购订单执行

操作目标：锁定采购细节，保证供应商按约定履约。

订单与审核

采购部根据审批通过的《采购需求申请表》及比价结果，填写《采购订单》（PO），注明：订单编号、供应商信息、物料/服务明细（名称、规格、数量、单价、金额）、交货日期、交货地点、付款条款、质量标准、违约责任等。

订单需经采购部经理、财务部经理审核，重大订单（＞5万元）需总经理签字确认。

订单下达与确认

采购部将盖章生效的《采购订单》扫描件发送至供应商，要求供应商在2个工作日内书面（盖章）确认订单内容（如有异议需同步提出协商）。

供应商确认后，订单正式生效；未确认则重新协商或更换供应商。

订单跟踪与变更

采购专员定期跟踪订单进度（每周至少1次），与供应商确认生产/备货情况，保证按期交货。

若需变更订单（如数量调整、交期延迟），由需求部门提交《订单变更申请》，说明变更原因及影响，重新履行审批流程；供应商同意变更后，签订《订单补充协议》。

（四）到货验收与入库

操作目标：保证物料/服务符合采购要求，数量、质量无误。

到货通知

供应商按订单约定时间发货后，将《发货清单》发送至采购部，采购部提前1个工作日通知需求部门及仓库准备验收。

现场验收

数量验收：仓库根据《采购订单》核对到货数量，如短缺、多货或错发，当场记录并由供应商签字确认（拍照留证）。

质量验收：

外观/尺寸检测：需求部门或质检部按技术规格书检查物料外观、包装、规格型号；

功能测试：对关键物料（如生产设备、原材料）进行抽样或全检，出具《质量检验报告》；

服务类验收：如为外包服务（如保洁、IT运维），由需求部门根据服务标准（如响应速度、完成效果）进行验收评分。

验收合格：需求部门、仓库、质检员共同在《到货验收单》签字确认；验收