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项目文档编制及审查工具指南
适用工作情境与对象
本工具适用于各类项目全生命周期的文档管理工作，尤其适合以下场景：
项目启动阶段：需快速编制项目计划、需求规格说明书等核心文档，明确项目目标与范围；
项目执行阶段：涉及方案设计、技术规范、进度报告等文档的标准化编制与多部门协作审查；
项目收尾阶段：对验收报告、总结报告、成果交付文档进行最终审核与归档管理；
多角色协同场景：项目经理、文档编制人、技术专家、质量审查人员等需基于统一模板高效协作，保证文档质量与一致性。
工具使用流程与操作步骤
一、文档编制准备阶段
明确文档类型与编制要求
根据项目阶段（如需求、设计、开发、验收）确定文档类型（如《需求规格说明书》《系统设计方案》《测试报告》等）；
参考公司《项目文档管理规范》，明确文档结构、内容深度、格式要求（如字体、章节编号、图表样式）。
分配编制任务与资源
项目经理根据文档内容复杂度，指定编制人（如工号A负责需求文档，工号B负责技术文档）；
编制人需收集相关资料（如会议纪要、技术方案、用户反馈等），保证文档内容真实、完整。
选择并启用模板
从公司库中对应类型的模板（参考“配套工具表格模板”部分）；
在模板基础上填写内容，避免遗漏必填项（如文档编号、版本号、编制日期）。
二、文档提交与初审阶段
内部自检与修订
编制人完成初稿后，对照《文档编制自查清单》（含逻辑连贯性、数据准确性、格式规范性等）进行自查；
对自查中发觉的问题（如图表缺失、术语不统一）进行修订，保证内容无明显错误。
提交文档审查申请
通过项目管理平台或邮件提交文档，附《文档审查申请表》（需注明文档名称、版本、编制人、预计审查完成时间）；
明确审查人（如技术专家工号C、质量负责人工号D），并抄送项目经理。
初审与反馈
审查人收到文档后，2个工作日内完成初审，重点关注文档是否符合项目需求、是否存在重大逻辑漏洞；
若初审不通过，审查人需在《文档审查意见反馈表》中标注具体问题（如“第3章功能描述与需求不一致”），并退回编制人修订。
三、多轮审查与定稿阶段
专项审查（如需）
对技术复杂型文档（如架构设计文档），可组织专项评审会，邀请技术专家、业务代表共同参与；
评审会需形成会议纪要，明确修改意见与责任分工。
修订与复提交
编制人根据审查意见逐项修订，并在文档中标注修订内容（如使用红色字体或修订模式）；
修订完成后，重新提交文档及《文档修订记录表》（说明修订点、修订原因），进入复审查流程。
最终审查与批准
审查人对修订后的文档进行最终审核，确认所有问题已解决后，在《文档审查意见反馈表》中签署“同意发布”；
项目经理审核通过后，文档正式定稿，分配唯一文档编号（如“PRJ2024001-V1.0”）。
四、文档归档与分发阶段
版本管理与归档
定稿文档至公司文档管理系统，标注“正式版本”，并保留修订历史版本（如V1.0、V1.1）；
归档时需填写《文档归档登记表》，记录文档编号、名称、归档人、归档日期及存储路径。
权限分发与使用
根据项目需要设置文档访问权限（如项目组可查看，外部人员需申请）；
涉密文档需加密存储，仅授权人员可查阅，分发过程需记录《涉密文档分发台账》。
配套工具表格模板
表1：项目文档编制任务分配表
文档名称
文档编号
编制人
完成时限
审核人
关键要求
备注
需求规格说明书
PRJ2024001
工号A
2024-03-15
工号C
需求覆盖率100%，含用户场景描述
初稿已完成
系统设计方案
PRJ2024002
工号B
2024-03-20
工号D
需附架构图、接口设计文档
待启动
表2：文档审查意见反馈表
文档名称
文档编号
版本号
审查人
审查日期
审查环节（初审/复审）
审查意见（可附页）
处理结果
需求规格说明书
PRJ2024001
V0.9
工号C
2024-03-16
初审
第5章功能指标未明确测试环境要求
退回修订
需求规格说明书
PRJ2024001
V1.0
工号D
2024-03-22
复审
已补充测试环境要求，逻辑一致
同意发布
表3：文档修订记录表
文档名称
文档编号
原版本
新版本
修订人
修订日期
修订内容摘要
修订原因
需求规格说明书
PRJ2024001
V0.9
V1.0
工号A
2024-03-18
补充“功能指标”章节，明确测试环境
根据审查意见修订
表4：文档归档登记表
文档编号
文档名称
版本号
归档人
归档日期
存储路径（文档管理系统）
保管期限
密级
PRJ2024001
需求规格说明书
V1.0
工号E
2024-03-25
/project_docs/PRJ2024001
5年
内部
PRJ2024002
系统设计方案
V1.0
工号F
2024-03-30
/project_docs/PRJ2024002
10年
秘
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