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财务报销申请与审批流程规范模板

一、适用范围与典型场景

本规范模板适用于企业、事业单位及社会团体等各类组织（以下简称“单位”）的员工日常费用报销管理，涵盖以下典型场景：

日常费用报销：办公用品采购、通讯费、交通费、差旅费（含市内交通、住宿、餐饮）、会议费等；

专项费用报销：业务招待费、市场推广费、培训费、固定资产采购（小额）等；

其他合规费用报销：经单位批准的其他与经营相关的合理支出。

本流程旨在保证报销业务合规、高效，保障资金安全，明确各环节责任。

二、全流程操作步骤详解

（一）报销申请发起：准备材料与填写申请

责任人：费用申请人

操作要点：

整理报销附件：根据费用类型准备完整、合规的原始凭证，包括但不限于：

发票（需为合规增值税发票，抬头为单位全称，税号准确，项目名称与费用明细一致）；

费用明细清单（如办公用品采购需附清单，注明品名、数量、单价）；

支持性文件（如差旅费报销需附出差审批单、机票/车票、酒店入住登记表；业务招待费需附招待事由、参与人员说明）；

其他单位要求的证明材料（如会议费需附会议通知、议程等）。

填写《财务报销申请单》：

登录单位财务系统或纸质申请单，准确填写基本信息（申请人姓名、所属部门、申请日期、费用归属期间）；

逐笔填写费用明细（费用类别、发生日期、金额、费用事由、对应附件张数）；

保证金额大小写一致，事由描述清晰（如“2023年10月北京出差住宿费”，而非“住宿费”）；

申请人签字确认，注明联系方式。

常见问题规避：发票抬头错误、附件缺失、事由模糊、金额涂改。

（二）部门初审：业务真实性与合规性审核

责任人：部门负责人（或指定授权人）

操作要点：

审核内容：

报销费用是否属于部门预算范围内，是否符合业务实质；

费用发生事由是否真实、合理，与部门日常工作相关；

附件是否完整、合规，发票真伪可通过“国家税务总局全国增值税发票查验平台”初步核验；

报销金额是否符合单位标准（如差旅住宿标准、交通补贴标准）。

审核结果处理：

符合要求的：在《财务报销申请单》“部门负责人审批”栏签字，注明“同意报销”，并返回申请人；

不符合要求的：注明退回原因（如“超预算”“附件缺失”），退回申请人补充或整改。

时限要求：收到申请后1个工作日内完成审核。

（三）财务复审：票据合规性与金额准确性审核

责任人：财务部门专员（或会计岗）

操作要点：

审核内容：

票据合规性：发票是否为合规增值税发票（含电子发票），印章是否清晰，抬头、税号、项目内容是否无误，有无涂改、重复报销情况；

金额准确性：报销申请单金额与发票、附件清单金额是否一致，计算是否正确（如多个费用合计是否准确）；

政策符合性：费用是否符合会计准则及单位财务制度（如业务招待费是否超过税法扣除比例，差旅补贴是否按规定标准发放）；

审批流程完整性：部门负责人审批是否已完成，签字是否齐全。

审核结果处理：

审核通过：在《财务报销申请单》“财务审核”栏签字，并录入财务系统，流转至下一审批环节；

审核不通过：注明具体问题（如“发票抬头错误”“金额计算有误”），退回申请人或部门重新处理。

时限要求：收到申请后2个工作日内完成审核（特殊情况可延长，但需提前告知申请人）。

（四）领导审批：权限范围内最终审批

责任人：单位分管领导/总经理（根据金额及费用类型确定审批权限）

操作要点：

审批权限划分（示例）：

金额≤5000元：部门负责人+财务审核即可；

5000元＜金额≤20000元：需部门负责人+财务负责人+分管领导审批；

金额＞20000元：需部门负责人+财务负责人+分管领导+总经理审批。

审核内容：

重大费用或专项费用是否符合单位战略规划或年度预算；

费用支出是否具有必要性，经济效益是否合理。

审批结果处理：

同意：在《财务报销申请单》“领导审批”栏签字，确认最终审批意见；

不同意：注明退回理由，终止报销流程。

时限要求：根据审批权限层级，各环节合计不超过3个工作日。

（五）报销付款：资金支付与账务处理

责任人：财务部门出纳岗

操作要点：

支付前核对：确认《财务报销申请单》及所有附件审批手续齐全，金额与审批结果一致；

办理支付：

对公转账：通过银行转账至申请人指定账户（需核对账户名、账号、开户行）；

现金支付：仅适用于符合现金管理规定的小额费用（如≤1000元），需申请人签字领取；

账务处理：出纳支付后，在财务系统中标记“已支付”，并将相关凭证交会计岗进行账务登记（记账凭证、登记明细账）；

结果反馈：通过财务系统或短信/邮件告知申请人报销款项支付进度（如“已支付”“预计到账时间”）。

时限要求：审批完成后5个工作日内完成支付（特殊情况需提前告知）。

三、标准报销申请单模板

财务报销申请单

基本信息

申请人姓名

**

所属部门

市场部

申请日期

2023年10月25日

费用归属期间