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机关单位文件归档管理流程与要求

机关单位的文件归档管理是维护单位历史真实面貌、保障工作连续性和规范性的重要基础性工作，对于提升治理效能、防范风险隐患具有不可替代的作用。一套科学、严谨的归档管理流程与明确的要求，是确保档案材料完整、准确、系统和安全的前提。

一、文件归档管理基本流程

文件归档管理是一个系统性的工作，需遵循规范的流程，确保每一份有价值的文件都能得到妥善处理和保存。

（一）收集与积累

文件的收集与积累是归档工作的起点，也是确保归档材料齐全完整的基础。各部门应指定专人负责本部门文件材料的日常收集与初步整理。在文件形成或办理完毕后，承办人员应及时将文件的正本、定稿、重要附件及相关的电子版本等，统一交本部门档案员或指定人员。收集范围应全面覆盖本单位在各项职能活动中形成的具有查考、利用和保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式的历史记录。积累过程中，要注意保持文件之间的有机联系，避免遗漏或散失。

（二）鉴定与筛选

并非所有形成的文件都需要永久保存。鉴定与筛选环节旨在区分文件的保存价值，确定其保管期限，并剔除无保存价值的文件材料。鉴定工作应由单位档案管理部门牵头，会同相关业务部门人员共同进行，依据国家及行业关于档案保管期限的规定，并结合本单位工作实际，制定科学合理的鉴定标准。对于涉密文件、敏感信息，其鉴定和筛选还需严格遵守保密管理规定。通过鉴定，明确哪些文件需要归档，哪些文件可按规定销毁，确保归档文件的质量和价值。

（三）整理与排序

对经过鉴定筛选后的归档文件，需要进行系统化整理和有序排列。整理工作通常包括分类、组合、排列和编号等步骤。分类应按照文件的形成规律、内容性质、组织机构或业务领域等进行，确保类别清晰、层次分明。组合是将具有共同特征或联系密切的文件组合在一起，形成保管单位，如案卷或件。排列则是在分类和组合的基础上，按照一定的顺序（如时间顺序、逻辑顺序）对文件进行排列，使文件之间的关系更加明确。编号是为了固定文件的排列顺序，便于后续的管理和检索，通常包括档号的编制等。

（四）编目与著录

编目与著录是为归档文件建立检索体系的关键环节。编目主要是指编制案卷目录、卷内文件目录、归档文件目录等各种检索工具，方便用户查找和利用档案。著录则是对文件的内容特征和形式特征进行分析、选择和记录的过程，即将文件的标题、文号、责任者、形成日期、页数、保管期限、主题词等核心信息，按照规范的著录规则录入到档案管理系统或检索工具中，确保著录信息的准确性和规范性，为高效检索奠定基础。

（五）归档与交接

完成上述整理编目工作后，即可办理正式的归档交接手续。由文件形成部门将整理好的档案材料，连同编制好的检索目录，一并向单位档案管理部门移交。交接双方应严格履行交接手续，填写交接清单，明确档案的数量、状况等，双方签字确认，确保档案在移交过程中的安全与完整。档案管理部门接收后，应对档案材料进行复查，确认无误后纳入本单位档案管理体系进行统一保管。

二、文件归档管理核心要求

为确保归档工作的质量和成效，机关单位在文件归档管理中需严格遵循以下核心要求：

（一）归档文件质量要求

归档文件材料必须真实反映单位各项工作的客观情况，做到内容真实、准确，手续完备。文件的格式应符合国家及本单位有关公文处理的规定，字迹清楚、图样清晰、签章完备。对于手写文件，应使用不易褪色的书写材料。复印件作为归档材料时，需注明原件保管处或经组织确认其真实性。电子文件的归档，除了确保内容准确外，还需保证其载体的可靠性、信息的完整性和可读性，并符合电子档案管理的相关技术标准。

（二）归档时间要求

各类文件材料应在办理完毕后，按照规定的时限及时归档。通常情况下，年度性文件在年度终了后一段时间内归档；专项工作文件在专项工作结束后及时归档；基建项目文件在项目竣工验收后归档；设备文件在设备开箱验收或安装调试合格后归档。具体归档时限由单位档案管理部门根据相关规定并结合实际工作情况予以明确，确保归档工作的及时性，避免文件积压或延误。

（三）保管与利用要求

档案管理部门应建立健全档案保管制度，配备适宜的档案库房和保管设备，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘等“八防”工作，确保档案实体安全。对于电子档案，要加强数据备份、病毒防护和系统安全管理，防止信息丢失或泄露。同时，要建立规范的档案利用制度，明确利用范围、审批权限和利用手续，在严格遵守保密规定的前提下，积极为单位各项工作提供档案利用服务，充分发挥档案的凭证和参考作用。

（四）信息化管理要求

随着信息技术的发展，机关单位应积极推进档案信息化建设。归档文件应尽可能实现电子化，对于传统载体档案，应逐步进行数字化扫描和加工，建立健全电子档案管理系统。电子档案的形成、收集、整理、归档、保管、利用等环节，均应符合国家关于电子档案管理的规范和标准，确保