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医院采购部门档案管理制度

第一章总则

第一条目的

为加强医院采购部门档案管理，确保采购业务相关文件资料的完整性、准确性和安全性，规范档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作，为医院采购决策提供可靠依据，保障医院采购活动的顺利进行，特制定本制度。

第二条适用范围

本制度适用于医院采购部门涉及的所有档案管理工作，包括但不限于采购计划、采购合同、供应商资料、采购招投标文件、采购验收报告等各类与采购业务相关的纸质和电子档案。

第三条管理原则

采购部门档案管理应遵循集中管理、分类归档、便于查阅、安全保密的原则，确保档案资料的有效管理和合理利用。

第二章档案管理职责

第四条采购部门负责人职责

采购部门负责人是档案管理的第一责任人，负责制定档案管理工作计划，监督档案管理制度的执行，协调解决档案管理工作中的重大问题，定期检查档案管理工作的开展情况。

第五条档案管理员职责

1.负责采购部门档案的收集、整理、装订、编目、保管和统计工作。

2.按照规定对档案进行分类、编号和上架存放，确保档案存放有序，便于查找。

3.负责档案的借阅、归还登记工作，严格执行档案借阅审批制度，确保档案的安全和完整。

4.定期对档案进行清查和盘点，及时发现和处理档案管理中存在的问题。

5.负责档案的数字化工作，将纸质档案转化为电子档案，提高档案的利用效率。

6.按照规定对到期档案进行鉴定和销毁工作，确保档案销毁符合相关法律法规的要求。

第六条采购人员职责

1.在采购业务活动中，及时收集、整理和提交与采购业务相关的文件资料，确保资料的真实性、完整性和准确性。

2.按照档案管理要求，对自己经手的采购业务档案进行初步整理，并及时移交档案管理员。

3.协助档案管理员做好档案的收集、整理和保管工作，提供必要的信息和支持。

第三章档案的收集与整理

第七条档案收集范围

1.采购计划类：包括年度采购计划、月度采购计划、临时采购计划等，以及采购计划的审批文件、调整记录等。

2.采购合同类：包括采购合同、补充协议、合同变更文件等，以及合同的审批文件、授权委托书等。

3.供应商资料类：包括供应商营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩证明、产品质量认证等相关资料，以及供应商的考察报告、评估记录等。

4.采购招投标文件类：包括招标文件、投标文件、开标记录、评标报告、中标通知书等。

5.采购验收报告类：包括采购产品或服务的验收报告、检验报告、质量反馈记录等。

6.采购付款凭证类：包括采购发票、付款申请单、银行转账凭证等。

7.其他类：包括与采购业务相关的会议纪要、请示报告、上级文件、统计报表等。

第八条档案收集要求

1.采购人员应在采购业务活动结束后及时收集相关文件资料，并在规定时间内移交档案管理员。一般情况下，采购合同签订后5个工作日内、采购验收完成后3个工作日内、采购付款完成后2个工作日内，将相关资料移交档案管理员。

2.收集的文件资料应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全。如有复印件，应注明原件存放处，并加盖提供单位公章。

3.对重要的文件资料，应同时收集纸质版和电子版，电子版文件应采用通用格式存储，并注明文件的创建时间、修改时间和版本号。

第九条档案整理方法

1.档案管理员收到采购人员移交的文件资料后，应及时进行整理。首先对文件资料进行分类，按照采购计划、采购合同、供应商资料等类别进行区分。

2.对每一类档案进行装订，装订时应去除文件上的金属物，对纸张大小不一的文件进行折叠或粘贴，确保装订整齐、牢固。

3.对装订好的档案进行编目，编制档案目录，包括档案编号、档案名称、日期、保管期限等信息。档案编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查找。

4.将编目后的档案放入档案盒或档案柜中，并在档案盒或档案柜上标注档案类别、编号和起止日期等信息。

第四章档案的保管

第十条保管环境要求

1.医院应设立专门的采购部门档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，保持适宜的温度和湿度。温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。

2.档案库房应配备必要的消防器材、除湿设备、防虫药剂等，定期对库房进行检查和维护，确保档案的安全。

第十一条档案存储方式

1.纸质档案应采用档案盒或档案柜进行存储，档案盒应按照档案类别和编号顺序排列，档案柜应标注清晰的索引标签，便于查找。

2.电子档案应采用光盘、硬盘等存储介质进行存储，并定期进行备份，防止数据丢失。备份数据应存储在不同的物理位置，以确保数据的安全性。

第十二条档案保管期限

1.采购部门档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案主要包括采购合同、重要的采购计划、供