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合同档案管理制度文档

一、总则

（一）目的

为加强公司合同档案管理，规范合同档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保合同档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥合同档案在公司经营管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国民法典》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司及所属各部门、各分支机构在经营管理活动中形成的各类合同档案的管理。

（三）定义

本制度所称合同档案，是指公司在签订、履行合同过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括合同文本、附件、补充协议、变更协议、授权委托书、往来函件、会议纪要、履行记录、验收报告等。

（四）管理原则

1.集中统一管理原则。合同档案由公司档案管理部门集中统一管理，确保合同档案的完整性和系统性。

2.全程管理原则。对合同档案的形成、积累、整理、归档、保管、利用等各个环节进行全程管理，保证合同档案管理工作的连续性和有效性。

3.安全保密原则。严格遵守国家有关保密法律法规和公司保密制度，确保合同档案的安全保密。

4.方便利用原则。在保证合同档案安全保密的前提下，充分利用现代信息技术，为公司各部门和人员提供便捷的合同档案利用服务。

二、管理职责

（一）档案管理部门职责

1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司合同档案管理制度，制定公司合同档案管理的具体操作规范和工作流程。

2.负责公司合同档案的集中统一管理，包括合同档案的收集、整理、归档、保管、统计、鉴定、销毁等工作。

3.指导和监督公司各部门、各分支机构的合同档案管理工作，开展合同档案管理业务培训和宣传工作。

4.建立合同档案管理信息系统，实现合同档案的信息化管理和资源共享。

5.负责合同档案的提供利用工作，为公司各部门和人员提供合同档案的查阅、复制、摘录等服务。

6.定期对合同档案管理工作进行检查和评估，总结经验，不断改进合同档案管理工作。

（二）合同承办部门职责

1.负责本部门合同档案的收集、整理和初步审核工作，确保合同档案的完整、准确、有效。

2.在合同签订、履行过程中，及时收集合同相关的各种文件材料，并按照公司合同档案管理制度的要求进行整理和归档。

3.对本部门形成的合同档案进行定期清理和自查，发现问题及时整改。

4.配合档案管理部门做好合同档案的移交、保管和利用等工作。

（三）其他部门职责

1.公司其他部门在合同签订、履行过程中，应积极配合合同承办部门做好合同档案的收集工作，及时提供与合同相关的文件材料。

2.按照公司合同档案管理制度的要求，协助档案管理部门做好合同档案的查阅、复制等利用工作。

三、合同档案的收集与整理

（一）收集范围

1.合同文本：包括主合同、从合同、补充协议、变更协议等。

2.合同附件：包括与合同有关的技术资料、图纸、清单、报价单、质量标准等。

3.授权委托书：包括法定代表人授权签订合同的委托书、代理人授权转委托的委托书等。

4.往来函件：包括与合同对方当事人的往来信件、传真、电子邮件等。

5.会议纪要：包括与合同签订、履行有关的会议记录、纪要等。

6.履行记录：包括合同履行过程中的发货单、收货单、验收报告、付款凭证、发票等。

7.其他相关材料：包括与合同有关的公证书、鉴定报告、仲裁裁决书、法院判决书等。

（二）收集要求

1.合同承办部门应在合同签订、履行过程中，及时收集合同相关的各种文件材料，并按照时间顺序进行整理。

2.对于重要的合同文件材料，应收集原件；无法收集原件的，应收集复印件，并注明原件保存处。

3.合同文件材料应字迹清晰、内容完整、签章齐全，符合国家有关文件格式和书写规范的要求。

4.合同承办部门应指定专人负责合同档案的收集工作，确保合同档案收集工作的及时、准确、完整。

（三）整理方法

1.合同档案应按照合同类别、签订时间、项目名称等进行分类整理。

2.每份合同应单独组卷，卷内文件材料应按照合同签订、履行的先后顺序进行排列，并编写页号。

3.卷内文件材料应编制卷内目录，目录应包括文件材料的序号、文件名称、日期、页号等内容。

4.合同档案应装订成册，装订应牢固、整齐，便于保管和查阅。

（四）归档时间

1.合同签订后，合同承办部门应在[X]个工作日内将合同文本及相关附件等文件材料整理归档，并移交档案管理部门。

2.合同履行过程中形成的文件材料，合同承办部门应在每季度末将本季度的文件材料整理归档，并移交档案管理部门。

3.合同履行完毕后，合同承办部门应在[X]个工作日内将合同履行记录、验收报告等文件材料整理归档，并移交档案管理部门。

（五）归档手续

1.合同承办部门向档案管理部门移交合同档案时，应填写《合同档案移交清单》，清单应包括合同名称、合同编号、签订