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行政公文撰写与审批流程标准

一、引言

为规范组织内部行政公文的撰写格式与审批流程，保证公文的严肃性、规范性和高效流转，提高行政事务处理效率，明确各环节职责，特制定本标准。本标准适用于组织内各类行政公文的起草、审核、审批、印发及归档管理，涵盖通知、报告、请示、函、纪要等常用公文类型。

二、适用范围与典型场景

（一）适用范围

本标准适用于企业、事业单位、机关等各类组织中，涉及内部管理、跨部门协作、对外联络、事项请示/批复等场景的行政公文处理。

（二）典型场景

制度发布：如《公司考勤管理制度》的发布，需通过公文形式明确制度内容、执行范围及生效日期。

事项请示：如“关于申请采购办公设备的请示”，由需求部门向上级领导申请资源支持。

工作汇报：如“2023年第三季度行政工作总结”，需向领导层阶段性汇报工作进展、问题及计划。

跨部门协作：如“关于联合举办年会活动的函”，由牵头部门向协作部门明确活动分工、时间节点等。

会议纪要：如“项目推进会会议纪要”，需记录会议决议、待办事项及责任部门/人。

三、标准化操作流程详解

（一）公文起草

责任主体：由业务部门负责人指定或直接由经办人负责起草，涉及跨部门事项需提前征求相关部门意见。

核心要素：

准确简明，概括公文核心内容（如“关于的通知”“关于的请示”）。

主送机关：明确公文接收部门/人员（如“各部门”“总经理办公室”）。

逻辑清晰，包含事由、具体事项、执行要求或请示事项；语言简洁、规范，避免口语化表述。

附件：如有支撑材料（如数据报表、方案草案），需注明附件名称及数量。

发文机关：填写部门全称（如“行政部”“人力资源部”）。

成文日期：用阿拉伯数字标注（如“2023年10月26日”）。

格式规范：采用组织统一制定的公文模板（字体、字号、行距等需符合模板要求），段落首行缩进2字符，一级标题用“一、”，二级标题用“（一）”，三级标题用“1.”。

（二）部门初审

责任主体：起草部门负责人或指定专人。

审核重点：

内容是否符合部门职责及实际需求；

数据、表述是否准确无误；

是否存在与其他制度/文件的冲突；

格式是否符合本标准要求。

操作要求：审核通过后，部门负责人在“部门审核意见”栏签字确认；如需修改，需明确修改意见并退回起草人修订。

（三）会签（涉及跨部门事项）

责任主体：协作部门负责人。

适用情形：公文内容涉及其他部门职责或资源协调时（如采购申请需财务部会签预算，活动方案需市场部会签宣传需求）。

操作要求：起草人将公文发送至相关部门，会签部门需在1个工作日内反馈意见，在“会签意见”栏签字确认；如有异议，需与起草部门沟通一致后继续流程。

（四）办公室复审

责任主体：组织办公室（或行政部）负责人。

审核重点：

公文格式是否规范（标题、主送机关、附件等要素是否齐全）；

文字表述是否流畅、无错别字；

流程是否完整（如需会签是否已完成）；

是否符合公文管理基本要求（如涉密公文是否按保密规定处理）。

操作要求：复审通过后，办公室在“办公室审核意见”栏签字；如需修改，退回起草人或相关部门调整。

（五）领导审批

责任主体：根据公文内容确定审批权限（如部门内部事项由部门负责人审批，涉及公司重大事项由总经理审批）。

审批权限划分示例：

日常事务通知（如放假安排）：部门负责人审批；

费用申请（如单笔超5000元）：分管副总经理审批；

制度发布、重大事项请示：总经理审批。

操作要求：审批人需在“审批意见”栏明确批示“同意”“不同意”或“修改后同意”，并签字确认；如“修改后同意”，需由相关部门完成修改后重新报批。

（六）用印与登记

责任主体：办公室指定专人。

操作要求：

审批完成后，办公室核对公文原件与审批意见，确认无误后加盖组织公章（或部门章，根据公文类型确定）；

在《公文用印登记表》中记录公文名称、发文编号、用印日期、经办人等信息。

（七）分发与归档

分发：办公室根据主送机关清单，通过OA系统、纸质文件传递或邮件方式分发，并保留分发记录（如签收表）。

归档：公文办理完毕后，由办公室将原件（含审批痕迹、附件）整理归档，电子版备份至指定服务器，保存期限按组织档案管理规定执行（一般为3-10年，涉密公文永久保存）。

四、公文模板与审批表单示例

（一）行政公文基本模板（以“通知”为例）

[发文机关全称]文件

[发文编号，如：行字〔2023〕号]

关于事项的通知

主送机关：[各相关部门/全体员工]

为[说明目的/依据]，根据[相关规定/会议决议]，现将[具体事项]通知

一、[事项一内容，如：时间安排]

二、[事项二内容，如：责任分工]

三、[其他要求，如：注意事项]

[附件名称]

发文机关：[部门全称]

（公章）

成文日期：2023年月日

（二）公文审批流程表

环节

责任主体

操作要求

时限要求

起草

经办人/部门

按模板撰写公文，