工程项目合同管理操作手册.docxVIP

工程项目合同管理操作手册

前言

工程项目合同管理是保障工程建设顺利进行、维护合同各方合法权益的核心环节。本手册旨在提供一套系统、实用的合同管理操作指引，涵盖从项目前期合同策划到合同履行完毕归档的全过程。其目的在于规范合同管理行为，降低合同风险，提高合同履约效率，确保工程项目目标的实现。本手册适用于公司所有工程项目的合同管理工作，相关部门及人员应严格遵照执行。

第一章合同策划与准备阶段

合同管理的基础在于周密的策划与充分的准备。此阶段工作的质量直接影响后续合同的签订与履行。

1.1合同策划

项目启动初期，合同管理部门（或指定负责人）应会同项目技术、商务、法务等相关部门，依据项目总体目标、范围及主要风险，进行合同策划。策划内容应包括但不限于：合同类型的选择（如固定总价合同、可调价格合同、成本加酬金合同等）、合同标段的划分（如需分标）、主要合同条款的初步设想、合同双方的责任与权利界定原则、以及合同风险的初步识别与应对思路。合同策划需结合项目特点，如工程规模、复杂程度、工期要求、市场环境等因素综合确定，并形成书面的合同策划方案，作为后续工作的指导。

1.2合同相对方资格审查

在发出要约邀请或进行合同谈判前，必须对潜在的合同相对方（如承包人、供应商、服务商等）进行严格的资格审查。审查内容应包括其法人资格、注册资本、经营范围、资质等级（如涉及专业资质）、类似项目业绩、财务状况、商业信誉、履约能力、主要管理人员及技术团队实力等。必要时，可进行实地考察。审查过程应形成书面记录，对于重要的合同相对方，应要求其提供相关证明文件的原件或加盖公章的复印件，并对其真实性进行核实。只有通过资格审查并被评定为合格的相对方，方可进入下一阶段。

1.3招标文件（或合同草案）编制与审核

对于需要通过招标方式确定合同相对方的项目，应根据合同策划方案编制招标文件。招标文件应包括招标公告（或投标邀请书）、投标人须知、评标办法、合同条款及格式、工程量清单（如适用）、技术标准和要求、投标文件格式等核心内容。合同条款应尽可能详尽、明确，避免模糊不清或存在歧义的表述。若无需招标，则应直接编制合同草案。

招标文件或合同草案编制完成后，必须经过内部审核流程。审核应由项目技术部门、商务部门、法务部门（或外聘法律顾问）及其他相关职能部门共同参与，重点审核其合法性、合规性、完整性、严谨性、公平性以及与项目策划方案的一致性。对审核中发现的问题，应及时进行修改完善，直至通过最终审核。

第二章合同谈判与签订阶段

合同谈判是明确双方权利义务、化解潜在分歧的关键过程，合同签订则是将谈判成果以法律形式固定下来的环节。

2.1谈判准备与组织

进入合同谈判阶段，我方应组建由商务、技术、法务等专业人员组成的谈判团队，并明确主谈人及各成员职责。谈判前，团队成员应充分熟悉项目情况、合同策划方案、招标文件（或合同草案）内容，以及对方的基本情况和可能的谈判策略。需准备好谈判所需的各类资料、数据，并拟定详细的谈判提纲，明确谈判目标、主要争议点、让步底线及应急预案。

2.2谈判过程管理

谈判应遵循平等互利、公平诚信的原则，围绕合同主要条款，如工程范围、合同价格、工期、质量标准、付款方式、双方责任与义务、违约责任、验收标准、争议解决方式等进行逐项磋商。谈判过程中，应做好详细的谈判记录，记录谈判的时间、地点、参与人员、讨论内容、达成的共识及遗留问题。对于重要的口头承诺或达成的一致意见，应及时以书面形式确认。谈判团队内部应保持良好沟通，适时调整谈判策略，确保谈判朝着预定目标推进。

2.3合同文本的拟定与审核

谈判达成一致后，应尽快根据谈判结果拟定正式的合同文本。合同文本应优先采用国家或行业推荐的标准合同范本，如无合适范本，则应自行拟定。合同文本的语言应准确、严谨、规范，避免使用模棱两可或易产生歧义的词句。所有条款应前后一致，逻辑清晰。

拟定完成的合同文本必须再次履行严格的内部审核程序。审核重点包括：条款是否完整覆盖谈判内容、权利义务是否对等、责任界定是否清晰、违约责任是否明确且具有可操作性、价格及支付方式是否准确、工期及质量标准是否明确、争议解决方式是否合理等。法务部门应重点审核合同的合法性、合规性及潜在法律风险。审核意见应书面提出，合同起草部门应根据审核意见进行修改，直至所有审核部门确认通过。

2.4合同签订

合同文本经最终审核无误后，由双方法定代表人或其授权委托代理人签署，并加盖单位公章（或合同专用章）。授权委托代理人签署的，应出具合法有效的授权委托书。合同签订应符合法定形式要求，份数应根据实际需要确定，通常为双方各执若干份，并报送相关部门备案（如需要）。合同签订后，应及时将正本交由档案管理部门存档，副本分发给相关执行部门。

第三章合同履行与跟踪管理阶段

合同签订后，即进入履行阶段，这是合同管理周