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通用文档排版格式及风格指南模板

一、引言

为统一各类文档的视觉呈现与阅读体验，提升专业性与信息传递效率，特制定本通用文档排版格式及风格指南模板。本模板涵盖文档排版的核心要素与标准化流程，适用于需规范格式的各类场景，帮助用户快速产出结构清晰、风格统一的优质文档。

二、适用范围与典型应用场景

本模板适用于以下场景，可根据实际需求灵活调整参数：

企业内部文档：管理制度、工作流程、会议纪要、年度报告等；

项目相关文档：项目方案、需求说明书、测试报告、验收文档等；

对外宣传材料：产品手册、白皮书、宣传单页、合作提案等；

培训与教学资料：培训课件、用户手册、课程讲义、操作指南等；

行政与事务性文件：通知公告、申请表单、合同模板、调研报告等。

无论文档篇幅长短、内容复杂程度，均可通过本模板实现基础格式的标准化，保证不同文档间的风格一致性。

三、文档排版标准化操作流程

（一）前期准备：明确文档类型与核心要素

确定文档类型：明确文档属于“正式报告”“操作指南”还是“宣传材料”，不同类型对排版风格的要求略有差异（如正式报告需严谨规范，操作指南需简洁直观）。

梳理文档结构：通过大纲规划文档层级，通常包含“章-节-条-款”四级结构，保证逻辑清晰、层次分明。

收集素材与规范：提前准备好需插入的图表、图片等素材，并确认企业或项目特有的视觉规范（如LOGO使用规范、品牌色值等）。

（二）基础排版设置：页面与全局格式

页面设置

纸张类型：默认使用A4（210mm×297mm），特殊情况（如宣传海报）可调整；

页边距：上2.54cm、下2.54cm、左3.17cm、右3.17cm（便于装订与阅读）；

页面方向：默认纵向，需横向排版时（如宽表格）需单独设置页面，并添加“横向”标识。

页眉页脚设置

页眉：默认距边界1.5cm，左侧插入文档名称（如“项目需求说明书”），右侧插入页码（格式为“-X-”）；

页脚：默认距边界1.75cm，居中显示“保密信息”（如涉密文档）或空白，非涉密文档可添加公司/部门名称；

首页与众不同：封面、目录页通常不显示页眉页脚，需在“页面布局-首页不同”中勾选。

全局字体与字号

中文字体：默认使用“宋体”，特殊情况（如标题）可使用“黑体”“微软雅黑”；

英文字体：默认使用“TimesNewRoman”，与中文字体搭配使用；

全文字号：默认“五号”（10.5pt），标题、图表等特殊内容按需调整（详见“标题层级格式”）。

（三）标题层级格式：规范结构标识

标题是文档结构的“骨架”，需严格遵循层级规范，保证视觉区分度与逻辑连贯性。以四级结构为例，格式

层级

格式要求

示例

一级标题

黑体、三号（16pt）、加粗、居中、段前1行段后0.5行

第一章项目概述

二级标题

黑体、四号（14pt）、加粗、左对齐、段前0.5行段后0.5行

1.1项目背景

三级标题

黑体、小四（12pt）、加粗、左对齐、段前0.5行段后0行

1.1.1市场需求分析

四级标题

宋体、小四（12pt）、加粗、左对齐、段前0.5行段后0行

（一）目标用户群体

标题层级不超过四级，避免结构过于复杂；

标题中避免使用标点符号（除特殊符号外，如“·”“-”）；

自动编号：可通过“多级列表”功能设置自动编号（如“1→1.1→1.1.1”），避免手动输入导致编号混乱。

（四）段落规范：提升阅读流畅度

段落格式

对齐方式：两端对齐（避免右端参差不齐）；

缩进格式：首行缩进2字符（或0.75cm），避免使用空格缩进；

行间距：固定值20磅（或1.5倍行距），段前段距默认0行，保证段落间距适中。

文本内容要求

字体：统一使用“宋体五号”，避免中英文字体混用混乱；

重点内容：可通过“加粗”“斜体”或“下划线”突出（同一文档中突出方式不超过2种）；

数字与单位：使用阿拉伯数字（如“3个”“5%”），单位符号使用国际标准（如“cm”“kg”）；

标点符号：使用全角中文标点（如“，”“。”“、”），避免“英文逗号”与“中文逗号”混用。

（五）图表与公式处理：清晰呈现辅助信息

图表规范

编号规则：按章编号（如图1-1、表2-3），编号位于图表上方，居中显示，字体为“宋体五号加粗”；

标题格式：图表标题需简洁明了（如图1-1系统架构图），与编号之间空1字符；

图表位置：随文编排（即先提及后出现），避免跨页排版（跨页时需续表或续图，标注“续表2-3”）；

图片清晰度：分辨率不低于300dpi，格式优先使用JPG/PNG，避免模糊或拉伸变形。

公式规范

公式编号：使用“（）”按章编号（如式（3-2)），编号右对齐，与公式之间用“——”连接；

公式样式：使用公式编辑器录入，字体为“TimesNewRoman”，字号与一致；

说明文字：公式中需解释的符号需在下方注释（如“式中：A——面积，单位为m