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技术文档编写与审查规范流程模板

一、适用范围与典型场景

二、文档全流程操作指南

需求分析与目标确认

负责人：产品经理/需求提出人

操作要点：

明确文档编写目的（如指导开发、用户培训、合规备案等）；

梳理文档核心内容框架（如背景、范围、技术细节、操作步骤等）；

确认文档读者对象（开发人员、测试人员、终端用户等），调整语言风格与技术深度。

输出物：《文档需求确认表》（含目标、读者、框架清单）。

初稿编写

负责人：文档编写人（如技术工程师、产品经理）

操作要点：

依据需求框架填充内容，保证逻辑清晰、数据准确、图表规范；

技术术语需统一（可参考团队术语库），避免歧义；

引用外部资料时注明来源（如“参考《技术白皮书》第3章”）。

输出物：文档初稿（含Word/PDF格式及配套图表附件）。

内部评审

负责人：编写人+技术骨干（如工程师、架构师）

操作要点：

召开评审会，逐章节检查内容完整性（是否覆盖需求框架）、技术准确性（参数、流程是否正确）、可读性（语言是否简洁易懂）；

记录评审意见（需标注问题类型：如“数据错误”“逻辑漏洞”“表述模糊”）；

编写人汇总问题，明确修订责任人及时限。

输出物：《文档评审意见表》（含问题清单、修改建议、责任人）。

修订完善

负责人：编写人+修订责任人

操作要点：

针对评审意见逐项修改，保留修订痕迹（使用Word“修订模式”）；

对修改内容进行交叉验证（如技术参数需由测试工程师复核）；

修订完成后，重新提交内部评审组确认问题闭环。

输出物：修订版文档+《问题修订记录表》（含问题描述、修改方案、确认人）。

终审与发布

负责人：项目负责人/部门负责人

操作要点：

终审文档整体质量（是否符合业务目标、是否满足合规要求）；

确认版本号（如V1.0）、发布范围（如内部使用/对外公开）、保密级别；

发布文档至指定平台（如公司知识库、项目文档系统），同步通知相关方。

输出物：《文档发布审批表》（含终审意见、版本号、发布范围）。

归档与更新

负责人：文档管理员

操作要点：

将终审版文档、评审记录、修订记录统一归档，命名规则为“文档名_版本号_日期”；

定期（如每季度）回顾文档时效性，对过期或内容变更的文档触发更新流程。

输出物：文档归档目录+《文档更新触发清单》。

三、核心工具模板清单

表1：文档需求确认表

项目

内容要求

文档名称

如“系统API接口设计文档V1.0”

编写目的

例：“为前端开发团队提供接口调用规范，保证数据交互一致性”

读者对象

例：前端开发工程师、后端开发工程师、测试工程师

核心框架

1.接口概述2.请求/响应格式3.错误码定义4.调用示例

特殊要求

例：需包含Postman测试集合、接口功能指标数据

确认人

产品经理：、技术负责人：

确认日期

YYYY-MM-DD

表2：文档评审意见表

章节

问题描述

问题类型

修改建议

责任人

完成时限

3.2

接口超时时间未说明单位（ms/s）

数据准确性

补充单位“ms”，明确默认值1000ms

**

2023-10-15

5.1

操作步骤缺少截图

可读性

增加“用户登录”步骤截图

赵六

2023-10-16

附录A

错误码表未按编号排序

规范性

按错误码从小到大重新排序

**

2023-10-15

表3：文档修订记录表

修订版本

修订日期

修订内容摘要

修订人

审核人

V0.9→V1.0

2023-10-16

修正接口超时时间单位，补充登录截图

**

**

V1.0→V1.1

2023-11-20

更新错误码表，新增3个业务错误码

赵六

**

四、关键执行要点与风险规避

版本控制规范：文档需严格按“主版本号.次版本号.修订号”规则管理（如V1.2.3），重大内容变更时升级主版本号，避免版本混乱。

术语一致性：团队需建立共享术语库（如使用Confluence或语雀），文档中首次出现术语时标注英文全称（如“RESTfulAPI（RepresentationalStateTransferApplicationProgrammingInterface）”）。

保密要求：涉及敏感信息（如核心算法、用户数据）的文档需标注“内部保密”字样，仅限授权人员查阅，发布前通过法务合规审查。

时效性管理：技术文档需与产品版本同步更新，旧版文档需明确“已废止”标识，避免误导使用。

沟通机制：跨部门评审需提前3个工作日通知参会人员，预留足够评审时间（建议每1000字文档至少1小时评审时长），保证反馈充分。

问题闭环：评审意见需在5个工作日内完成修订，逾期未闭环需由项目负责人协调资源，避免文档卡顿。