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企业办公设备管理与维护指南

一、适用范围与应用场景

本指南适用于各类企业办公设备（包括电脑、打印机、投影仪、复印机、空调、服务器等）的全生命周期管理，涵盖设备采购、日常使用、维护保养、故障处理及报废等环节。适用于行政管理部门、IT支持部门及全体员工，旨在规范设备管理流程、延长设备使用寿命、保障办公效率，同时降低企业运营成本。具体应用场景包括：

新员工入职时办公设备的申领与配置；

日常办公中设备的清洁、简单故障排查；

定期设备维护保养计划的制定与执行；

设备故障后的报修、维修跟踪与验收；

达到使用年限或损坏设备的报废处置。

二、设备采购管理流程

（一）需求提出与审批

需求发起：因新增岗位、设备损坏无法修复或业务扩展需采购设备时，由需求部门填写《办公设备采购申请表》（表1），注明设备名称、规格型号、数量、预估单价、用途及预算来源，部门负责人*签字确认。

审核审批：

行政部门对需求的合理性（如是否为必需设备、规格是否符合标准）进行审核；

财务部门审核预算合规性；

金额在[具体金额，如5000元]以下的，由分管领导审批；超过[具体金额]的，需提交总经理审批。

（二）供应商选择与采购

供应商筛选：行政部门通过比价、资质评估（如营业执照、售后服务能力）选择2-3家合格供应商，询价后形成《采购比价表》。

采购执行：审批通过后，与供应商签订采购合同，明确设备型号、保修期、交付时间、售后服务条款等内容。

（三）验收与登记

到货验收：设备送达后，需求部门、行政部门、IT部门（如涉及IT设备）共同验收，检查设备数量、规格、外观、配件是否与合同一致，开机测试基本功能是否正常，填写《设备验收单》。

资产登记：验收合格后，行政部门将设备信息录入《办公设备台账表》（表2），分配唯一资产编号，粘贴资产标签，明确使用责任人。

三、日常使用与维护操作步骤

（一）设备日常使用规范

使用前检查：开机前确认电源线、连接线是否完好，设备周围是否留有散热空间（如电脑主机与墙面距离≥10cm）。

操作注意事项：

电脑：避免同时打开过多程序，定期保存文件；禁止随意删除系统文件或安装非工作软件。

打印机：使用符合规格的纸张（如A4纸70-80g），避免卡纸时强行拉扯纸张，硒鼓/墨盒缺墨时及时更换。

空调：设置温度建议夏季26℃、冬季20℃，定期清洗滤网（至少每季度1次），无人时关闭电源。

使用后清理：下班前关闭设备电源（长期不使用时拔掉电源插头），清洁设备表面（如用干布擦拭打印机、电脑屏幕，避免使用湿布直接接触接口）。

（二）定期维护保养流程

制定维护计划：行政部门根据设备类型制定《年度设备维护计划表》（表3），明确维护周期、内容、责任人员（如IT部门或外部服务商）。

执行维护操作：

电脑类：每半年清理内部灰尘（由IT人员操作），检查系统运行状态，升级杀毒软件病毒库。

打印设备：每月清洁打印头、硒鼓，检查纸张通道是否有残留纸屑；每半年全面检测打印机齿轮、搓纸轮等部件磨损情况。

空调：每季度清洗滤网，每年由专业人员检查制冷剂压力、风扇运行情况。

记录维护情况：维护人员填写《设备维护保养记录表》（表4），注明维护日期、设备编号、维护内容、结果及维护人员签字，使用部门签字确认。

四、故障处理与报修流程

（一）故障报修

报修发起：设备使用人发觉故障后，立即停止使用，通过OA系统、电话或填写《设备故障报修单》（表5）向行政部门或IT部门报修，说明故障现象、设备编号、发生时间及影响范围。

报修响应：行政部门/IT部门接到报修后，30分钟内确认接收，普通故障（如卡纸、系统卡顿）2小时内响应，严重故障（如无法开机、硬件损坏）4小时内到达现场处理。

（二）故障排查与维修

初步排查：技术人员先进行故障诊断（如检查电源连接、重启设备、查看错误代码），判断为简单故障（如纸张卡住、墨粉不足）的，现场处理并恢复使用。

复杂故障处理：若需更换配件或送修，由技术人员填写《维修方案审批表》，明确维修方式（自行维修或送外部服务商）、预估费用、维修时间，报部门负责人*审批后执行。

维修验收：设备修复后，使用人现场测试功能是否正常，在《故障报修单》上签字确认；如涉及外部维修，需留存维修清单及质保凭证。

（三）故障分析与改进

故障归因：对重复发生的故障（如同一打印机频繁卡纸），由IT部门联合使用部门分析原因（如纸张质量问题、设备老化），制定改进措施（如更换纸张品牌、申请报废更新）。

记录存档：所有故障报修单、维修记录由行政部门整理归档，作为设备维护和报废决策的依据。

五、设备报废处置流程

（一）报废申请与鉴定

报废条件：设备达到使用年限（如电脑5年、打印机8年）、维修成本超过重置价值50%、或因技术淘汰无法满足办公需求时，由使用部门提出报废申请。

技术鉴定：行政部门组织IT部门、财务部门对设备进行技术鉴定，确认是否满足