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会议组织与会议纪要编写标准流程

一、标准流程概述

本流程旨在规范会议组织全环节及会议纪要编写标准化，保证会议目标明确、过程高效、成果可追溯，适用于企业内部各类工作会议（如例会、项目推进会、专题研讨会、决策会等），可根据会议规模（小型/中型/大型）和类型（沟通型/决策型/汇报型）灵活调整细节。

二、会议组织全流程操作指引

（一）会前筹备：奠定会议高效基础

明确会议核心目标

组织者（一般为部门负责人或项目发起人*）需提前梳理会议需解决的问题（如“确定Q3营销方案”“解决项目A进度滞后问题”），避免“为开会而开会”。

输出：《会议目标确认表》（明确议题、预期成果、决策要求）。

确定会议基本信息

时间：优先选择参会人员工作低峰期（如避开周一上午、周五下午），会议时长控制在1-2小时（大型会议不超过3小时），提前3-5个工作日发出通知。

地点：线下会议需提前预订会议室（确认设备：投影仪、麦克风、白板、网络）；线上会议需选择稳定平台（如腾讯会议、Zoom），提前测试功能并共享会议/ID。

参会人员：明确“必须参加”（决策人、执行人）、“可邀请”（相关支持部门），避免无关人员参会，控制参会人数（小型会≤8人，中型会15-20人，大型会＞20人需设主持人和控场人员）。

制定会议议程并分发材料

议程需包含：议题顺序、每个议题的负责人、预计时长、讨论形式（汇报/头脑风暴/决策）。示例：

序号

议题

负责人

时长（分钟）

备注

1

Q3营销方案汇报

市场部*

30

PPT提前分发

2

资源协调讨论

运营部*

20

自由发言

3

最终决策

总经理*

10

投票表决

提前1-2个工作日将议程、相关材料（如数据报表、方案草案）发送给参会人员，要求提前阅读，会上可直接讨论，减少现场阅读时间。

会前沟通与确认

对关键议题负责人进行一对一沟通，确认其汇报内容和时间；对重要参会人员（如外部嘉宾、高层领导*）再次确认参会时间，避免临时缺席。

（二）会中执行：保证会议有序推进

会务准备（提前15分钟）

线下会议：布置会场（摆放席卡、调试设备、准备茶水/文具）；线上会议：提前进入会议，开启等候室，提醒参会人员测试音视频。

开场与目标重申（5分钟）

主持人（通常为组织者或指定人员*）开场：介绍会议主题、目标、议程及时间规则（如“每个议题严格控制在分钟内，超时将提醒”）；明确会议纪律（如手机静音、避免打断发言、聚焦议题）。

议题讨论与决策（核心环节）

按议程顺序推进，每个议题由负责人简要汇报（重点讲“现状、问题、建议方案”），主持人引导讨论（鼓励“先观点、后论据”，避免跑题）；对需决策事项，明确决策方式（如领导拍板、投票consensus一致通过），并当场宣布结果。

记录员（需提前指定，具备快速抓取重点能力*）实时记录：关键观点、不同意见、决策结论、待办事项（明确“谁来做、做什么、何时完成”）。

时间控制与异常处理

主持人需严格把控时间，对超时议题可适当压缩或约定“会后专项讨论”；遇争议较大无法达成一致时，记录分歧点，明确“下次会议继续讨论”或“由负责人会后调研3个工作日内反馈”。

会议总结（5分钟）

主持人总结：重申会议达成的共识、关键决策、待办事项（逐项确认负责人和截止时间）；明确会后纪要输出时间（一般24小时内，复杂会议不超过48小时）；感谢参会人员。

（三）会后跟进：落实会议成果

纪要整理与审核

记录员会后2小时内整理初稿，保证内容客观（不记录个人情绪化表述）、准确（数据、人名、时间无误）、完整（包含会议基本信息、议程、讨论要点、决议、待办事项）。

初稿完成后，发送给主持人（或会议决策人*）审核，确认无误后定稿。

纪要分发与存档

定稿后1小时内，通过邮件/企业/钉钉等渠道发送给所有参会人员及相关部门抄送；同时将纪要（含原始记录、审批记录）存至企业共享文档系统（如钉钉知识库、企业网盘），按“会议类型+日期”命名，便于后续查阅。

待办事项跟踪

组织者/记录员建立《会议待办跟踪表》，每周更新待办事项进度，对超期未完成的进行提醒（如“任务截止时间为X月X日，当前进度%”），直至事项关闭。

三、会议纪要模板（附示例）

（一）会议纪要通用模板

【会议名称】[项目季度复盘会]

会议时间：2023年X月X日14:00-16:00

会议地点：公司3楼会议室A（线上会议：腾讯会议IDX）

主持人：张经理*

记录人：李秘书*

参会人员：王总监、赵主管、孙专员、周工（共8人）

缺席人员：钱经理*（事前请假，已同步会议材料）

会议目标：复盘Q2项目成果，明确Q3改进方向及资源需求。

一、议程纪要

序号

议题

负责人

讨论要点

决策结论

待办事项

1

Q2项目成果汇报

孙专员*

1.项目A完成率110%，超预期；2.项目B延期5天，原因为供应链问题；3.客户满意度评分92分