跨部门沟通协调记录本.docVIP

跨部门沟通协调记录本使用指南

一、适用场景说明

跨部门沟通协调记录本适用于企业内部多部门协作中的信息同步、问题解决、资源调配及目标对齐等场景，具体包括但不限于：

项目推进：如新产品研发、市场活动策划等需多部门（研发、市场、销售、运营等）协同推进的项目，用于明确分工、同步进度、解决卡点。

资源协调：当部门间存在人力、物力、预算等资源冲突时，通过记录本沟通协商，达成资源分配共识。

流程优化：针对跨部门流程中的堵点（如审批环节冗余、信息传递滞后等），组织相关部门讨论优化方案并记录。

突发问题处理：如客户投诉、供应链中断等需多部门快速响应的问题，通过记录本明确责任分工和解决时限。

定期对齐：部门月度/季度例会中，用于同步目标进展、协调下一步工作，保证信息透明。

二、使用流程与操作步骤

（一）沟通前：明确目标与准备

确定沟通必要性

当跨部门协作中出现信息不对称、任务推诿、目标冲突等问题时，或需同步关键信息（如项目节点、资源需求）时，发起方需确认沟通的必要性和预期目标（如“明确研发部与市场部在新品发布时间上的分工”“解决生产部与采购部原材料供应的优先级冲突”）。

梳理沟通背景与议题

发起方需提前梳理：

需协调的核心问题（1-3个，避免议题分散）；

相关部门已采取的措施或存在的分歧点；

希望达成的具体结果（如“确定交付时间”“明确责任人”）。

确定参与方与时间

根据议题内容邀请相关部门负责人或核心接口人（如涉及研发、测试、运维，则邀请对应部门技术骨干）；

提前3个工作日同步沟通时间、地点（线上/线下）及议题背景，保证参会方有充分准备。

（二）沟通中：实时记录关键信息

开场与目标对齐

主持人（通常为发起方负责人）开场，说明本次沟通目的、议题及预期成果，保证各方理解一致。

逐一讨论议题并记录

按“问题陈述→各方观点→讨论过程→初步共识/分歧”的顺序记录每个议题：

问题陈述：客观描述当前情况（如“当前项目延期3天，原因是研发部接口人与市场部对需求理解存在偏差，导致开发返工”）；

各方观点：记录各部门的立场和依据（如“研发部认为需求文档未明确用户画像细节，市场部认为已通过会议同步关键信息”）；

讨论过程：简要记录关键讨论点（如“双方同意重新梳理需求文档，增加原型图确认环节”）；

初步共识/分歧：明确达成一致的结论，或未解决的分歧点（如“共识：需求文档由市场部补充细节，研发部2日内确认；分歧：测试资源优先级需进一步评估”）。

确认行动计划

对达成共识的议题，细化行动项：明确“任务描述、负责人（部门+姓名）、完成时间、所需支持”（如“任务：完成需求文档补充；负责人：市场部；完成时间：X月X日；所需支持：研发部提供技术可行性参考”）。

（三）沟通后：整理与同步

24小时内整理记录

记录人（建议为会议主持人或指定接口人）根据沟通内容，填写《跨部门沟通协调记录表》（见第三部分），保证信息完整：包括基本信息、沟通内容、行动计划、后续跟进等，避免遗漏关键信息。

同步至相关方

将整理好的记录表通过企业内部协作工具（如钉钉、企业）同步至所有参与部门及人员，并相关负责人确认，保证无异议。

归档与追溯

将记录表按“年份+月份+议题类型”分类归档（如“2024-05-新品研发”），便于后续查阅或复盘。

（四）跟进与闭环

跟踪行动项进展

记录人每周跟踪行动计划完成情况，对逾期未完成的任务，及时与负责人沟通原因（如资源不足、需求变更），并协调解决。

结果反馈与归档

行动项完成后，负责人需在记录表中反馈结果（如“需求文档已补充完成，研发部确认无异议”），记录人更新状态并归档，形成“沟通-行动-反馈”闭环。

三、记录模板示例

跨部门沟通协调记录表

记录编号

XY-202405-001

日期

2024年5月20日

时间

14:00-15:30

地点/方式

3号会议室

参与部门及人员

研发部（、）、市场部（、）、运营部（*）

沟通主题

新品“功能”上线进度协调

背景说明

市场部计划6月1日启动“功能”推广，研发部原定5月25日完成开发，但当前测试阶段发觉2个核心bug，可能影响上线时间。

沟通核心内容

?问题陈述：测试部反馈，因需求文档未明确“用户权限分级”场景，导致开发逻辑遗漏，需返工修复，预计延期3天。?各方观点：-市场部：6月1日推广活动已预热，延期将影响活动效果，需评估是否可压缩测试时间。-研发部：压缩测试时间可能导致上线后bug增多，建议与运营部沟通是否可调整推广节奏。?讨论过程：运营部反馈，推广活动物料已准备80%，可延期至6月3日，但需6月2日最终确认功能稳定性。?初步共识：上线时间调整为6月3日，研发部需6月2日18:00前完成所有bug修复并提交测试。

待解决问题

需明确“用户权限分级”需求的详细场景，由市场部补充说明，研发部评估开发工时。

行动