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设备采购与管理系统手册

前言

本手册旨在规范设备采购与全生命周期管理流程，明确各环节职责与操作要求，保证采购过程合规、高效，设备资源合理配置与有效利用。手册适用于企业、事业单位、医疗机构等各类组织，涉及设备需求提报、采购执行、入库验收、领用归还、维护保养、报废处置等全流程管理，相关人员需严格遵循本手册要求开展操作。

一、系统应用范围与典型场景

（一）适用单位类型

本系统适用于各类需要开展设备采购与资产管理的组织，包括但不限于：

制造业企业（生产设备、检测仪器等）

医疗机构（医疗设备、康复器械等）

教育科研单位（实验仪器、教学设备等）

及事业单位（办公设备、专用器械等）

服务型企业（IT设备、商用空调等）

（二）典型应用场景

新增业务需求场景：新部门成立、新项目启动时，需采购基础设备（如办公电脑、打印机、实验台等），通过系统提交需求并启动采购流程。

设备更新替代场景：现有设备达到使用年限、功能老化或技术迭代时（如旧服务器更换、老化机床淘汰），通过系统发起报废申请并同步采购新设备。

临时应急采购场景：设备突发故障需紧急更换（如生产核心设备宕机、医疗急救设备损坏），通过系统走应急通道快速完成采购审批与执行。

批量集中采购场景：年度常规设备采购（如办公耗材统一采购、学生宿舍空调批量安装），通过系统汇总需求、统一招标，提升采购效率与规模效益。

二、核心操作流程详解

（一）设备需求提报与审批

操作目标：规范需求提报内容，保证采购需求合理、必要，审批流程合规高效。

步骤1：需求发起

登录系统，进入“设备需求管理”模块，“新增需求申请”。

填写《设备需求申请表》（详见第三章表1），信息需完整准确，包括：

设备名称、规格型号、技术参数（如功率、精度、容量等）、数量

预算金额（含单价、总价）及资金来源（如部门预算、专项经费）

需求原因（如“新项目研发需采购实验离心机1台，替换老旧设备”）

到货时间要求、使用部门及申请人信息

附件：如设备技术参数说明、项目立项批复（如有）、比价报价单（如有）等。

步骤2：部门审核

申请人提交后，自动流转至部门负责人审批。

部门负责人需核对：

需求是否符合部门年度工作计划

预算是否在部门可控范围内

设备参数是否满足基本使用需求

审核通过后提交至下一级；驳回需注明原因（如“预算超支，请重新核减”），退回申请人修改。

步骤3：跨部门会签（如需）

涉及多部门使用的设备（如公共实验室设备），需发起跨部门会签。

会签部门确认使用需求合理性，避免重复采购。

步骤4：采购部门审批

需求流转至采购部门，采购专员审核：

需求是否属于集中采购目录内（如单价超5万元设备需纳入集中采购）

预算是否符合公司采购管理规定（如是否需公开招标）

附件是否齐全（技术参数、立项文件等）

审批通过后《设备需求审批单》，进入采购执行环节；驳回需明确理由（如“技术参数不明确，需补充规格书”）。

（二）采购执行与合同管理

操作目标：通过规范流程选择合格供应商，保证采购过程公开、公平、公正，合同条款严谨合规。

步骤1：供应商选择

询价采购（小额采购）：

采购专员根据需求参数，向3家及以上合格供应商发出询价单（可通过系统“供应商库”选取）。

收集报价后，在系统中填写《比价评审表》（详见第三章表2），对比价格、交期、售后等因素，确定中标供应商。

招标采购（大额/集中采购）：

编制招标文件（含技术要求、商务条款、评标标准），通过系统发布招标公告（或委托第三方招标代理）。

组织开标、评标（评标专家从系统专家库随机抽取），在系统中记录评标过程，《评标报告》，确定中标结果。

步骤2：合同拟定与审批

采购专员根据中标结果，拟定采购合同，内容包括：

供需双方信息、设备名称型号规格、数量、单价、总价

质量标准（如“符合国家GB/T-2020标准”）、交货时间地点、验收方式

付款条件（如“到货验收合格后支付70%，质保期满后支付30%”）、质保期（通常不低于1年）

违约责任、争议解决方式等

合同至系统，发起审批流程：

采购部门负责人审核合同条款合规性

法务部门审核法律风险（如违约条款、知识产权归属）

财务部门审核付款方式与预算匹配度

分管领导/总经理最终审批

步骤3：合同签订与订单下达

审批通过后，打印纸质合同（加盖公章），扫描至系统存档。

在系统中《采购订单》，发送至供应商，明确交货要求。

（三）到货验收与入库管理

操作目标：保证到货设备与合同一致，数量、质量符合要求，资产信息及时登记入库。

步骤1：到货通知与初步检查

供应商按订单交货后，使用部门与采购部门共同到场。

检查外包装是否完好，核对送货单与订单信息（设备名称、型号、数量）是否一致。

如发觉外包装破损、数量不符，当场记录并由供应商签字确认，联系补发或退货。

步骤2：技术验收

使用部门组织技术人员（或第三方检测机构）进行