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合同管理标准化模板法律风险控制版

一、适用业务场景

企业与供应商、客户之间的业务合作合同签订；

跨部门协作项目（如研发、市场推广）的内部或外部协议；

房屋、设备、知识产权等资产的租赁、转让合同；

员工录用、保密、竞业限制等劳动相关协议；

其他涉及权利义务明确、法律风险需前置控制的合同场景。

二、标准化操作流程

（一）合同需求发起与确认

需求提出：业务部门根据合作意向或业务需要，填写《合同需求申请表》（详见模板一），明确合作方基本信息、合同标的、数量/质量要求、履行期限、付款方式、核心诉求等关键内容，并附上合作方资质初步审查材料（如营业执照复印件、授权委托书等）。

需求评审：部门负责人对需求的合理性、必要性进行审核，重点确认业务目标与合同条款的匹配性；涉及跨部门协作的，需会签相关职能部门（如财务、法务、技术部门）。

合作方资质确认：由业务部门或指定专人（如采购部）对合作方主体资格进行初步核查，保证合作方为合法存续的企业或组织，涉及特殊行业的（如建筑、食品），需核查其行业资质许可。

（二）合同起草与内部审核

模板选择与起草：

优先选用企业已制定的标准化合同模板（如采购合同模板、销售合同模板），根据具体业务需求调整非核心条款；

无标准化模板的，由法务部门或指定法务人员起草合同，保证条款符合《民法典》《公司法》等法律法规要求，明确双方权利义务、违约责任、争议解决方式等核心内容。

内部审核流程：

业务部门审核：重点审核合同标的、技术参数、履行期限、付款节点等与业务需求的匹配性，保证条款可实现；

财务部门审核：审核合同金额、付款方式、税费承担、发票开具要求等财务条款，评估企业现金流风险及财务合规性；

法务部门审核：重点审核合同主体资格、条款合法性、违约责任明确性、争议解决方式约定、知识产权保护、保密条款等法律风险点，对存在歧义或风险的条款提出修改建议；

分管领导审批：对审核通过后的合同进行最终审批，确认合同内容符合企业战略及经营目标。

（三）合同谈判与修订

谈判准备：由业务部门牵头，法务、财务人员参与，制定谈判策略，明确可让步条款与底线条款，准备好合同文本及审核意见。

谈判执行：与合作方就合同条款进行沟通，重点协商审核过程中提出的修改意见（如违约责任、付款周期等），达成一致后形成《合同谈判纪要》（详见模板二），明确未决事项及后续处理方案。

文本修订：根据谈判结果，由法务部门或起草人对合同文本进行修订，修订后需重新履行内部审核流程（重大修订需再次经分管领导审批）。

（四）合同签署与用印

签署主体确认：签署前由法务部门核实签约代表身份及授权权限，保证签约代表持有合作方出具的《授权委托书》（详见模板三），且授权范围与合同内容一致；企业方签约代表需为法定代表人或其合法授权人员。

用印申请：审批通过的合同，由行政或指定部门根据《合同用印管理规范》办理用印手续，用印前需核对合同文本与审批版本的一致性，保证无遗漏或修改。

签署与分发：合同文本一式多份（通常至少三份，双方各执一份，企业存档一份），双方签字盖章（企业为合同专用章或公章，合作方为公章或合同专用章），注明签署日期；签署后3个工作日内由行政部门将合同文本分至业务部门、财务部门、法务部门及档案管理部门。

（五）合同履行与跟踪

履行交底：业务部门在合同生效后，向履行团队（如项目组、交付团队）进行合同条款交底，明确履行标准、时间节点、验收要求及风险防控措施。

过程跟踪：业务部门建立《合同履行跟踪表》（详见模板四），定期记录合同履行进度（如交付时间、付款情况、验收结果等），对可能出现的延迟、违约等风险及时预警，并采取应对措施（如发函催告、协商变更）。

验收与确认：合同涉及标的物交付或服务提供的，业务部门严格按照合同约定组织验收（如技术验收、数量质量验收），形成书面验收报告，由双方签字确认；涉及分期履行的，需分期验收并留存凭证。

（六）合同变更、解除与归档

变更管理：合同履行过程中需变更的，由双方协商一致并签订《合同变更协议》（需履行与原合同相同的审核、签署流程），变更协议作为原合同的组成部分；口头变更的，需在3个工作日内补签书面协议，避免争议。

解除处理：因一方违约或不可抗力导致合同解除的，业务部门需收集违约证据（如逾期付款凭证、验收不合格报告等），按照合同约定发函催告或协商解除，必要时通过法律途径解决；解除协议需明确责任承担及后续处理事项（如已付款项返还、损失赔偿）。

归档管理：合同履行完毕（或解除/终止）后，由业务部门在15个工作日内将合同文本、审批文件、谈判纪要、履行凭证（如验收报告、付款凭证）、变更/解除协议等资料整理成册，移交档案管理部门统一归档，电子版同步存入企业合同管理系统，保证档案完整、可追溯。

三、核心模板工具

模板一：合同需求申请表

申请部门

申请日期

合同编号（暂定）

合作方名称