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会议记录与跟踪标准化操作手册

前言

会议是企业/组织高效沟通、统一目标、推动工作的重要载体，而规范的会议记录与跟踪则是保证会议成果落地、避免“议而不决、决而不行”的关键环节。本手册旨在通过标准化操作流程、实用模板及注意事项，帮助团队提升会议管理效率，保证每一场会议都能“有目标、有产出、有跟进、有闭环”。

一、本手册的应用情境与目标

（一）适用范围

本手册适用于企业/组织内部各类会议，包括但不限于：

例会（如周例会、月度总结会）

专题会议（如项目启动会、问题研讨会、决策评审会）

跨部门协调会

临时性工作会议

（二）核心目标

规范记录：保证会议内容完整、准确、条理清晰，关键信息无遗漏；

明确责任：通过行动项落地，将会议决议转化为具体任务，明确负责人与时间节点；

提升效率：减少会议无效讨论，推动问题快速解决，保障工作进度；

便于追溯：形成可查询的会议档案，为后续复盘、审计提供依据。

二、会议记录与跟踪标准化操作流程

（一）会前：精心筹备，奠定高效基础

1.明确会议目标与议程

发起人职责：根据会议目的（如决策、同步、研讨）提前1-2个工作日确定会议主题、核心目标及议程，并明确各环节时间分配（如“议题1：项目进度汇报（20分钟）”）。

议程内容：至少包含会议主题、时间、地点（线上会议需含会议/ID）、参会人员、主持人、记录人及各议题讨论要点。

示例：

议程：周例会（202X年X月X日14:00-15:30）

上周工作完成情况回顾（15分钟）

本周工作计划同步（15分钟）

“项目”延期问题研讨（30分钟）

其他事项（10分钟）

2.确定参会人员与角色

主持人：负责把控会议节奏、引导讨论、保证议程推进；

记录人：提前明确职责，负责记录会议核心内容（重点记录“讨论结论”“行动项”“待解决问题”）；

参会人：需提前阅读会议材料，准备相关议题的汇报或讨论内容。

通知方式：通过邮件/企业/钉钉发送会议通知，附上议程及预读材料，并要求参会人确认是否出席（如无法参会，需提前向主持人请假并说明原因）。

3.准备会议材料与工具

材料准备：发起人需提前整理与会议议题相关的背景资料、数据报表、方案草案等，并于会议前24小时分发至参会人。

工具准备：

线下会议：准备白板、马克笔、投影仪、录音设备（需提前征得参会人同意）、纸质版议程（备用）；

线上会议：提前测试会议软件（如腾讯会议、Zoom）的音视频、共享屏幕、录制功能，保证网络稳定。

4.记录人提前准备

熟悉会议议程，明确各议题的讨论重点；

准备会议记录模板（见本章第三部分“标准化模板”），提前填写会议基本信息（时间、地点、参会人等）；

准备辅助记录工具（如笔记本电脑、思维导图软件、速记符号），保证记录高效。

（二）会中：精准捕捉，保证记录完整

1.会议开始前确认

记录人提前5分钟到达会场（或登录线上会议），检查设备是否正常；

主持人宣布会议开始后，记录人需再次确认：

参会人员名单（实际到会人、缺席人及原因）；

会议议程是否调整（如有新增或删减议题，需简要记录调整原因）。

2.高效记录会议内容

记录原则：

客观性：忠实还原发言内容，不添加个人观点；

重点性：聚焦“结论”“行动项”“争议点”“待办事项”，避免逐字记录冗余讨论；

条理性：按议程顺序分议题记录，使用“1.2.3.”或“-*+”等符号区分层级。

核心记录内容：

讨论要点：各议题的关键发言观点（需标注发言人，如“*（研发部经理）：当前技术难点在于，需协调资源支持”）；

决议事项：经讨论达成的一致结论（如“决议：同意采用A方案，由*（产品经理）3日内输出详细执行计划”）；

行动项：明确“任务内容、负责人、计划完成时间”（见下表示例，此为会中记录雏形，会后需整理完善）。

行动项内容

负责人

计划完成时间

备注

收集客户反馈数据

*（市场部专员）

202X–

需包含“满意度”“建议”两项维度

优化功能登录流程

*（技术部组长）

202X–

优先解决“卡顿”问题

记录技巧：

使用简写、符号（如“↑”表示上升、“↓”表示下降、“√”表示同意、“×”表示反对）；

对复杂讨论可绘制思维导图，梳理逻辑关系；

若遇不确定信息（如数据、时间节点），及时举手向发言人确认，避免记录错误。

3.关注行动项“三要素”

会议中形成的每一项行动项，必须明确“做什么、谁来做、何时完成”，否则记录将失去跟踪意义。若讨论中暂未明确任负责人或时间，需在会议结束前提醒主持人现场确认。

4.会议结束前回顾总结

主持人引导参会人简要回顾本次会议的核心结论与行动项；

记录人复述行动项内容（含负责人、时间），与参会人核对是否有遗漏或歧义；

确认下次会议时间（如无需固定时间，可注明“下次会议时间另行通知”）。

（三）会后：及时整理，推动闭环管理

1.24小时内完成会议记录初稿

记录