合同管理与风险控制制度.docxVIP

合同管理与风险控制制度

一、制度构建的核心理念与基本原则

合同管理与风险控制制度的建立，应根植于企业的发展战略和经营实际，以法律合规为底线，以风险防范为核心，以价值创造为目标。其基本原则应包括：

1.合法合规原则：合同的订立、履行、变更、解除等全过程必须严格遵守国家法律法规、行业规范及企业内部规章制度，确保合同行为的合法性与有效性。任何违反法律强制性规定的合同条款或行为，都可能给企业带来巨大法律风险。

2.风险前置原则：将风险控制节点前移，在合同谈判、起草阶段即对潜在风险进行识别、评估与应对，而非事后补救。通过事先防范，最大限度降低风险发生的可能性和影响程度。

3.全过程管理原则：合同管理不应局限于签署环节，而应覆盖从业务需求提出、合作方选择、谈判、起草、审核、签署、履行、变更、终止直至归档的完整生命周期。每个环节都应有明确的管理要求和控制措施。

4.责权利清晰原则：明确合同管理各参与部门及人员的职责、权限和相应责任，确保各司其职、各负其责，避免推诿扯皮。同时，保障合同经办人员在授权范围内有效开展工作。

5.效率与安全平衡原则：在确保风险得到有效控制的前提下，应优化合同管理流程，提高审批效率，避免不必要的环节导致业务延误。寻求风险控制与运营效率之间的最佳平衡点。

6.持续改进原则：合同管理制度并非一成不变，应根据法律法规的更新、市场环境的变化、企业经营的调整以及合同管理实践中发现的问题，定期进行评估和修订，确保制度的科学性和适用性。

二、合同管理的核心流程与风险控制要点

（一）合同准备阶段：审慎评估，奠定基础

合同准备是合同管理的起点，其质量直接影响后续风险控制的效果。

1.业务需求与可行性分析：业务部门应明确合同订立的背景、目的和具体需求，进行必要的可行性分析，确保合同项目符合企业发展战略和经营计划。避免盲目签约或为签而签。

2.合作方选择与尽职调查：对潜在合作方的主体资格、信用状况、履约能力、商业信誉等进行全面、客观的调查与评估。特别关注其注册资本、经营范围、过往业绩、涉诉情况、重大行政处罚等信息。对于重要或高风险合作方，必要时可委托专业机构进行调查。

3.初步谈判与框架确定：在正式起草合同前，与合作方就核心商业条款（如标的、数量、质量、价格、履行期限、付款方式等）进行充分沟通与谈判，形成共识并确定合同基本框架。此阶段法务或专业人员可参与提供支持。

4.标准合同文本的选用：对于重复性、标准化的业务，应制定和使用标准合同文本。标准文本由法务部门牵头制定或审核，可有效降低起草成本和法律风险。非标准合同或对标准文本进行重大修改的，需更为审慎。

（二）合同起草与审核阶段：精雕细琢，严控风险

合同文本是权利义务的载体，其规范性、严谨性至关重要。

1.合同起草：原则上，合同由提出需求的业务部门或主导谈判的部门负责起草；重大、复杂或专业性强的合同，应由法务部门或外聘律师主导或参与起草。起草时应确保条款明确、具体、无歧义，权利义务对等，违约责任清晰、可操作。避免使用模糊性语言（如“可能”、“大概”、“尽量”等）。

2.合同审核：这是风险控制的关键环节，应建立多级、多部门审核机制。

*业务部门审核：对合同的商业可行性、技术参数、履行能力、合作方背景等进行实质性审核。

*法务部门审核：对合同的合法性、合规性、条款完整性、逻辑严谨性、权利义务平衡性、违约责任的合理性与可执行性等进行法律专业审核，并提示潜在法律风险，提出修改建议。

*财务部门审核：对合同中的付款方式、金额、税务处理、发票开具、资金风险等进行审核。

*其他相关部门审核：根据合同性质和内容，可能涉及技术、质量、风控、审计等部门的专业审核。

审核人员应签署明确的审核意见，对审核内容负责。审核过程中发现的问题应及时与起草部门沟通修改，未经必要审核或审核未通过的合同，不得进入下一环节。

（三）合同签署与用印管理：规范操作，防范虚假

合同签署是合同生效的法定环节，必须严格规范。

1.签署权限管理：企业应明确不同层级人员的合同签署权限，严禁越权签署。法定代表人是企业的当然签约主体，其他人员需持有法定代表人授权委托书方可对外签署合同。授权委托书应明确授权范围、权限级别和有效期限。

2.签署前最终复核：在正式签署前，应对合同文本进行最终复核，确保所有审核意见已被采纳，合同内容与谈判结果一致，无错漏或未经授权的修改。

3.签署规范：合同签署应使用企业法定全称并加盖与名称一致的公章或合同专用章。自然人签署应亲笔签名并注明日期、身份证号码。多页合同应加盖骑缝章或由签署人逐页小签，防止内容被抽换。

4.用印管理：严格执行用印审批制度。印章保管部门（通常为行政或办公室）凭完整的用印申请和审批手续用印，并对用印文件进行登记