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固定资产验收入库管理规程

引言

固定资产作为企业生产经营与发展的重要物质基础，其管理的规范与高效直接关系到企业的运营成本、资产安全及整体效益。验收入库环节作为固定资产管理的首要关口，是确保资产质量、明确资产权属、建立资产台账的关键步骤。为进一步加强企业固定资产管理，规范验收入库流程，明确各部门职责，防范资产风险，特制定本规程。本规程旨在为相关部门及人员提供清晰、可操作的指引，确保每一项固定资产都能合规、有序地纳入企业资产管理体系。

一、总则

1.1目的与依据

本规程旨在规范公司固定资产的验收入库行为，确保所采购或调入的固定资产符合规定要求，质量合格，数量准确，资料齐全，为后续的资产核算、管理、维护及处置奠定坚实基础。本规程依据国家相关财经法规、企业会计准则及公司内部资产管理相关制度制定。

1.2适用范围

本规程适用于公司及各下属单位所有通过外购、自行建造、投资者投入、接受捐赠、非货币性资产交换、债务重组等方式取得的，符合公司固定资产确认标准的各类房屋建筑物、机器设备、运输工具、办公设备、电子设备及其他与生产经营活动有关的设备、器具、工具等。

1.3定义

固定资产：指为生产商品、提供劳务、出租或经营管理而持有的，使用寿命超过一个会计年度的有形资产。

验收入库：指固定资产到达公司后，由相关部门按照规定程序和标准，对其数量、规格、型号、质量、技术参数、随附文件等进行检查、测试和确认，并办理入库登记手续的过程。

二、职责分工

固定资产验收入库工作是一项系统性任务，需要多部门协同配合，各相关部门应明确职责，密切合作，共同确保验收工作的顺利进行。

2.1采购部门（或资产归口管理部门）

负责组织或协调固定资产的到货事宜，及时通知相关部门进行验收。

提供完整的采购合同、订单、招投标文件（如适用）、送货单、发票等原始凭证及技术资料。

负责与供应商就验收过程中发现的问题进行沟通、协调处理，包括退换货、索赔等。

2.2使用部门

作为固定资产的直接需求方和最终使用者，负责对固定资产的功能适用性、技术参数符合性进行专业验收。

参与或组织相关技术人员、操作人员对设备进行安装、调试和试运行（如需要）。

出具明确的验收意见，对验收合格的资产予以确认，对不合格资产提出具体的处理建议。

2.3仓库管理部门

负责固定资产到货后的初步接收、存放与保管，确保资产在验收期间的安全。

核对到货资产的外包装、数量、型号规格等与送货单、采购合同的一致性，进行外观检查。

在验收合格后，负责办理正式入库手续，建立或更新资产台账，粘贴资产标签。

配合相关部门做好验收过程中的资产搬运、摆放等工作。

2.4财务部门

参与重要固定资产的验收工作，主要关注资产价值的准确性、相关票据的合规性。

根据验收合格单、采购发票等原始凭证，进行固定资产的初始计量与账务处理。

监督验收入库流程的合规性，确保资产入账及时、准确。

2.5技术/质量部门（如设）

对专业性较强、技术含量较高的固定资产（如生产设备、精密仪器等）的技术性能、质量标准、安全指标等进行专业检测与评估。

提供技术层面的验收意见，确保资产符合国家、行业或企业内部的技术规范和质量要求。

三、验收入库流程

3.1到货通知与接收

固定资产到货后，采购部门（或供应商）应及时将到货信息（包括资产名称、型号规格、数量、供应商、预计到货日期等）通知仓库管理部门、使用部门及财务部门。仓库管理员在接到通知后，会同采购人员或送货人员共同对到货资产进行接收，放置于指定的待验收区域。

3.2外观及数量初验

仓库管理员首先对资产的外包装进行检查，查看是否有破损、潮湿、挤压变形等情况。如发现外包装异常，应立即通知采购部门及供应商，并拍照留存证据，必要时可打开包装进行进一步检查。外包装完好的，再根据送货单、采购合同等文件，核对资产的名称、型号规格、生产厂家、序列号（如有）、数量等信息是否与单据一致。

3.3开箱与资料核对

在外观及数量初验无异议后，由仓库管理员、使用部门相关人员（必要时包括技术部门人员）共同进行开箱检验。开箱后，仔细核对实物与装箱清单是否一致，并重点检查：

主机及附件、备件、工具的完整性与数量。

设备表面有无明显的磕碰、划伤、锈蚀等损伤。

随附技术资料是否齐全，通常包括但不限于：产品合格证、使用说明书、保修卡、安装手册、技术图纸、检验报告、特种设备的特种设备制造许可证及监督检验证明等。

3.4性能及质量验收

根据资产的性质和复杂程度，性能及质量验收可分为简易验收和专业验收：

简易验收：适用于结构简单、技术含量不高的办公设备等。由使用部门操作人员进行基本功能测试，确认设备能正常开机、运行，满足基本使用需求即可。

专业验收：适用于大型、精密、复杂的生产设备、仪器仪表、特种设备等。由使用部门牵头，组织技术部门、设备管理部门及相关专业技