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企业内部通讯录维护规范及操作指南

一、引言

企业内部通讯录作为组织信息流通的基础工具，其准确性、完整性与时效性直接关系到日常办公效率、跨部门协作顺畅度乃至企业整体运营效能。为确保通讯录信息的规范管理，保障信息安全，提升沟通效率，特制定本规范及操作指南。本指南适用于企业全体员工及各部门，旨在明确通讯录维护的责任主体、信息标准、操作流程及安全要求，共同营造一个高效、有序的信息沟通环境。

二、组织与职责

（一）管理部门

企业行政部（或指定人力资源部，下同）为本企业内部通讯录的归口管理部门，主要职责包括：

1.负责本规范的制定、修订、解释与监督执行；

2.负责通讯录系统平台（如适用）的选型、维护与技术支持；

3.统筹协调通讯录信息的采集、审核、更新与发布工作；

4.定期组织对通讯录信息的全面核查与清理。

（二）部门职责

各部门负责人为本部门通讯录信息准确性的第一责任人，其指定的信息联络员（通常为部门行政或综合岗人员）协助负责人开展以下工作：

1.及时收集、整理本部门员工的基础信息及变动情况；

2.按照本规范要求，向管理部门提交信息新增、变更或注销的申请及相关材料；

3.配合管理部门完成信息核查与更新工作，确保本部门信息的真实有效。

（三）员工职责

全体员工均有义务维护通讯录信息的准确性：

1.在入职、岗位变动、联系方式变更等情况发生时，应主动、及时向本部门信息联络员或直接向管理部门申报；

2.妥善保管和使用通讯录信息，严禁用于非工作目的或向外部泄露；

3.在使用过程中发现信息错误或失效，应及时向本部门负责人或管理部门反馈。

三、信息标准与规范

（一）基础信息项

通讯录应至少包含以下核心信息项，并符合相应规范：

1.姓名：使用员工法定全名，避免昵称、别名（经公司正式认可的常用名除外，需备注）。

2.所属部门：填写规范的部门全称，遵循公司组织架构统一命名。

3.职位/岗位：填写准确的职位或岗位名称，与人力资源档案保持一致。

4.办公电话：准确填写工位固定电话，格式统一（如分机号直接填写，外线需注明区号）。

5.移动电话：填写员工本人常用且确保畅通的手机号码。

6.电子邮箱：填写公司分配的官方电子邮箱地址。

7.办公地址：如办公地点分散，可注明具体办公区域或工位号。

（二）扩展信息项（可选）

根据企业实际需求，可酌情增加以下扩展信息项，其采集与维护需遵循相关规定：

1.即时通讯工具账号（如企业微信、钉钉等，限公司统一部署的平台）；

2.紧急联系人及电话（用于突发情况联络，信息需严格保密）；

3.分管领域或主要负责事项（有助于跨部门精准协作）。

（三）信息采集原则

1.必要性原则：仅采集与工作相关的必要信息，避免无关个人隐私数据。

2.准确性原则：信息录入前需经过核对，确保与实际情况一致。

3.一致性原则：信息表述应统一规范，与公司其他正式文件中的信息保持一致。

四、日常操作流程

（一）信息新增

1.新员工入职：人力资源部在完成新员工入职手续后，应及时将其基础信息（姓名、部门、职位、办公电话、邮箱等）同步至行政部。行政部（或由新员工所在部门信息联络员）在收到信息后，于一个工作日内完成通讯录信息的录入或添加。

2.内部调动/新增信息项：员工发生内部调动或需要新增扩展信息项时，由员工本人或所在部门信息联络员填写《通讯录信息变更申请表》，经部门负责人审批后，提交至行政部。行政部在收到申请表后，于一个工作日内完成信息更新。

（二）信息变更

当员工信息发生变动（如职位调整、办公电话更换、手机号码变更、部门变动等），应遵循以下流程：

1.申请：员工本人或所在部门信息联络员在信息变动之日起一个工作日内，填写《通讯录信息变更申请表》，详细注明变更前后的信息内容，并附上相关证明材料（如调动通知、新办公位分配单等，视情况提供）。

2.审批：《通讯录信息变更申请表》需经部门负责人审核签字。

3.更新：行政部在收到审批通过的申请表后，于一个工作日内完成通讯录对应信息的更新，并可通过适当方式通知相关人员（如涉及联系方式变更）。

（三）信息注销/停用

1.员工离职：人力资源部在员工办理完毕离职手续后，应及时将离职信息（姓名、部门、离职日期）通知行政部。行政部在收到通知后，于一个工作日内完成该员工在通讯录中的信息注销或标记“离职”状态处理，确保离职人员信息从可用通讯录中移除。

2.长期离岗：员工因长期休假、外派等原因暂时离岗且无需保持通讯录活跃状态的，由所在部门信息联络员提交《通讯录信息变更申请表》，注明离岗时间及处理方式（如“停用”），经部门负责人审批后交行政部处理。待员工返岗后，按信息变更流程恢复。

（四）信息查询与使用

1.内部通讯录仅供企业内