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公司对外商务往来合同规定

一、公司对外商务往来合同管理概述

对外商务往来合同是公司与其他组织或个人进行商业活动的重要依据，规范合同管理有助于降低经营风险、保障公司利益、提升工作效率。本规定旨在明确合同起草、审核、签订、履行及归档等环节的管理要求，确保合同行为的合规性与有效性。

（一）合同管理基本原则

1.合法合规原则：合同内容必须符合国家相关法律法规，不得包含任何违法违规条款。

2.公平互利原则：合同条款应体现双方权利义务对等，确保公司利益最大化。

3.准确完整原则：合同要素（如主体、标的、价款、履行方式等）需清晰明确，避免歧义。

4.保密原则：涉及商业秘密的条款应严格保密，未经授权不得泄露。

（二）合同管理流程

1.合同起草阶段

(1)需求提交：业务部门根据合作需求填写《合同起草申请表》，注明合作对象、合同类型及关键条款要求。

(2)起草与初审：法务部门或合同管理员根据申请表起草合同初稿，业务部门进行内容确认。

(3)部门会签：重大合同需经财务、技术等相关部门会签，确保条款覆盖所有业务场景。

2.合同审核阶段

(1)法务审核：法务部门对合同法律效力、风险点进行专项审核，出具《合同审核意见书》。

(2)高管审批：金额超过XX万元的合同需提交公司管理层审批，审批通过后方可签订。

(3)修订完善：根据审核意见修改合同，循环审核直至无异议。

3.合同签订阶段

(1)签订方式：原则上采用纸质版签署，特殊情况下可经双方授权进行电子签章。

(2)签署要求：法定代表人或授权代表签字并加盖公司公章，确保签字主体与授权范围一致。

(3)签订确认：双方各执一份原件，合同管理员核对无误后存档。

4.合同履行与归档阶段

(1)履行监督：业务部门按合同约定推进合作，法务部门定期抽查履行情况。

(2)异议处理：如遇履行争议，应及时启动协商程序，必要时寻求第三方调解。

(3)归档管理：合同签订后30日内完成归档，纸质合同存档于档案室，电子版录入合同管理系统，并标注关键词便于检索。

二、合同风险控制要点

（一）常见风险点及防范措施

1.主体风险

(1)验证对方资质：通过工商系统核实合作方企业状态，避免与吊销执照或存在重大法律风险的主体交易。

(2)足额授权：要求对方提供法定代表人授权委托书，明确签署人权限。

2.内容风险

(1)明确违约责任：设定清晰的违约情形及赔偿标准，例如逾期付款按每日万分之X计算滞纳金。

(2)知识产权保护：涉及技术合作时，需明确专利权、商标权归属及侵权责任划分。

3.履行风险

(1)设定合理的履行期限：根据业务性质设定阶段性付款节点，避免一次性支付大额款项。

(2)索取履约担保：金额较大的合同可要求对方提供保证金或第三方担保。

（二）争议解决机制

1.优先协商：任何争议应首先通过书面形式友好协商解决。

2.仲裁或诉讼：协商未果时，选择合同约定的争议解决方式，优先采用仲裁（如中国国际经济贸易仲裁委员会）。

3.证据留存：全程保存沟通记录、付款凭证、往来函件等，确保争议时具备充分证据链。

三、合同管理责任分工

（一）业务部门职责

1.负责合作需求提出及合同履行的具体执行。

2.提供业务背景材料及合同关键条款的商务确认。

3.每月提交《合同履行情况报告》，报告需包含付款进度、交付标准等要素。

（二）法务部门职责

1.制定公司合同管理制度及模板库。

2.提供全流程法律支持，包括条款审核、风险提示。

3.定期组织合同法务培训，提升全员合规意识。

（三）财务部门职责

1.审核合同中的金额、结算方式等财务要素。

2.负责合同款项的支付审核及发票管理。

3.建立合同与应收账款台账，监控回款进度。

（四）合同管理员职责

1.统筹合同归档、检索及续签提醒工作。

2.维护合同管理系统数据准确性。

3.每季度编制《合同管理分析报告》，反映合同履约率、风险事件等指标。

四、附则

（一）本规定适用于公司所有对外签署的民事合同，包括但不限于采购、销售、服务、租赁等类型。

（二）特殊行业合同（如医疗、金融）需遵守行业监管要求，必要时聘请外部专家提供支持。

（三）本规定由法务部负责解释，自发布之日起生效，每年修订一次。

一、公司对外商务往来合同管理概述

（一）合同管理基本原则

1.合法合规原则：合同内容必须符合国家相关法律法规，不得包含任何违法违规条款。

-在合同起草阶段，需确保所有条款不违反《民法典》关于合同效力、民事主体权利义务等核心规定。

-涉及产品销售时，需明确产品符合国家标准，避免使用“绝对化用语”（如“最优质”“无风险”）。

-对于国际业务，需核实对方所在地的法律是否允许此类合同条款，例如某些国家禁止不平等的格式条款。

2.公平互利原则：合同条款应体现双方权利