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企业费用审批管理模板及说明

一、适用场景说明

二、分步操作指南

（一）费用申请发起

申请人准备材料：根据费用类型，收集相关证明材料（如合同、报价单、行程单、采购清单等），保证材料真实、完整，能清晰反映费用用途及合理性。

填写申请信息：通过企业OA系统、审批软件或纸质《企业费用申请审批单》（详见模板部分），逐项填写基本信息（申请人所属部门、申请日期、费用类型等）及费用明细（项目名称、金额、用途说明、附件数量等）。

提交申请：确认信息无误后，提交至部门负责人审核。线上提交需保证系统流程触发，纸质提交需同步发送电子版至相关部门存档。

（二）部门负责人审核

合规性初审：部门负责人重点审核费用是否符合部门年度预算、是否与业务需求直接相关，费用金额是否在部门审批权限内（如超出权限，需标注并提交下一级审批）。

合理性复核：结合实际业务场景，判断费用支出必要性（如差旅行程是否合理、招待对象是否符合业务关联要求等），避免超标准或非必要支出。

审核反馈：审核通过后，在审批单上签署意见及姓名，流转至财务部门；审核不通过的，需注明原因并退回申请人补充材料或调整申请内容。

（三）财务部门复核

票据合规性检查：财务人员核对费用附件是否齐全（如合规票据、合同等），票据抬头、金额、日期等信息是否与申请单一致，是否存在涂改、过期等不规范情况。

标准符合性校验：对照企业《费用管理制度》，核查费用是否超出报销标准（如差旅住宿标准、招待费用限额等），超标准部分需申请人说明原因并附审批依据。

数据准确性核对：保证申请单中的金额计算无误（如合计金额、税费分摊等），附件总金额与申请金额一致。复核通过后签署意见，流转至对应审批权限的领导；复核不通过的，注明问题点并退回申请人。

（四）分级审批执行

根据企业权限矩阵，由不同层级领导完成最终审批：

常规费用（如日常办公支出、金额≤5000元）：由部门负责人及财务负责人审批即可生效。

大额费用（如单笔金额＞5000元或年度预算外支出）：需增加分管副总/总经理审批，必要时提交管理层会议集体审议。

特殊费用（如战略采购、重大项目支出）：需附专项说明材料，经总经理及董事长审批后生效。

审批人需在审批单明确签署“同意”“不同意”或“建议调整”及具体意见，保证审批痕迹可追溯。

（五）审批结果反馈与执行

结果通知：审批完成后，由行政部或财务部门通过系统、邮件或电话通知申请人审批结果。审批通过的，告知后续报销流程；审批不通过的，说明具体原因及修改建议。

费用报销：申请人凭审批通过的申请单及附件，在规定时限内（如费用发生后的15个工作日内）至财务部门办理报销手续，财务部门核对无误后安排支付。

资料归档：审批单、附件、支付凭证等资料由财务部门统一编号、存档，保存期限不少于3年，便于后续审计或查询。

三、费用申请审批单模板

企业费用申请审批单

基本信息

申请单编号

（系统自动/手动填写）

申请人*

所属部门

申请日期

年月日

费用类型□办公费用□差旅费用□业务招待□采购费用□员工相关费用□其他：______

费用明细

序号

费用项目

金额（元）

用途说明

附件名称及数量

1

2

3

合计金额

（大写）：

（小写）：

审批流程

审核环节

审核意见

签名

日期

部门负责人审核

年月日

财务部门复核

年月日

一级审批（如需）

年月日

二级审批（如需）

年月日

最终审批

年月日

备注事项|1.其他需说明的特殊情况：_________________________2.附件清单：_________________________|

四、关键注意事项说明

信息填写规范：申请单中的费用项目、金额、用途等信息需真实、清晰，不得模糊填写（如“办公杂费”“其他支出”等），需具体说明费用内容（如“采购A4纸10包，单价元”）。

附件要求：所有费用支出必须附相关证明材料，如采购费用需附合同及报价单，差旅费用需附行程单及住宿凭证，业务招待需附招待对象及事由说明，保证附件与申请单内容一致。

审批时效：各部门需在收到申请后的1-2个工作日内完成审核，紧急费用（如突发维修、应急采购）可启动“绿色通道”，但需在事后3个工作日内补全审批流程。

权限管理：审批人需严格按照企业权限矩阵执行审批，不得越权审批；特殊情况需越级审批的，须在审批单中注明原因并经更高层级领导确认。

保密要求：费用审批信息（如金额、用途、审批意见等）属企业内部敏感信息，相关人员需严格遵守保密规定，不得向无关人员泄露。

合规底线：严禁虚构费用、拆分报销、超标准支出等违规行为，一经发觉将按企业制度追究责任，情节严重者将移交相关部门处理。