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采购流程管理标准模板综合版

一、适用范围与典型应用场景

部门月度常规物资采购（如文具、设备耗材）

新产品研发所需原材料批量采购

办公场地装修、IT系统搭建等工程服务采购

突发需求下的紧急采购（如设备故障维修配件）

二、标准操作流程详解

采购流程需遵循“需求驱动、预算控制、合规优先、全程留痕”原则，分为以下7个核心步骤：

（一）需求提出与确认

发起申请：需求部门根据工作计划或实际需要，填写《采购需求申请表》（详见模板一），明确采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额、用途、期望交付时间等信息，由部门负责人*签字确认后提交至采购部门。

需求初审：采购部门收到申请后，1个工作日内完成初审，重点核对需求合理性（如是否重复采购、规格是否明确）、预算匹配度（是否超部门年度预算），必要时与需求部门沟通调整需求内容。

需求审批：根据采购金额分级审批（示例，企业可根据自身规模调整）：

金额≤5000元：需求部门负责人*审批

5000元＜金额≤50000元：需求部门负责人+采购经理双审批

金额＞50000元：需求部门负责人+采购经理+财务总监+总经理审批

审批通过后，需求正式立项；审批不通过，退回需求部门修改。

（二）供应商寻源与评估

供应商寻源：采购部门根据需求类型，通过以下方式筛选供应商：

公开渠道：行业招标平台、供应商库、企业官网公开招募

邀请方式：定向邀请3-5家合作良好或资质齐全的供应商参与

紧急采购：从合格供应商库中快速筛选，保证响应时效

供应商资质审核：要求供应商提供营业执照、相关资质证书（如ISO认证、行业许可证）、过往合作业绩证明等，采购部门审核资质真实性及有效性，形成《供应商资质审核表》（详见模板二）。

询价与比价：向通过资质审核的供应商发出《询价函》（详见模板三），明确需求细节、报价截止时间、报价要求（含单价、总价、税费、交付周期等）。收集报价后，采购部门组织比价分析，形成《供应商比价评估表》（详见模板四），重点评估价格合理性、交付能力、质量保障、服务条款等。

确定供应商：根据比价结果，选择综合最优供应商（价低质优者优先），金额＞20000元的采购需至少2家供应商报价，最终结果由采购经理*审批确认。

（三）采购订单下达

合同/订单拟定：与选定的供应商签订《采购合同》（模板五，金额≤10000元可简化为《采购订单》），明确双方权利义务，包括：物品/服务明细、数量、单价、总金额、交付时间与地点、质量标准、验收方式、付款条件、违约责任等。

订单审批：采购合同/订单按以下流程审批：

采购专员拟定→采购经理审核→法务部门（如涉及）审核→财务部门审核→总经理*（金额＞50000元时）审批

订单下达：审批通过后，采购部门向供应商正式发出《采购订单》，同步将订单复印件抄送需求部门、财务部门，作为后续验收、付款的依据。

（四）订单执行与交付跟踪

交付跟进：采购专员*定期与供应商沟通交付进度，保证按订单约定时间、地点交付。如遇延迟，供应商需提前3个工作日书面说明原因及新交付时间，采购部门评估是否影响需求，必要时启动备选供应商方案。

到货确认：供应商交付时，需求部门与采购部门共同现场核对物品名称、规格、数量、外观等是否与订单一致，签署《到货确认单》（详见模板六），确认无误后方可卸货入库（如涉及）。

（五）验收与质量确认

验收实施：

常规物品：需求部门根据《采购订单》和《验收标准》（可在合同中明确）进行验收，重点检查数量、规格、质量（如抽样检测、试用等），填写《采购验收单》（详见模板七），验收人*签字确认。

大额/复杂物品（如设备、工程服务）：组织采购部门、使用部门、技术部门（如涉及）联合验收，必要时邀请第三方机构参与，出具《验收报告》。

异常处理：验收不合格的，需在《采购验收单》中注明不合格项，拍照留存证据，2个工作日内通知供应商整改或退货；供应商未及时响应的，采购部门启动供应商考核机制（详见模板八），情节严重的纳入黑名单。

（六）付款结算

票据核对：供应商提交合规付款凭证（如发票、验收单、合同复印件等），财务部门核对票据信息与订单、验收单一致，确认无误后填写《付款申请单》（详见模板九）。

付款审批：付款申请按以下流程审批：

需求部门负责人（确认服务已到位）→采购经理（确认订单执行无误）→财务总监（审核票据合规性）→总经理（金额＞50000元时）审批

款项支付：审批通过后，财务部门按约定方式（银行转账、支票等）支付款项，付款完成后在《采购订单》上标注“已付款”，同步更新采购台账。

（七）档案归档

采购完成后，采购部门负责整理全流程资料（含需求申请表、审批文件、供应商资质、报价单、合同/订单、验收单、付款凭证等），按“一单一档”原则分类归档，保存期限不少于3年（重要项目档案保存不少于5年），便于后续追溯与审计。

三、核心管理表格模板