合同审核管理标准化流程工具.docVIP

合同审核管理标准化流程工具手册

一、适用范围与应用场景

本工具适用于各类企业、事业单位及社会组织在合同全生命周期管理中的标准化审核工作，具体场景包括但不限于：

日常合同签署：采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同等常规业务合同的审核；

重大合同管控：投资并购合同、战略合作协议、重大工程项目合同等高风险合同的专项审核；

合同变更与续签：已生效合同的补充协议、变更条款、续签意向的合规性审查；

跨部门协作：业务部门发起合同需求后，法务、财务、风控等部门的协同审核流程。

通过标准化流程，可统一审核标准、降低合规风险、提升合同管理效率，保证合同内容合法合规、权责清晰、可执行性强。

二、标准化操作流程详解

（一）合同接收与初步登记

操作人：行政/法务专员（合同管理员）

操作内容：

合同接收：通过邮件、OA系统或纸质提交方式接收合同文本，核对合同基本信息（合同名称、签订方、合同类型、金额、签订日期等）是否完整，附件（如对方资质文件、技术协议等）是否齐全。

登记编号：按照“年份+部门+合同类型+序号”规则赋予合同唯一编号（例如：2024-采-销-001），并在《合同接收登记表》（见表1）中记录合同基本信息、接收时间、接收人、初审对接人等。

初审分配：根据合同类型（如采购、销售）或金额大小，分配至对应业务部门进行初步审查，明确初审时限（一般不超过2个工作日）。

（二）业务部门初步审查

操作人：业务部门负责人/业务专员

审查重点：

主体资格核查：

对方当事人是否为合法注册的法人/组织，营业执照是否在有效期内，经营范围是否覆盖合同业务内容；

自然人签订合同时需核查身份证件真实性及民事行为能力。

业务条款合理性：

合同标的、数量、质量、价格、履行期限、交付方式等业务条款是否符合实际需求，与前期沟通记录是否一致；

付款条件、验收标准、违约责任（如逾期交货、质量不达标的处理方式）是否明确，是否存在业务逻辑漏洞。

风险初步评估：

判断合同是否存在履约风险（如对方履约能力不足、市场波动影响价格等），提出初步处理意见（如“同意审核”“需补充条款”“建议终止”）。

输出结果：填写《合同初审意见表》（见表2），明确“通过/不通过/修改后重审”意见，连同合同文本提交至法务部门。

（三）法务部门专项审查

操作人：法务专员/法务经理

审查重点：

法律合规性：

合同内容是否符合《民法典》《公司法》《合同法》等法律法规及行业监管要求；

格式条款是否公平，是否存在“霸王条款”（如排除对方主要权利、加重对方责任）。

条款严谨性：

合同主体、标的、权利义务、违约责任、争议解决方式（仲裁/诉讼管辖地）、生效条件等核心条款是否清晰、无歧义；

专业术语（如“不可抗力”“知识产权归属”）是否定义准确，避免后续争议。

风险点排查：

保密条款、知识产权条款、责任限制条款是否完整；

担保、保险等增信措施是否到位，是否存在法律纠纷隐患。

输出结果：出具《合同法律审查意见书》，列明法律风险点及修改建议，对重大风险合同（如金额超千万、涉及核心业务）需组织法务会议讨论，形成最终意见。

（四）财务部门交叉审核

操作人：财务负责人/财务专员

审查重点：

财务条款合规性：

合同金额、付款方式（预付款/进度款/尾款比例）、开票信息、税费承担等是否符合公司财务制度及税务法规；

大额合同需评估资金流动性风险，保证付款节奏与公司现金流匹配。

成本与收益合理性：

价格是否基于市场调研或第三方评估，是否存在虚高成本或不合理定价；

对于长期合同，需分析通胀、汇率等变动对财务的影响，建议调整价格浮动机制。

发票与支付衔接：

明确发票类型（增值税专用/普通发票）、开具时间及交付方式，保证税务抵扣及资金支付的合规性。

输出结果：填写《合同财务审核意见表》（见表3），标注“财务审核通过”或提出修改意见（如“调整付款比例”“补充税务条款”），反馈至法务部门汇总。

（五）风险综合评估与审批决策

操作人：法务部门牵头，联合业务、财务部门

操作内容：

意见汇总：法务部门整合业务初审、法务审查、财务审核意见，形成《合同审核意见汇总表》（见表4），明确各环节风险点及修改建议。

风险评估等级判定：

低风险：常规合同，无重大法律或财务风险，条款清晰；

中风险：存在部分条款争议或潜在风险，需修改后审批；

高风险：涉及重大利益、法律纠纷或合规隐患，需提交管理层会议审议。

审批流转：

低风险合同：由法务负责人、业务负责人双签审批；

中风险合同：增加财务负责人审批，必要时分管副总签字；

高风险合同：提交总经理办公会或董事会审议，形成最终审批意见。

输出结果：出具《合同审批意见书》，明确“批准签署”“修改后重审”“不予批准”结论，并反馈至合同管理员。

（六）合同签署与用印管理

操作人：合同管理员/行政专员

操作内容：

文本最终确认：根据审批意见修改合同文