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会议策划及执行标准模板

一、适用范围与核心价值

二、全流程操作指引

（一）会议筹备阶段：明确目标与框架

界定会议核心目标

明确会议需解决的核心问题（如决策事项、信息同步、方案研讨等），避免目标模糊导致会议偏离方向。

示例：项目启动会目标为“明确项目分工、关键节点及风险应对措施”；季度总结会目标为“复盘季度业绩、分析问题并制定下季度行动计划”。

确定会议基本信息

初步拟定会议名称、时间（建议避开工作高峰期，如周一上午或周五下午）、地点（线上/线下，线下需考虑交通便利性、场地容量）、预计时长（根据议程内容合理分配，一般不超过2小时）。

确定会议类型（决策型、研讨型、告知型等），匹配对应形式（如圆桌讨论、分组研讨、主题汇报等）。

筛选参会人员

根据会议目标列出必要参会者（决策人、执行人、相关业务负责人等），避免无关人员参会导致资源浪费。

明确主持人（需控场能力强、熟悉议程）、记录人（负责整理会议纪要），提前与相关人员确认时间可行性。

成立筹备工作组

设立筹备小组，明确分工：总协调人（统筹全局）、物料组（负责场地、设备、资料等）、宣传组（负责通知、预热，若需）、接待组（负责嘉宾接待，若需）。

（二）会前准备阶段：细化执行细节

制定详细会议议程

按时间顺序拆分会议环节，明确每个环节的主题、负责人、时长、产出物（如“方案讨论：30分钟，*经理主导，输出初步修改意见”）。

议程需提前发送给参会者，预留10-15分钟自由交流或临时议题时间。

发送正式会议通知

通知内容需包含：会议目标、议程、时间/地点/（线上）、参会人员、需提前准备的资料（如“请各部门携带Q3数据报表”）、联系人及联系方式。

线上会议需提前测试平台稳定性（如腾讯会议、Zoom），并发送参会指南（含软件、登录流程）。

准备会议物料与设备

物料清单（详见“关键工具模板-表3”）：包括签到表、会议资料（纸质/电子）、文具（笔、便签纸）、饮用水、横幅/背景板（若需）、礼品（若为表彰或客户会议）。

设备调试：提前1-2小时到场测试投影仪、麦克风、音响、灯光、网络等，保证PPT、视频等素材可正常播放；线上会议需提前测试麦克风、摄像头共享、屏幕录制功能。

确认嘉宾与特殊需求

若有外部嘉宾/重要领导，需提前1天再次确认行程，安排接送（若需）、休息室等。

收集参会者特殊需求（如素食、无障碍设施、同传翻译等），提前协调落实。

（三）会议执行阶段：控场与记录并重

签到与入场引导

线下会议：设置签到处，发放会议资料、胸卡（标注姓名+部门），引导参会者入座；提前10分钟提醒就座，播放暖场音乐或会议主题PPT。

线上会议：提前15分钟开启会议室，主持人引导参会者测试设备，提醒开启摄像头（若需），维持入场秩序。

开场与议程推进

主持人开场：明确会议目标、议程及时长要求，强调会议纪律（如手机静音、发言聚焦主题）。

按议程逐项推进，严格控制各环节时长（可安排计时员提醒）；主持人需适时引导发言，避免跑题或少数人垄断话语权，保证每位参会者均有表达机会（尤其研讨型会议）。

关键环节记录与决策确认

记录人实时记录：重点记录讨论要点、分歧点、最终决议、行动项（含负责人、完成时间）。

决策事项需当场确认（如“以上决议是否通过？请举手示意”），避免模糊表述。

突发情况处理

设备故障：立即启用备用设备（如备用麦克风、投影仪），或临时调整议程（如先进行无需设备的环节）。

人员迟到/缺席：主持人可根据情况决定是否等待，或委托记录人会后同步会议纪要。

讨论激烈/争执：主持人及时介入，引导回归理性，采用“先观点后方案”的讨论顺序，必要时休会10分钟再重启。

（四）会后总结阶段：闭环与优化

整理会议纪要与资料

会议结束后24小时内，记录人整理会议纪要，内容包括：会议基本信息、议程执行情况、关键讨论内容、决议事项、行动项（负责人+deadlines）、附件（如PPT、照片）。

纪要需经主持人审核无误后，于48小时内发送给所有参会者及相关方。

跟进行动项落实

总协调人建立行动项跟踪表（详见“关键工具模板-表5”），每周更新进度，对逾期未完成的及时提醒负责人，保证会议成果落地。

会议效果评估与复盘

发放会议反馈表（详见“关键工具模板-表4”），收集参会者对议程设置、时间控制、会议效果、后勤保障等方面的评价。

筹备组召开复盘会，总结本次会议的优点与不足（如“议程时间分配不合理，导致方案讨论未充分”），形成改进清单，应用于后续会议优化。

三、关键工具模板

表1：会议基本信息表

项目

内容说明

示例

会议名称

需体现主题与类型

2024年Q3销售目标启动会

会议目标

明确需达成的核心成果

确定Q3各区域销售指标及激励方案

时间

具体日期+起止时间（精确到分钟）

2024年7月15日14:00-16:00

地点/

线下需写具体会议室，线上需附会