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财务报销申请流程审核标准模板

一、适用范围与场景说明

本模板适用于企业内部员工因公产生的各项费用报销场景，涵盖但不限于：日常办公费用（如办公用品、通讯费）、差旅费用（如交通、住宿、市内交通）、业务招待费用（如客户餐费、活动支出）、市场推广费用（如广告宣传、物料制作）及其他经公司批准的合规支出。

适用对象：全体正式员工、实习生（需经部门负责人额外审批）、外部协作人员（需提供合作合同及费用结算说明）。

特殊场景：预借备用金、跨部门分摊费用、超预算报销等特殊情况，需提前向财务部提交书面说明，经分管副总审批后方可启动报销流程。

二、报销申请全流程操作指南

（一）第一步：报销材料准备

基础凭证收集

取得合法合规的费用原始凭证：包括但不限于增值税发票（需为“增值税专用发票”或“增值税普通发票”，发票抬头、税号、项目名称需与公司信息完全一致）、财政票据（如行政事业性收费收据）、行程单（机票、高铁票）、消费明细（如酒店账单、餐饮小票）、付款凭证（如银行转账记录、刷卡凭证）等。

发票要求：发票需加盖销售方发票专用章，字迹清晰，无涂改、撕毁、污损；若发票丢失，需提供由销售方盖章的“发票遗失证明”及消费记录，经部门负责人审批后方可报销（单张金额超5000元需额外提交总经理审批）。

辅助材料整理

差旅费报销：需附《出差审批单》（注明出差事由、时间、地点、交通工具、预算金额）、住宿清单（需含入住及退房日期）、会议通知或客户邀请函（如有）。

业务招待费：需附《招待费用申请表》（注明招待对象、事由、人数、标准）、消费清单（如菜单复印件），且招待对象需为公司客户、合作伙伴或业务关联方。

办公用品采购：需附《采购申请单》（经部门负责人审批）、供应商报价单（单次采购金额超2000元需提供）及物品验收单（由行政部或指定人员签字确认）。

（二）第二步：填写报销申请表

登录公司OA系统或财务共享平台，进入“报销管理”模块，选择对应费用类型的报销单模板（如“差旅费报销单”“日常费用报销单”）。

基础信息填写：

申请人姓名、所属部门、员工编号、联系方式；

报销周期（如“2024年X月X日至2024年X月X日”）；

费用归属部门（若为跨部门项目，需注明各分摊比例及对应部门）。

费用明细录入：

按费用类别逐项填写：每笔费用需注明“费用日期”“费用类型”（下拉选择，如“交通费”“住宿费”“招待费”）“费用金额”“费用事由”（需简洁明了，如“项目客户洽谈差旅费”“部门办公用品采购”）；

附件清单：需所有原始凭证的扫描件或照片，每项附件需注明“凭证名称”“张数”“金额”（如“增值税发票，1张，金额500元”）。

计算与勾稽关系核对：

系统自动汇总总金额，需手工复核小计、合计金额是否准确；

若涉及预算控制，需核对本次报销金额是否在部门预算范围内（超预算部分需提前提交《预算调整申请表》）。

（三）第三步：部门负责人审核

申请人完成报销单填写后，提交至部门负责人审批。

审核要点：

真实性审核：确认费用是否因公发生，事由是否与部门业务相关（如销售部门招待费需关联具体客户或项目）；

合规性审核：检查附件是否齐全、发票是否符合要求、费用标准是否超标（如差旅住宿标准参照公司《员工差旅管理办法》，高管住宿标准不超过800元/晚，普通员工不超过400元/晚）；

预算审核：确认部门剩余预算是否充足，超预算费用是否有书面审批文件。

审核通过后，部门负责人在OA系统中“同意”，并备注审核意见（如“属实，同意报销”）；若审核不通过，需注明退回原因（如“发票抬头错误，请重新开具”“事由不清晰，补充说明”），并退回申请人修改。

（四）第四步：财务部审核

部门审批通过后，报销单流转至财务部，由财务专员（或共享中心财务）进行专业审核。

审核要点：

凭证合规性：核验发票真伪（通过“国家税务总局增值税发票查验平台”查验）、发票抬头、税号、项目名称是否与公司信息一致；发票类型是否与费用匹配（如餐饮费不得开具“办公用品”发票）；

金额准确性：复核报销单金额与发票、附件金额是否一致，计算是否无误（如报销差旅费时，交通费+住宿费+补助需与原始凭证总额匹配）；

政策符合性：检查费用是否符合税法规定（如业务招待费按实际发生额的60%扣除，最高不超过年销售收入的5‰）、公司财务制度（如“费用需在发生后30日内提交报销，逾期不予受理”）；

附件完整性：确认所有必需附件是否齐全（如差旅费需附出差审批单，招待费需附招待申请表）。

审核通过后，财务专员在系统中标记“审核通过”，并报销编号；若审核不通过，注明具体退回原因（如“发票代码错误，作废重开”“未附出差审批单”），退回申请人补充材料。

（五）第五步：领导审批（根据金额分级）

根据公司《财务审批权限表》，报销金额对应不同层级领导审批：

金额≤5000元：由部门负责人审批（已在第三步完成）