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合同与协议审查管理工具使用指南
一、适用业务场景
本工具适用于企业法务部门、业务部门及相关协作方对各类合同与协议的标准化审查管理，具体场景包括但不限于：
日常业务合同审查：采购合同、销售合同、服务合同等常规业务协议的合规性与风险把控；
专项协议审核：合作协议、保密协议、知识产权协议等具有特殊条款的协议审查；
跨部门协作审查：涉及多部门（如法务、财务、业务）共同参与的合同联合评审；
合同模板管理：企业标准合同模板的制定、更新及使用规范；
历史合同复盘：已履行完毕合同的归档分析，优化后续审查标准。
二、标准化操作流程
流程目标：保证合同审查全流程规范、高效，降低法律风险，保障企业权益。
第一步：合同接收与初步登记
操作内容：
业务部门发起合同审查需求，通过指定渠道（如OA系统、邮件）提交合同文本及《合同审查申请表》（含合同背景、合作方信息、核心诉求等）；
法务部门接收材料后，1个工作日内完成初步登记，核对合同基本信息（如合同编号、名称、金额、签订主体等）是否完整，材料不全的及时退回补充。
责任人：法务专员（接收）、业务部门对接人（提交材料）；
输出物：《合同审查登记台账》（含合同编号、提交日期、预计完成时间、当前状态等）。
第二步：合规性与完整性筛查
操作内容：
审查合同主体是否适格（合作方是否为合法存续的企业、是否具备相应资质，需提供营业执照复印件等证明文件）；
检查合同必备条款是否完整（如当事人信息、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限地点方式、违约责任、争议解决方式等）；
核对合同是否违反法律法规强制性规定或企业内部制度（如超权限签订、未经审批等）。
责任人：法务专员；
输出物：《合同初步筛查表》（标注缺失条款、合规风险点及处理建议）。
第三步：核心条款深度审查
操作内容：
权利义务条款：明确双方权利义务是否对等，避免单方约束性条款（如“乙方需承担全部违约责任”）；
价款与支付条款：审查金额计算方式是否清晰、支付条件是否合理（如预付款比例、质保金约定）；
履行期限与方式：明确交付时间、验收标准及流程，避免模糊表述（如“尽快交付”“甲方满意为准”）；
违约责任条款：核对违约金是否合理（一般不超过实际损失的30%），是否约定违约责任触发条件及计算方式；
争议解决条款：明确争议解决方式（仲裁/诉讼）、管辖地（优先选择企业所在地或合同履行地）。
责任人：法务专员（主导），财务部门（配合审核价款条款）、业务部门（配合确认履约细节）；
输出物：《合同条款审查清单》（逐项标注条款风险等级、修改意见及法律依据）。
第四步：风险识别与分级
操作内容：
根据条款审查结果，将合同风险划分为三级：
高风险：存在法律漏洞（如主体不适格、违约责任显失公平）、可能造成企业重大损失的条款；
中风险：条款表述模糊、存在履约争议可能，但不必然导致重大损失的条款；
低风险：表述清晰、无实质性法律问题的条款。
针对高风险条款，需优先与业务部门沟通修改方案，必要时与合作方协商调整。
责任人：法务主管（审核风险等级）、法务专员（初步判定）；
输出物：《合同风险识别表》（含风险条款、风险等级、修改建议及责任人）。
第五步：修改反馈与二次审核
操作内容：
法务部门将《合同条款审查清单》《合同风险识别表》反馈至业务部门，要求合作方根据意见修改合同文本；
业务部门收到修改稿后，确认是否满足业务需求，并提交法务部门二次审核；
二次审核重点核查高风险条款是否整改，新增条款是否引入新风险，直至通过审核。
责任人：业务部门（对接修改）、法务专员（二次审核）；
输出物：修订版合同文本、《合同审查修改记录表》（记录修改前后对比及审核意见）。
第六步：审批签署与归档
操作内容：
审核通过的合同，按企业审批流程提交相关负责人（如业务总监、法务总监、总经理）签署；
签署完成后，法务部门负责收集正本合同，扫描电子版存档，并在《合同审查登记台账》中更新状态为“已归档”；
合同正本由档案管理部门统一保管，电子版同步至企业合同管理系统，保证可追溯。
责任人：法务专员（归档）、档案管理员（保管）、审批负责人（签署）；
输出物：签署版合同文本、《合同归档记录表》（含归档日期、保管位置、电子档路径）。
三、配套工具表单
表单1：合同审查申请表
序号
项目
内容要求
1
合同名称
需与合同文本标题一致，如“项目采购合同”
2
合同编号
按企业编码规则填写（如“CG-2024-X”）
3
合作方信息
名称、统一社会信用代码、地址、联系人、联系方式（仅工作电话）
4
合同金额
大小写金额、币种
5
履行期限
起止时间、关键节点（如交付日、验收日）
6
业务背景简述
简要说明签订合同的目的、合作必要性及核心诉求
7
附件清单
列出提交的材料（如合作方资质、技术协议、报价单等）
8
申请人签字
业务部门负责人签字、
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