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2025年IT设备采购费用报销协议

一、协议背景与目的

本协议由[甲方名称]（以下简称“甲方”）与[乙方名称]（以下简称“乙方”）本着平等互利、诚实信用的原则，就甲方员工在2025年度因工作需要采购IT设备所产生的费用报销事宜，达成如下协议。

二、适用范围与定义

1.本协议适用于甲方全体员工（以下简称“员工”）在2025年1月1日至2025年12月31日期间，因履行工作职责，以员工个人名义垫付的、符合甲方采购流程及财务制度的IT设备采购费用。

2.本协议所指IT设备包括但不限于电脑（台式机、笔记本电脑）、显示器、打印机、复印机、扫描仪、移动硬盘、路由器、网络摄像头、手机等与工作相关的硬件设备。具体设备清单及型号要求需符合甲方IT部门的相关规定。

3.垫付款项指员工在获得甲方批准（如适用）后，为完成工作任务而预先垫付的IT设备购买款项。

4.报销申请指员工按照本协议规定流程，提交购买凭证及相关说明，申请甲方返还其垫付款项的行为。

5.费用报销标准指甲方根据公司财务制度及IT设备市场价格所制定的，用于核算和审批员工IT设备采购费用报销金额的标准。

三、报销条件与流程

1.员工采购IT设备应优先考虑公司现有资产配置，确因工作需要且公司无法提供或设备无法满足要求时，方可按本协议进行个人垫付和报销。

2.员工原则上应通过正规渠道购买符合甲方质量要求的IT设备。禁止购买假冒伪劣、未经许可的软硬件产品。

3.对于单价较高或非紧急需求的IT设备，员工在垫付前应向部门负责人及IT部门提出申请，获得批准后方可购买。具体审批流程由甲方另行规定。

4.员工完成设备采购后，应在十五个工作日内，通过甲方指定的报销系统或财务部门认可的途径提交报销申请。

5.报销申请应包含以下内容：报销申请表（注明设备名称、型号、数量、购买日期、总金额、供应商信息等）；正规发票（增值税专用发票或普通发票）原件及复印件；设备购买合同或订单（如发票信息不全）；设备验收单或使用说明（证明设备已投入使用）；部门负责人及IT部门（如需）的审批意见；其他甲方认为必要的证明文件。

6.甲方财务部门收到报销申请后，将核对申请材料是否齐全、合规，并对照费用报销标准进行金额审核。财务部门可要求员工补充相关资料或进行说明。

7.审核通过后，报请部门经理、财务总监等审批。

8.报销申请获得最终批准后，甲方财务部门应在十个工作日内，通过银行转账等方式将报销款项支付给员工指定的银行账户。支付金额以实际发票金额和甲方审批确认的金额为准，多退少补。

四、费用报销标准

1.甲方将参考设备市场公允价格、官方渠道报价或公司内部制定的参考价格进行报销审核。具体参考价格列表由甲方IT或财务部门定期更新并提供。

2.对于特定类型的IT设备，甲方可能设定最高报销金额限制。超出部分的费用由员工自行承担。

3.本协议可能规定某些情况下的报销并非100%实报实销，例如，根据设备残值或公司政策给予一定比例的补贴等，具体计算方式由甲方明确说明。

4.对于价值较高且允许折旧报销的设备，可能涉及残值扣除。残值计算方法及扣除标准由甲方财务制度规定。

五、员工权利与义务

1.员工享有按照本协议规定流程申请IT设备采购费用报销的权利。

2.对报销流程、审批结果有疑问时，有权向甲方财务或人力资源部门咨询。

3.确保所采购的IT设备符合工作需要，并按规定流程获得必要的内部批准（如适用）。

4.如实、完整地提交报销申请材料，保证所提供资料的真实性和合法性。

5.妥善保管所购设备的所有相关文件（发票、合同、验收单等）。

6.个人垫付的款项应优先使用个人资金，确有困难需向公司申请借款的，应遵循公司相关借款制度。

7.若因工作调动、离职等原因离开公司，需按公司规定处理已报销的IT设备，可能涉及归还设备或折旧补偿，具体处理方式依据公司资产管理制度执行。

六、甲方权利与义务

1.有权对员工的报销申请进行审核，并依据公司制度决定是否批准及批准金额。

2.对不符合规定或虚假的报销申请，有权拒绝支付并要求员工退回相关款项。

3.有权根据业务发展需要，适时修订本协议内容及相关的报销标准，修订后的内容将另行通知。

4.提供清晰、明确的报销流程指引和费用标准。

5.按照本协议约定，及时、准确地处理员工的报销申请并支付款项。

6.为员工提供必要的报销咨询和指导。

7.严格保管员工的报销信息和财务数据，确保信息安全。

七、协议期限

本协议有效期为2025年1月1日至2025年12月31日。期满后，若甲方仍需此项安排，双方可另行协商续签事宜。

八、违约责任

1.员工提供虚假信息、伪造单据等骗取报销款项的，甲方有权要求员工全额退回已报销款项，并视情