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销售订单管理流程模板与执行指南

一、引言

销售订单是企业与客户之间正式的业务凭证，贯穿销售、仓储、物流、财务等多个环节，其管理效率直接影响客户满意度、资金周转率及运营成本。为规范销售订单全流程操作，减少沟通成本与人为错误，特制定本流程模板与执行指南，帮助企业构建标准化、可追溯的订单管理体系，提升业务协同效率与风险防控能力。

二、适用场景与业务价值

（一）适用场景

本指南适用于各类商贸企业、制造型企业销售部门、电商平台运营团队等涉及销售订单、审核、执行、回款全流程管理的业务场景，具体包括但不限于：

客户线下/线上询价后的订单确认；

销售合同转化为执行订单；

促销活动、定制化产品的订单处理；

跨区域/多渠道销售订单的协同管理。

（二）业务价值

流程标准化：明确各环节职责与操作标准，避免“职责不清、流程混乱”；

效率提升：减少重复沟通与人工校验，缩短订单处理周期；

风险防控：通过订单审核、库存校验等环节，降低超卖、错发、回款延迟等风险；

数据支撑：积累订单历史数据，为销售预测、库存管理、客户分析提供依据。

三、销售订单管理全流程操作步骤

（一）步骤1：客户需求确认与订单接收

责任人：销售代表*

操作说明：

需求收集：通过电话、邮件、系统对接等方式，明确客户需求，包括产品名称/规格、数量、交货期、收货地址、付款方式、特殊要求（如包装、标签等）。

需求确认：将收集的信息整理为《客户需求清单》，与客户二次确认，保证双方理解一致（例如：“贵司需采购A产品100件，规格为型，交货期为下单后5个工作日，收货地址为市区路号，对吗？”）。

订单接收：客户确认需求后，通过邮件、系统或书面形式接收订单（若客户提供订单模板，需按模板填写；若未提供，使用本指南附件1《销售订单（模板）》）。

输出物：《客户需求清单》、客户原始订单（如有）。

（二）步骤2：订单信息录入与初步审核

责任人：订单专员*

操作说明：

信息录入：在订单管理系统（如ERP、CRM）中录入订单信息，内容包括：

订单基本信息：订单编号（自动）、订单日期、客户名称/编号、联系人、联系电话、收货地址、交货日期；

商品明细：商品编码、商品名称、规格型号、单位、数量、单价、金额（需与客户确认信息一致）；

费用信息：运费、折扣金额、总金额（大写+小写）；

备注信息：客户特殊要求、内部备注（如“优先生产”）。

初步审核：检查录入信息是否完整、准确，重点核对：

客户信息是否与档案一致（避免发错地址）；

商品数量、单价、金额计算是否正确；

交货期是否可满足（结合当前生产/库存计划）。

异常处理：若信息不完整或错误，及时联系销售代表*补充修正，修正后重新审核。

输出物：系统内订单数据、《订单初步审核表》（附件2）。

（三）步骤3：订单跨部门审核

责任人：销售经理、财务审核员、仓库主管*

操作说明：

销售审核（销售经理*）：

审核订单金额是否在客户信用额度内（若超出，需上报销售总监*审批）；

审核交货期是否合理，必要时协调生产/仓储部门调整；

审核价格政策是否符合公司规定（如促销折扣、客户协议价）。

财务审核（财务审核员*）：

审核付款方式是否符合公司政策（如预付款、账期）；

核对客户历史回款记录，是否存在逾期未付情况；

审核开票信息（如纳税人识别号、地址电话）是否准确。

库存审核（仓库主管*）：

查询库存系统，确认商品库存是否充足（库存充足则直接进入备货环节；库存不足则触发“缺货处理流程”）。

审核结果：

全部通过：在系统中“审核通过”，订单进入执行阶段；

部分驳回：注明驳回原因（如“库存不足”“信用额度超限”），退回订单专员*修改，修改后重新审核；

特殊审批：如超信用额度、特殊价格等，需提交公司分管领导*审批，审批通过后执行。

输出物：系统审核记录、《订单审批表》（附件3，需签字确认）。

（四）步骤4：订单执行与备货发货

责任人：仓库管理员、物流专员

操作说明：

备货指令：订单审核通过后，系统自动《备货单》（或仓库根据打印订单备货），仓库管理员*按单备货，遵循“先进先出”原则。

库存处理：

库存充足：备货完成后，在系统中更新库存数量，《出库单》；

库存不足：触发“缺货处理”，仓库管理员及时通知销售代表，由销售代表*与客户沟通调整交货期或订单数量，同步更新订单信息。

发货准备：

仓库管理员*按《出库单》拣货、复核，保证商品与订单信息一致（数量、规格、批次）；

物流专员*联系物流公司，确定发货方式（如快递、整车运输），打印《发货单》（含物流单号），并粘贴在商品包装外。

发货确认：商品发出后，物流专员在系统中更新订单状态为“已发货”，同步将物流单号发送给销售代表，由销售代表*告知客户。

输出物：《备货单》、《出库单》、《发货单》、物流单号。

（五）步骤5：订单交付与客户签收

责任人：销售代表*、客户

操作说明：