会议记录与跟进反馈管理标准化模板.docVIP

会议记录与跟踪反馈管理标准化模板

一、本模板的应用场景

本标准化模板适用于各类企业内部会议场景，包括但不限于：

常规例会：如部门周例会、月度总结会、季度规划会等，用于同步工作进展、明确阶段性目标；

专项会议：如项目启动会、需求评审会、问题研讨会等，聚焦特定议题的讨论与决策；

跨部门协调会：涉及多部门协作的推进会议，用于明确职责分工、解决资源冲突；

高层决策会：如战略研讨会、年度目标设定会等，记录关键决策与后续执行方向。

通过使用本模板，可规范会议记录格式、保证信息完整，同时通过跟踪反馈机制推动会议决议落地，提升会议效率与执行效果。

二、标准化操作流程

（一）会前准备阶段

明确会议目的与议题

会议组织者需提前1-2天确定会议核心目标（如“明确Q3产品迭代计划”“解决跨部门协作流程卡点”），并梳理具体议题（建议每个议题聚焦单一核心问题，避免发散）。

示例议题清单：

议题1：Q3核心功能优先级排序

议题2：市场部与研发部需求对接流程优化

议题3：客户反馈问题响应时效提升方案

确定参会人员与角色

明确主持人（负责把控会议节奏、引导讨论）、记录人（负责使用本模板记录关键信息）、核心参会人（议题相关决策人或执行人）及列席人员（可提供信息但无需决策）。

提前3天通过邮件/企业发送会议通知，包含会议主题、时间、地点（或线上会议）、议题清单及会前需准备的资料（如数据报表、方案初稿）。

准备会议记录工具

记录人提前熟悉本模板表格（可打印纸质版或电子版），保证设备（录音笔、电脑等）正常工作，必要时提前测试线上会议共享功能。

（二）会中记录阶段

记录会议基本信息

在“会议基本信息表”中填写会议名称（如“2024年Q3产品规划启动会”）、会议编号（按规则编码，如“PROD-202406-001”）、时间（精确到分钟，如“2024年6月15日14:00-16:30”）、地点（如“3楼会议室A”或“腾讯会议”）、主持人（如“”）、记录人（如“”）等基础信息。

逐项记录议题讨论内容

针对“会议议题与讨论记录表”，按议题顺序记录：

讨论要点：客观呈现参会人核心观点（避免主观评价，用“提出：需优先考虑客户A的需求”“赵六补充：当前技术资源难以支持3个功能并行开发”等表述）；

关键决议：明确会议达成的共识（如“决议：Q3优先开发功能X、Y，功能Z延后至Q4”）；

待确认事项：对未达成一致的议题，记录待补充信息或下次会议讨论方向（如“待确认：市场部需在6月20日前提供客户需求优先级调研数据”）。

明确行动项（核心环节）

在“行动项跟踪表”中逐条记录会议需落地执行的任务，保证包含以下要素：

行动项描述：具体任务内容（如“完成客户需求优先级调研报告”）；

负责人：明确到具体人（如“市场部-*”）；

协作人（可选）：需配合的部门或人员（如“研发部-赵六*”）；

计划完成时间：精确到日期（如“2024年6月20日”）；

交付成果：需输出的结果（如“Word版调研报告，含TOP10需求清单”）。

讨论行动项时，需当场与负责人确认时间可行性，避免后续执行推诿。

（三）会后整理阶段

24小时内完成记录初稿

记录人根据会中笔记及录音（如需），整理会议记录，保证信息准确、语言简洁，重点突出“决议”与“行动项”。

初稿完成后，发送给主持人及核心参会人核对，重点检查：讨论要点是否客观、行动项是否完整、负责人与时间是否无误。

确认并分发正式记录

主持人核对无误后，在“会议记录与讨论记录表”签字（或电子确认），正式版记录需在48小时内分发至所有参会人及相关部门抄送人（如部门负责人、项目组相关成员）。

归档会议资料

将正式会议记录（含附件，如演示PPT、调研报告等）按“年份-月份-会议类型”分类存档（如“2024-06/产品规划会议/”），电子版存至共享服务器（如企业网盘），纸质版交行政部门统一保管。

（四）跟踪反馈阶段

建立行动项跟踪台账

以“行动项跟踪表”为核心工具，记录人每周更新一次行动项状态，标注“进行中”“已完成”“已延期”“需支持”等状态，并同步给相关负责人及部门领导。

定期提醒与进度同步

对临近截止日期（提前3天）的行动项，记录人通过邮件/企业提醒负责人；对延期行动项，及时反馈给主持人，协调资源解决障碍（如“研发部-赵六*负责的功能开发因设备问题延期，申请申请调配测试资源”）。

闭环管理

行动项完成后，负责人需在“行动项跟踪表”中提交“反馈结果”（如“已完成调研报告，详见附件”），记录人核对交付成果后，将状态更新为“已完成”，并归档相关证明材料（如报告截图、邮件确认等）。

对于周期较长的行动项（如跨月任务），每月在例会中同步一次进展，保证全程可追溯。

三、核心模板表格

（一）会议基本信息表

会议名称

会议编号

时间

地点

形式（线上/线下）

主持人

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