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采购申请审批流程表标准化采购流程管理版

一、采购流程标准化管理的应用背景与适用范围

在企业运营中，采购活动是控制成本、保障供应的核心环节。为避免传统采购中存在的流程混乱、审批滞后、权责不清等问题，标准化采购流程管理应运而生。本模板适用于各类企业（含制造业、服务业、事业单位等）的日常采购、项目采购及紧急采购场景，涵盖从需求提报至审批归档的全流程管理，旨在通过规范流程节点、明确岗位职责、强化风险控制，实现采购效率与合规性的双重提升。

二、采购申请审批全流程操作指南

（一）采购需求发起与申请单填写

操作人：需求部门经办人（*）

操作内容：

需求部门根据业务需求（如生产物料、办公用品、服务外包等），填写《标准化采购申请审批表》（详见第三部分模板），保证信息完整：

基本信息：申请部门、申请人、联系方式（*）、申请日期、采购类型（日常/项目/紧急）；

采购明细：物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、预算金额（需符合部门年度预算）、用途说明（需明确“用于项目/日常办公”等）；

附件材料：如技术参数、图纸、历史采购记录（参考用）、供应商比价表（金额≥5000元时需提供至少3家报价单）。

需求部门负责人（*）对采购需求的合理性（如必要性、数量准确性）进行初步审核，签字确认后提交至采购管理部门。

输出结果：填写完整的《标准化采购申请审批表》及附件材料。

（二）采购部门初审与合规性核验

操作人：采购专员（）、采购部门负责人（）

操作内容：

采购专员接收申请材料后，1个工作日内完成初审，重点核验：

采购明细是否符合企业《采购目录》（如是否属于集中采购品类、是否规避招标）；

预算金额是否超出部门预算，超预算部分是否已履行预算调整流程；

附件材料是否齐全（如技术参数是否明确、比价表是否符合要求）。

初审通过后，采购部门负责人审核采购方案的可行性（如是否存在替代方案、供应商资源匹配度），签署意见；若初审不通过，注明原因（如“预算超支，需补充预算调整说明”“规格参数不明确，需重新提供技术文档”）并退回需求部门。

输出结果：初审通过的《标准化采购申请审批表》或退回修改的反馈意见。

（三）财务部门预算与资金审核

操作人：财务专员（）、财务部门负责人（）

操作内容：

财务专员在收到采购部门转来的申请材料后，1个工作日内完成预算审核：

核对申请金额与年度预算指标，确认预算余额是否充足；

审核付款方式是否符合财务制度（如预付款比例、分期付款条件）；

大额采购（≥10万元）需评估资金安排，确认是否影响企业现金流。

财务部门负责人审核后，签署“同意”“不同意”或“建议调整预算”意见。若不同意，需说明理由（如“当月预算已用完，建议次月申请”“付款方式不符合合同管理规定”）。

输出结果：财务部门预算审核意见书。

（四）分级审批与权限管理

操作人：分管领导（）、总经理/院长（）

操作内容：

根据采购金额与类型，实行分级审批（示例）：

小额采购（＜1万元）：由分管领导（*）审批，重点关注需求合理性；

中额采购（1万-5万元）：分管领导（）审核后，由总经理（）审批，重点关注成本效益；

大额采购（≥5万元）：需提交总经理办公会集体审议，会议纪要作为审批附件；

紧急采购（如生产突发故障需立即更换设备）：可先由分管领导（*）口头审批，24小时内补签书面手续，需注明“紧急采购”原因及处理时效。

审批人需在《标准化采购申请审批表》“审批意见”栏签署明确意见（如“同意，按流程执行”“不同意，建议重新比价”），不得签写“阅”“知道”等模糊意见。

输出结果：分级审批意见书（含紧急采购的补签材料）。

（五）审批通过后的流程执行与归档

操作人：采购专员（）、档案管理员（）

操作内容：

采购专员收到最终审批通过的申请表后，2个工作日内启动采购流程：

根据采购类型选择执行方式（如招标、询价、单一来源采购），留存采购过程文件（如招标公告、评标报告、采购合同）；

签订采购合同时需明确“本合同已履行完整审批流程”，并将审批表作为合同附件。

采购完成后，采购专员将《标准化采购申请审批表》（原件）、采购合同、验收单、发票等材料整理成册，提交至档案管理部门。

档案管理员在收到材料后3个工作日内完成归档，建立采购台账（含申请单号、采购内容、金额、审批人、执行结果等），保证可追溯。

输出结果：采购执行文件、归档档案、采购台账。

三、标准化采购申请审批表模板

申请单号

CG-2024-X

申请部门

申请人

*

联系方式

*

申请日期

YYYY-MM-DD

采购类型

□日常□项目□紧急

供应商信息（如有意向）

名称：*联系人：*电话：*

采购明细

序号

物品/服务名称

规格型号

1

2

附件清单

□技术参数文档□比价表（3家以上）□历史采购记录□其他：*

审批流程

部门负责人审核

采购部门审核

财务部门审核