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企业日常事务工作管理模板包

一、适用场景与工作范畴

二、标准化操作流程

（一）会议事务管理流程

会前筹备

确定会议主题、目标、时间（建议提前2-3个工作日通知）、地点及参会人员（含主持人、记录人），明确会议时长（常规会议不超过1.5小时）。

发送会议通知：通过企业内部系统或邮件同步会议信息，包含议程、需提前准备的资料（如项目进度表、方案草案等）。

准备物料：根据议程需要，提前调试投影设备、打印纸质材料、布置会场（如摆放席卡、饮用水等）。

会中执行

签到管理：参会人员提前5分钟入场，使用会议签到表登记姓名、部门、联系方式（电子签到可通过企业扫码工具完成）。

流程把控：主持人按议程主持会议，记录人实时记录讨论要点、决议事项、责任人及完成时限（避免讨论偏离主题，超时议题可延后处理）。

参与要求：参会人员需提前阅读资料，发言简明扼要，手机调至静音或震动模式。

会后跟进

纪要整理：会议结束后24小时内，记录人整理会议纪要，内容包括会议基本信息、议程回顾、决议事项（明确“做什么-谁负责-何时完成”）、待办事项清单。

纪要分发：经主持人审核后，通过企业内部系统将纪要发送至参会人员及相关负责人，抄送部门存档。

进度跟踪：责任人按纪要时限推进任务，记录人每周更新待办事项进度，未按时完成的需说明原因并协调资源支持。

（二）任务与进度管理流程

任务拆解与分配

任务发起：根据工作目标（如“完成Q3产品迭代”），任务发起人明确任务名称、背景、目标成果、起止时间、优先级（高/中/低）。

拆解任务：将复杂任务拆解为可执行的具体子任务（如“产品迭代”拆解为“需求调研-功能设计-开发测试-上线验收”），明确各子任务的依赖关系。

分配责任人：根据部门职责及人员能力，将子任务分配至具体负责人，同步告知任务目标及交付标准（避免模糊表述，如“优化界面”改为“优化首页按钮布局，提升率5%”）。

进度跟踪与反馈

日常反馈：负责人每日通过任务管理系统更新进度（如“进行中-已完成需求调研”“待支持-开发环境搭建中”），遇到问题及时标注并说明需协调的资源（如“需设计部提供UI稿”）。

阶段检查：任务发起人每周组织1次进度同步会，重点关注滞后任务，分析原因并调整计划（如增加人手、延长时限）。

验收标准：任务完成后，负责人提交成果物（如文档、代码、报告等），发起人对照交付标准验收，验收通过则关闭任务，未通过则反馈修改意见并重新验收。

（三）文档与资料管理流程

文档分类与归档

分类标准：按文档类型（制度文件、项目资料、会议纪要、培训资料等）、部门（行政部、市场部、技术部等）、保密级别（公开/内部/秘密）三级分类，建立文档目录树。

命名规范：文档名称统一格式为“部门-类型-主题-版本号-日期”（如“行政部-制度-办公用品管理办法-V2.1），避免使用“最新”“最终”等模糊词汇。

归档要求：纸质文档需分类存放至文件柜，标注分类标签及存档日期；电子文档至企业指定云盘（如企业OneDrive、盘等），设置访问权限（公开文档全员可查，秘密文档仅授权人可访问）。

文档借阅与更新

借阅流程：借阅人填写《文档借阅登记表》，注明文档名称、借阅事由、归还期限，经部门负责人审批后领取/；秘密文档需额外经分管领导审批。

归还要求：借阅期限不超过5个工作日，到期未归还需续借并说明原因；纸质文档归还时检查完整性，电子文档后禁止外传。

更新机制：制度类文件每年review一次，项目资料在项目结项后1个月内归档，过期或失效文档由部门负责人标注“已废止”并移出目录，避免误用。

（四）行政后勤支持流程

办公用品管理

申领流程：员工通过企业OA系统提交《办公用品申领单》，注明物品名称、规格、数量、用途，部门负责人审批后提交至行政部。

采购与发放：行政部汇总需求后按月统一采购（低值易耗品如笔、本可按季度采购），入库后登记《办公用品库存台账》；员工凭审批后的申领单至行政部领取，签字确认。

库存盘点：行政部每月末盘点库存，低值易耗品库存量低于安全库存（如笔少于50支）时及时补货，避免断供。

访客接待管理

预约登记：访客提前1个工作日联系对接人，填写《访客预约登记表》，包含访客姓名、单位、事由、人数、到访及离开时间、联系方式。

接待准备：对接人提前通知前台，安排接待区域（如会议室、前台接待区），准备茶水、资料（如公司简介、项目方案等）；重要访客需提前告知访客停车指引、电梯位置等信息。

接待与记录：前台核对访客身份后引导至接待区域，对接人迎接并全程陪同；访客离开后，对接人填写《访客接待记录表》，记录接待过程及达成的共识（如有），同步至部门存档。

三、实用模板工具清单

（一）会议事务模板

会议通知表

序号

字段名称

填写说明

示例

1

会议主题

简明扼要概括会议核心内容

“Q3产品迭代需求评审会”

2

会议时