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通知撰写格式与写作教程

通知作为一种应用广泛的事务性文书，在机关、团体、企事业单位乃至日常生活中都扮演着不可或缺的角色。它用于传达指示、布置工作、告知事项、批转文件等，其写作质量直接影响信息传递的效率与效果。一份规范、清晰、得体的通知，能够确保信息被准确理解和有效执行。本文将系统阐述通知的撰写格式与写作要点，旨在为读者提供实用的指导。

一、通知的概念与类型

通知是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文。它具有广泛性、周知性、时效性的特点。

根据内容与作用的不同，通知主要可分为以下几类：

1.指示性通知：上级机关对下级机关某一项工作作出指示和安排，而根据公文内容又不必用“命令”或“指示”时，可使用这类通知。

2.批示性通知（批转、转发通知）：用于批转下级机关的公文，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文。

3.周知性通知：主要用于向受文单位告知某一事项或某些信息，不要求办理或执行。如会议通知、放假通知、机构调整通知等。

4.事务性通知：用于处理日常工作中带事务性的事情，常把有关信息或要求用通知的形式传达给有关机构或群众。

二、通知的构成要素与格式规范

标准的通知通常由标题、主送机关、正文、落款（发文机关和成文日期）四部分构成。

（一）标题

通知的标题应简明扼要，准确概括通知的核心内容。一般有以下几种构成方式：

1.完全式标题：由“发文机关+事由+文种”组成。例如：《XX公司关于召开年度工作总结会议的通知》。这种标题最为规范和常用，能清晰反映通知的来源和主要内容。

2.省略式标题：

*省略发文机关：当发文机关在落款处已标明，且通知内容无需强调发文机关时，可省略。例如：《关于开展消防安全大检查的通知》。

*省略事由：多用于一些内容非常简单、周知性强的通知。例如：《通知》（但此种情况应尽量避免，除非内容极其简短且无歧义）。

3.注意事项：标题中的“事由”应明确具体，避免使用含糊不清的词语。文种统一用“通知”，不得随意更改。标题一般居中排布，字号略大于正文。

（二）主送机关

主送机关是指通知的受理机关，即需要知晓或执行通知内容的单位或个人。

1.写法：顶格写在标题之下、正文之上，后加冒号。

2.确定依据：根据通知的内容和发文目的来确定。可以是一个主送机关，也可以是多个。多个主送机关时，应按其性质、级别或惯例依次排列，之间用顿号或逗号隔开，最后一个主送机关后用冒号。

3.常见情况：普发性通知，主送机关较多时，可使用规范化的统称，如“各部门、各单位：”、“全体员工：”等。

（三）正文

正文是通知的核心部分，承载着通知的具体内容和要求。其结构一般包括开头（缘由）、主体（事项）和结尾（要求或希望）三部分。

1.开头（缘由部分）：

*简述发文的原因、依据、目的或背景。例如：“为总结经验，表彰先进，部署下阶段工作，经研究决定……”或“根据上级XX文件精神，结合我单位实际……”。

*这部分应简明扼要，引出下文。

2.主体（事项部分）：

*这是通知的核心内容，需要明确、具体、条理清晰地阐述通知的事项、要求、方法、步骤、时间、地点等要素。

*内容要素：根据通知类型的不同，包含的要素也不同。例如，会议通知需明确会议名称、时间、地点、参会人员、会议内容、报到事宜、联系方式等；工作安排通知需明确工作任务、责任分工、完成时限、标准要求等。

*表达方式：多采用分条列项的方式（使用“一、二、三、”或“（一）（二）（三）”等序号），使内容条理清晰，易于阅读和执行。每条内容应相对独立，避免交叉重复。

3.结尾（要求或希望部分）：

*根据通知内容提出执行要求、希望或发出号召。例如：“请各单位认真组织落实，确保按时完成。”、“望周知，并相互转告。”、“特此通知。”等。

*“特此通知”是通知常用的结束语，可单独成行，空两格书写，或置于正文末尾。

（四）落款

落款包括发文机关名称和成文日期。

1.发文机关名称：应使用全称或规范化简称，与标题中的发文机关保持一致。

2.成文日期：即通知发出的日期，用阿拉伯数字书写，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。例如：2023年X月X日。

3.位置：一般在正文右下方，发文机关名称在上，成文日期在下，两者居中对齐或发文机关略向右缩进。若标题中已包含发文机关，落款处的发文机关可省略，但成文日期必须保留。

三、通知的撰写步骤与要点

（一）明确撰写目的与受众

动笔之前，首先要明确：为什么写这个通知？要告知什么事项？希望受众做什么？受众是谁？对受众的了解有助于选择合适的语言风格和内容侧重点。

（二）收集与组织材料

围绕通知的目的，收集相关的事实、数据、政策依据等。然后对材料进行梳理和组织，