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行政文书编写及执行手册

一、手册说明

本手册旨在规范行政文书的编写流程与执行标准，保证文书内容合法、规范、高效，适用于公司内部各类行政文书的起草、审核、印发及归档管理。通过统一标准，提升行政工作效率，保障文书传递的准确性与权威性。

二、适用范围与典型应用场景

本手册适用于公司各部门在日常行政管理中涉及的各类文书，包括但不限于以下场景：

日常通知：如会议安排、放假通知、制度宣贯等需全员知晓的事宜；

工作请示：如部门申请经费、审批项目方案、需上级决策的事项；

会议纪要：如各类工作会议（例会、专题会、评审会）的讨论内容及决议；

工作报告：如月度/季度工作总结、专项工作进展汇报、年度述职报告；

对外函件：如与合作伙伴的沟通函、对客户的服务承诺函、部门报送的备案材料。

三、行政文书编写全流程操作指南

（一）明确文书类型与核心目的

在起草前，需根据事项性质确定文书类型（如通知、请示、报告等），并明确核心目标（如告知、请求、汇报、函询等）。例如：

若需向全体员工传达“五一放假安排”，应选择“通知”类型，核心目标是“告知时间及注意事项”；

若需向领导申请“采购办公设备”，应选择“请示”类型，核心目标是“请求批准并明确流程”。

（二）收集基础信息与素材

根据文书类型，收集必要的基础信息，保证内容完整、数据准确。常见需收集的信息包括：

时间要素：事件发生时间、截止时间、有效期等；

人物要素：涉及部门、人员姓名（总、经理、专员等）、主送/抄送单位；

事件要素：事项背景、具体内容、数据支撑（如预算金额、参与人数）；

依据要素：相关政策文件、会议决议、领导批示等。

（三）拟定文书框架与核心内容

按照“逻辑清晰、层次分明”原则搭建框架，保证核心内容突出。不同文书的框架要求

1.通知类文书

明确事由+文种，如“关于2024年五一放假安排的通知”；

主送单位：需知晓事项的部门或人员，如“公司各部门”；

开头：说明发文目的（如“根据国家法定节假日安排，结合公司实际，现将2024年五一放假安排通知如下”）；

主体：明确具体事项（放假时间、值班安排、注意事项等）；

结尾：提出要求（如“请各部门提前做好工作安排，保证假期前后工作正常开展”）；

发文机关：行政部/综合管理部；

日期：发文年月日。

2.请示类文书

事由+文种，如“关于申请采购办公电脑的请示”；

主送机关：直接上级领导或审批部门，如“总经理”；

开头：说明请示背景（如“因现有办公电脑使用年限较长，频繁故障影响工作效率”）；

主体：详细说明请示事项（需采购的设备型号、数量、预算金额、用途等）；

结尾：提出请求（如“恳请领导批准采购”）；

附件：如《办公设备采购清单》《报价单》等；

发文机关：申请部门（如“市场部”）；

日期：发文年月日。

3.会议纪要类文书

会议名称+文种，如“关于2024年Q3营销目标专题会议的纪要”；

基本信息：会议时间、地点、参会人员（总监、经理等）、主持人、记录人；

会议议题：明确本次会议讨论的核心问题；

讨论内容：按议题记录各方发言要点；

决议事项：明确行动项（内容、负责人、完成时间）；

待办事项：需后续跟进的事项及责任部门；

分发范围：需知会会议内容的部门或人员；

记录人签字：确认纪要准确性。

（四）规范格式与语言表达

格式规范：

文字排版：标题用二号小标宋体字，用三号仿宋体字，一级标题用黑体，二级标题用楷体，行距28磅；

页面设置：页边距上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm，页码位于页脚居中；

特殊标注：重要内容可加粗，需填写部分用“[]”标注（如“[申请部门]”）。

语言要求：

简洁准确：避免口语化、冗余表述，如“请尽快处理”改为“请于X月X日前完成”；

严谨正式：使用书面语，如“兹通知如下”“特此请示”；

逻辑清晰：按“背景-事项-要求”或“问题-分析-方案”顺序展开，段落间用过渡句衔接。

（五）审核与修订流程

文书起草完成后，需经过“三级审核”保证内容无误：

初核：起草人自查，重点检查格式规范性、数据准确性、语句通顺度；

复核：部门负责人审核，确认内容是否符合部门工作实际、是否符合公司制度；

终审：根据文书类型，由分管领导/行政部/总经理审批，保证事项合规、权限得当。

审核中需修改的内容，由起草人根据意见修订后重新提交，直至最终通过。

（六）印发与归档管理

印发：

正式文件需加盖公司公章，生效日期以发文日期为准；

涉密文件需标注“秘密”“机密”等密级，按保密规定印发；

电子版文件通过公司OA系统或指定邮箱发送，纸质版文件存档2份（行政部1份、发文部门1份）。

归档：

文书完成后3个工作日内，由发文部门将纸质版及电子版提交行政部归档；

归档分类：按“年度+文种+部门”编号（如“2024-通-行政部-001”）；

保存期限：一般文书保存3年，重要文书