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固定资产管理维护全流程操作手册

前言

固定资产是企业（或单位）开展生产经营活动的重要物质基础，其管理效率直接影响资产使用效益、成本控制及合规性。为规范固定资产从申购到报废的全生命周期管理，明确各环节责任分工，降低管理风险，特制定本操作手册。手册涵盖资产管理的核心流程、配套表单及关键要点，适用于各类企业、事业单位及机关的固定资产管理工作，助力实现资产“账实相符、责任到人、高效利用”的管理目标。

第一章手册适用范围与应用场景

1.1适用单位类型

本手册适用于各类企业（制造业、服务业、互联网企业等）、事业单位（学校、医院、科研院所等）及机关等拥有固定资产的实体单位，尤其适合资产规模较大、跨部门使用、管理流程规范的机构。

1.2涉及部门与岗位

使用部门：提出资产需求、负责日常使用与维护、配合盘点与报废。

行政部门：负责资产申购审核、采购执行、验收登记、调拨协调、盘点组织、报废处置。

财务部门：负责预算审核、资产入账/销账、折旧计提、价值管理。

管理层：负责重大事项审批（如大额采购、报废处置）。

1.3核心应用场景

新建部门或新增业务时需购置固定资产；

现有资产损坏、老化需维修或更新；

部门间资产调拨或人员变动时资产交接；

定期或不定期资产盘点与账实核对；

资产达到使用年限或技术淘汰需报废处置。

第二章固定资产全流程操作步骤详解

2.1资产申购与审批流程

2.1.1申购发起

操作主体：使用部门

操作步骤：

使用部门根据业务需求，填写《固定资产申购单》（详见3.1），注明资产名称、规格型号、数量、预估单价、总价、用途、使用人及存放地点等信息。

部门负责人对申购必要性及合理性进行初审，签字确认后提交至行政部门。

2.1.2行政部门复核

操作主体：行政部门

操作步骤：

行政部门收到申购单后，重点审核：

是否符合单位资产配置标准（如办公设备、生产设备等的配置上限）；

是否存在闲置资产可调拨（通过资产管理系统查询库存）；

申购数量与实际需求是否匹配（避免过度申购）。

复核通过后，签署意见并转财务部门；若不通过，注明原因退回使用部门。

2.1.3财务预算审核

操作主体：财务部门

操作步骤：

财务部门审核申购项目是否纳入年度预算，预算金额是否充足。

对于超预算申购，需使用部门提交预算调整申请，经管理层审批后通过；预算内申购则签署审核意见。

2.1.4管理层审批

操作主体：单位管理层（如总经理、分管领导等）

操作步骤：

根据资产金额大小，由对应层级领导审批（例如：单价1万元以下由部门总监审批，1-5万元由分管副总审批，5万元以上由总经理审批）。

审批通过后，行政部门启动采购流程；审批不通过，退回使用部门并说明原因。

2.2资产采购与合同管理

2.2.1供应商选择

操作主体：行政部门

操作步骤：

对于通用资产（如办公电脑、打印机），通过单位合格供应商库选择3家以上供应商进行比价；对于专用设备（如生产器械、医疗设备），需邀请行业专家参与供应商评估。

综合考虑价格、质量、售后服务、资质（如营业执照、相关行业许可证）等因素，确定最终供应商。

2.2.2合同拟定与审批

操作主体：行政部门、法务部门（如有）

操作步骤：

行政部门与供应商拟定《固定资产采购合同》（详见3.2），明确以下条款：

资产名称、规格型号、数量、单价及总价；

交付时间、地点及验收标准；

付款方式（如预付款比例、到货款、质保金）；

售后服务（质保期、维修响应时间、配件供应）；

违约责任（如延迟交付、质量不达标时的赔偿条款）。

法务部门审核合同条款合规性，财务部门审核付款方式合理性，最终由管理层（或授权人）签字盖章。

2.2.3采购执行与交付

操作主体：行政部门、供应商

操作步骤：

供应商按合同约定时间交付资产，提前3个工作日通知行政部门。

行政部门核对送货清单与合同信息是否一致（数量、型号等），确认无误后签收，并通知使用部门准备验收。

2.3资产验收与入库登记

2.3.1验收准备

操作主体：行政部门、使用部门

操作步骤：

行政部门组织验收小组，成员包括：行政专员某某、使用部门负责人某某、技术专员（如需，设备部*某某）。

准备验收工具：资产清单、检测设备（如万用表、功能测试软件）、《固定资产验收单》（详见3.3）。

2.3.2实物验收

操作步骤：

外观检查：检查资产外观是否有划痕、破损，配件是否齐全（如电脑的电源、鼠标、键盘）。

规格核对：核对资产型号、参数是否与申购单、合同一致（如电脑的CPU、内存、硬盘容量）。

功能测试：对通电类设备（如电脑、打印机）进行开机测试，检查功能是否正常；对大型设备（如生产机床）需进行试运行，测试精度、稳定性等关键指标。

资料核查：查验供应商提供的产品合格证、保修卡、说明书、进口设备的报关单等资料是否齐全。

2.3.3验收结果处理