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采购流程规范化管理检查清单

一、适用范围与应用场景

本检查清单适用于企业各类采购活动的规范化管理，旨在通过系统化检查识别采购流程中的风险点与执行偏差，保证采购合规、高效、透明。主要应用场景包括：

日常采购审计：定期对采购流程执行情况进行全面检查，评估制度落地效果；

新流程推行验证：在采购管理制度或流程更新后，检查各环节是否按新要求执行；

专项问题排查：针对采购成本异常、供应商投诉等问题，聚焦特定环节进行深度检查；

新员工培训辅助：帮助采购相关人员快速掌握流程关键控制点，规范操作行为；

供应商绩效评估：结合供应商在采购流程中的配合度（如响应速度、交付质量等）进行综合评价。

二、检查清单使用流程详解

（一）检查准备阶段

明确检查范围与目标

根据应用场景确定检查范围（如全流程检查、特定环节抽查、特定品类采购检查等）；

设定检查目标（如合规性检查、效率提升检查、风险防控检查等）。

组建检查小组

小组成员应包含采购部门负责人、审计人员（或内控专员）、财务人员、需求部门代表（必要时）；

明确分工：组长统筹整体检查，成员负责具体环节检查与记录。

收集基础资料

收集公司采购管理制度、采购流程手册、相关审批权限文件；

调取待检查期间的采购申请单、审批记录、供应商资料、合同、订单、验收单、付款凭证等纸质或电子档案；

准备检查记录表、问题跟踪表等工具。

（二）现场检查实施阶段

逐环节核对检查项

对照本清单“采购流程规范化管理检查清单模板”，按采购流程先后顺序（需求→供应商→合同→执行→验收→付款→档案）逐项检查；

对每项检查内容，通过查阅资料、访谈相关人员（如采购专员、需求部门负责人、仓库管理员*等）、实地核实等方式确认执行情况。

记录检查结果与问题

对符合要求的检查项，在“检查结果”栏标注“√”；

对不符合要求的项，详细记录问题描述（如“采购申请单未填写预估金额”“合同未明确质量异议期”等）、涉及单据编号、相关人员姓名（用*代替）；

收集问题证据（如复印件、截图、访谈记录等），保证问题可追溯。

现场沟通与确认

检查过程中发觉的问题，及时与被检查部门或人员沟通，确认事实准确性，避免误解；

对存在争议的问题，由检查小组组长最终判定。

（三）问题汇总与报告阶段

分类整理问题

将检查发觉的问题按“流程漏洞”“执行偏差”“制度缺失”“人员操作失误”等类别进行分类；

统计各环节问题数量，分析高频问题点（如“审批流程不完整”占比最高），明确改进优先级。

编制检查报告

报告内容包括：检查背景与范围、检查方法、总体评价（合规率、主要亮点）、问题清单（问题描述、风险等级、责任部门/人）、改进建议；

风险等级可划分为“高”（可能导致重大损失或合规风险）、“中”（影响效率或存在潜在风险）、“低”（轻微操作偏差）。

报告提交与分发

检查报告经检查小组组长审核后，提交至公司管理层（如分管副总、总经理）；

分发至采购部门、财务部门、需求部门等相关责任单位，要求限期整改。

（四）整改跟踪与闭环阶段

制定整改计划

责任单位针对问题清单，在5个工作日内制定整改计划，明确整改措施、责任人、整改期限；

整改措施需具体可行（如“审批流程不完整”需明确“补充岗位审批节点”）。

跟踪整改进度

检查小组或内控部门通过定期例会、现场复查等方式跟踪整改进度；

对未按期整改的单位，发出《整改通知书》，督促其加快进度。

验证整改效果

整改期限届满后，检查小组对整改情况进行验证，确认问题是否彻底解决；

对整改不到位的问题，要求责任单位重新制定整改计划，直至问题闭环。

更新与优化流程

根据检查中发觉的共性问题和制度漏洞，推动采购管理部门修订完善《采购管理制度》或流程设计；

将新增的检查项或优化后的流程纳入本清单，实现动态管理。

三、采购流程规范化管理检查清单模板

检查环节

检查项目

检查标准

检查结果（√/×）

问题描述

整改责任人

整改期限

整改状态（未完成/已完成/验证通过）

一、需求提出与审批

1.1采购申请是否由需求部门提交

需求部门提交《采购申请单》，注明品名、规格、数量、预估金额、用途等信息

1.2采购申请是否经过需求部门负责人*审批

需求部门负责人在《采购申请单》上签字确认，明确采购必要性

1.3大额/特殊采购（如单一采购超万元）是否经更高层级审批（如分管副总*）

符合公司权限审批要求，审批流程完整

1.4预估金额是否准确，是否与预算匹配

预估误差不超过±10%，且在部门年度预算范围内

二、供应商管理

2.1供应商是否纳入合格供应商名录

供应商已完成准入评审（资质审核、样品测试、现场考察等），名录动态更新

2.2供应商选择是否符合公司规定方式（如招标、询比价、单一来源等）

达到招标金额标准的必须公开招标；小额采购至少询价3家，记录报价对比情况

2.3供应商资质文件是否有效且齐全