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合同管理文档审查及审批流程指南

一、适用情境与核心价值

在企业日常运营中，各类合同（如采购合同、销售合同、服务合同、合作协议等）的签订是业务开展的核心环节。为保证合同内容的合法性、合规性，防范潜在风险，明确责任划分，同时规范审批流程、提高工作效率，需建立标准化的合同审查及审批机制。本流程适用于企业所有对外合同的新签、变更、续签等场景，通过全流程管控实现“事前预防、事中控制、事后追溯”的管理目标，保障企业合法权益。

二、全流程操作步骤详解

1.合同发起与材料准备

责任主体：业务部门（如采购部、销售部、项目部等）

操作说明：

（1）业务部门根据业务需求，拟定合同初稿，明确合同主体（甲乙双方信息）、标的、数量、价款、履行期限、违约责任、争议解决等核心条款；

（2）收集与合同相关的背景材料，包括但不限于：合作方资质文件（营业执照复印件、授权委托书等）、需求说明书、技术规范、招投标文件（如有）、过往合作记录（如有）；

（3）填写《合同审批申请表》（见模板表格），注明合同名称、类型、金额、关联项目、关键条款摘要及审批需求。

输出成果：合同初稿、背景材料汇编、《合同审批申请表》。

2.部门初审（业务必要性及条款完整性）

责任主体：业务部门负责人

操作说明：

（1）审核合同的业务必要性：是否符合公司战略规划、年度经营目标，是否满足实际业务需求；

（2）审核条款完整性：核心要素（如双方权利义务、履约方式、付款条件、违约责任等）是否明确，无遗漏；

（3）审核业务逻辑一致性：合同内容与背景材料、需求说明书是否匹配，是否存在业务冲突；

（4）初审通过后，在《合同审批申请表》中签署意见，将材料流转至下一环节；若不通过，注明修改意见退回业务部门调整。

时限要求：1个工作日内完成。

3.法务审查（合法性及合规性风险）

责任主体：法务部/合规部

操作说明：

（1）审查合同主体资格：对方当事人是否具备相应的民事行为能力，资质文件是否有效（如特许经营行业需检查许可证）；

（2）审查合法性：合同内容是否符合法律法规、行业监管规定，是否存在无效或可撤销条款；

（3）审查风险点：重点排查违约责任是否明确、争议解决方式是否约定清晰（如仲裁或诉讼管辖地）、知识产权归属、保密条款、不可抗力等约定是否完备；

（4）提出审查意见：对存在问题的条款，标注具体修改建议并说明法律依据；无问题则签署“同意”意见。

输出成果：《法务审查意见书》（可作为《合同审批申请表》附件）。

时限要求：2个工作日内完成（复杂合同可延长至3个工作日，需提前沟通）。

4.财务审核（财务条款及资金风险）

责任主体：财务部

操作说明：

（1）审核价款及支付条款：价格是否合理，是否符合公司定价政策；支付条件、支付方式、发票要求是否明确，是否存在资金支付风险；

（2）审核税务合规性：税费承担方式是否符合税法规定，发票类型（如增值税专用发票/普通发票）及开具时限是否约定清晰；

（3）审核财务影响：合同金额是否在预算范围内，对现金流、成本费用的影响是否可控；

（4）签署审核意见：通过则标注“同意”，不通过则退回业务部门与对方协商调整财务条款。

时限要求：1个工作日内完成。

5.领导审批（权限内最终决策）

责任主体：根据合同金额及重要性分级审批（如：部门总监审批10万元以下，分管副总审批10万-50万元，总经理审批50万元以上，重大合同提交董事会审议）

操作说明：

（1）审批人结合业务需求、法务意见、财务意见，从公司整体利益出发，对合同进行最终决策；

（2）重点审批：合同是否符合公司战略，风险是否在可控范围，资源是否匹配；

（3）签署审批意见：明确“同意签订”“修改后同意”或“不同意”。若为“修改后同意”，需业务部门完成调整并重新流转确认。

时限要求：1-3个工作日（根据审批层级调整）。

6.用印与签署

责任主体：行政部/法务部（用印管理），业务部门（合同签署）

操作说明：

（1）用印申请：业务部门持审批通过的《合同审批申请表》及最终版合同，向行政部/法务部申请用印；

（2）用印审核：行政部/法务部核对审批流程是否完整、合同文本与审批版本是否一致，无误后加盖公司公章或合同专用章（严禁超范围、超权限用印）；

（3）合同签署：由授权代表人（如总经理、分管副总）与对方当事人签署合同，原则上“先审批、后签署”，签署时需核对对方主体信息及授权范围，保证签字盖章清晰、完整。

输出成果：正式签署的合同文本（一式N份，根据需要确定份数）。

7.归档与分发

责任主体：档案室/行政部，业务部门

操作说明：

（1）归档：合同签署后3个工作日内，业务部门将合同正本（含附件、审批材料）移交档案室，档案室按“一合同一档”原则编号、登记、保存（电子版同步存入合同管理系统）；

（2）分发：根据业务需要，将合同副本分发给业务部门、财务部、