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标准化人事档案管理工具包

引言

人事档案是企业人力资源管理的基础，记录了员工的个人信息、职业经历、奖惩情况等关键数据，直接影响招聘、晋升、薪酬、劳动关系处理等工作的效率与合规性。为帮助企业建立系统化、规范化的档案管理体系，保证档案信息的完整性、准确性与安全性，特制定本工具包。本工具包涵盖适用场景、操作流程、模板规范及管理要点，适用于各类企业的人事档案管理工作。

一、适用范围与典型应用场景

（一）适用范围

本工具包适用于各类企业（含小微企业、大中型企业、集团化企业）的人力资源部门，可用于新员工入职档案建立、在职员工档案动态更新、离职员工档案转递、历史档案整理等全生命周期管理。

（二）典型应用场景

新员工入职阶段：收集员工基本信息、学历证明、离职证明等材料，建立初始档案，保证入职材料齐全合规。

在职员工管理阶段：记录员工岗位变动、培训经历、考核结果、奖惩情况等动态信息，更新档案内容，支撑人才发展决策。

员工离职阶段：办理档案转递（如调档函、离职证明存档）、核算社保公积金清算材料，规避劳动纠纷风险。

历史档案整理阶段：对早期纸质档案进行电子化归档、分类排序，解决档案散乱、查找困难问题。

企业审计或合规检查：快速调取员工劳动关系证明、薪酬记录等档案，满足外部审计或内部合规需求。

二、标准化操作流程详解

（一）档案建立：新员工入职档案初始化

目标：保证新员工基础材料完整、信息准确，形成规范化初始档案。

责任主体：HR专员、用人部门负责人

操作步骤：

材料收集清单确认

新员工入职前，HR通过《入职材料清单》（见模板1）要求员工提供以下材料（原件核对，复印件留存）：

身份证复印件（正反面）；

学历/学位证书复印件（学信网验证报告优先）；

离职证明（或解除/终止劳动合同证明）；

近期体检报告（正规医疗机构，含传染病筛查）；

一寸免冠照片（2张，底色按企业要求）；

银行卡复印件（用于薪酬发放，注明开户行）；

其他材料：如职称证书、职业资格证书、特殊岗位资质证明等。

信息录入与审核

HR将员工信息录入《员工基本信息表》（见模板2），保证姓名（*某）、性别、出生日期、身份证号、联系方式、学历、入职岗位等信息与材料一致；

用人部门负责人核对“入职岗位”“试用期期限”等信息，签字确认。

档案封装与编号

将所有材料按“清单-基本信息表-复印件”顺序整理，放入档案袋；

档案袋正面标注“档案编号”（规则：企业简称+入职年份+部门代码+流水号，如“ABC202301HR001”），并粘贴《档案目录》（见模板3），列明内含材料名称及份数。

电子档案同步建立

将《员工基本信息表》《入职材料清单》扫描存档，至企业HR系统或指定电子档案库，保证纸质与电子档案一致。

（二）档案更新：在职员工动态信息维护

目标：及时记录员工职业发展轨迹，保证档案信息与实际情况同步。

责任主体：HR专员、员工所在部门

操作步骤：

信息变更触发

员工发生以下变动时，由部门负责人或员工本人向HR提交变更申请：

岗位调动、部门调整；

薪酬标准变动；

培训经历（内部/外部培训考核结果）；

奖惩情况（表扬、晋升、违纪、处分等）；

联系方式、紧急联系人更新；

其他需更新的关键信息（如婚姻状况、学历提升等）。

材料收集与审核

HR根据变更类型收集补充材料（如岗位调动需提供《岗位调动审批表》，培训需提供《培训合格证书》）；

审核材料真实性与完整性，部门负责人签字确认。

档案内容更新

在《员工基本信息表》中“信息变更记录”栏填写变更项、原值、新值、变更日期、经办人；

将补充材料归入档案对应分类（如“岗位变动材料”“培训材料”），更新《档案目录》；

同步更新电子档案，保证线上线下信息一致。

年度档案核对

每年12月，HR组织各部门核对员工档案信息，重点检查岗位、薪酬、联系方式等关键项，确认无误后由部门负责人签字确认，形成《年度档案核对记录表》（见模板4）。

（三）档案查询与利用：规范调阅权限与流程

目标：保证档案查询有记录、可追溯，保护员工隐私与企业数据安全。

责任主体：HR部门档案管理员、申请部门负责人

操作步骤：

查询申请

因工作需要查询档案的，需填写《档案查询申请表》（见模板5），注明查询人、部门、查询事由、档案编号、所需信息范围，经申请部门负责人签字后提交HR部门。

权限审核

HR专员审核查询权限：

员工本人可查询个人基础档案（需提供身份证原件）；

部门负责人可查询本部门员工岗位、考核等与工作相关的信息；

HR总监及以上人员可查询全公司员工档案；

外部机构（如劳动仲裁部门）查询需提供单位介绍信及经办人身份证原件，经HR负责人审批。

档案调阅与归还

档案管理员根据审批后的《档案查询申请表》调取档案，要求查阅人在HR办公室现场查阅，不得带离；

查阅需填写《档案查阅登记表》（见模板6），记录查阅时间、事由、