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采购流程及供应商选择标准工具模板

引言

本工具模板旨在为企业采购活动提供标准化流程指引与供应商选择依据，通过规范化的操作步骤、量化评估工具及关键模板，帮助采购团队高效完成需求确认、供应商筛选、商务谈判及履约管理等工作，保证采购过程合规、透明，同时实现降本增效与供应链优化的目标。本模板适用于各类企业的常规采购、项目采购及紧急采购场景，可根据企业规模、行业特性及采购品类灵活调整。

一、采购流程与供应商选择：适用场景与核心目标

（一）典型应用场景

常规采购场景：企业生产运营所需的标准化物料（如原材料、办公用品、零部件等）的定期采购，需求稳定、规格明确，重点在于保障供应连续性与成本控制。

项目采购场景：针对特定项目（如工程建设、产品研发、市场活动等）的非标准化物料或服务采购，需求具有一次性、定制化特点，需重点关注供应商的技术匹配度与项目交付能力。

紧急采购场景：因突发情况（如设备故障、订单激增、供应链中断等）导致的急需物资采购，需在合规前提下缩短采购周期，平衡效率与风险控制。

（二）核心目标

合规性：保证采购流程符合国家法律法规及企业内部制度，规避廉洁风险。

经济性：通过充分竞争与科学评估，获取性价比最优的采购方案。

时效性：在规定时间内完成采购任务，保障生产经营或项目推进不受影响。

战略性：选择具备长期合作潜力的优质供应商，构建稳定、高效的供应链体系。

二、采购流程全步骤：从需求确认到履约管理的标准化操作

（一）步骤一：需求确认与提报

操作内容：

需求部门（如生产部、行政部、项目部）根据实际业务需求，填写《采购需求申请表》，明确采购品名、规格型号、数量、质量标准、交货期、预算金额、用途等核心信息。

需求部门负责人*经理对需求的合理性、必要性进行审核，保证采购内容与业务目标匹配，预算符合企业财务规定。

采购部门收到需求后，对采购品类进行分类（如物料类、服务类、工程类），判断是否需要技术部门协助确认技术参数，避免需求描述模糊导致后续供应商响应偏差。

输出成果：《采购需求申请表》（经需求部门及采购部门双审核）

（二）步骤二：采购计划制定

操作内容：

采购专员*根据已确认的《采购需求申请表》，结合采购品类、市场供应情况、历史采购数据及企业库存状况，制定《采购计划表》，明确采购方式（如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源采购等）、采购时间节点、预算控制目标等。

采购经理*对采购计划的合规性（如采购方式是否符合《招标投标法》及企业制度）、可行性（如时间安排是否满足交货期要求）进行审批。

对于金额较大或技术复杂的采购项目，需组织召开采购计划评审会，邀请需求部门、技术部门、财务部门、法务部门共同参与，保证计划全面覆盖各方要求。

输出成果：《采购计划表》（经采购经理及相关部门审批）

（三）步骤三：供应商寻源

操作内容：

根据采购计划，通过以下渠道收集供应商信息：

公开渠道：企业供应商库、行业展会、招标平台（如中国采购网、企业自建电子招标系统）、专业媒体等；

定向渠道：行业协会推荐、客户或同行推荐、供应商主动联系等。

采购专员对收集到的供应商信息进行初步筛选，剔除明显不符合资质（如无相关经营许可、存在严重失信记录）的供应商，形成《潜在供应商名单》。

输出成果：《潜在供应商名单》（含供应商名称、联系方式、主营品类、初步资质信息）

（四）步骤四：供应商资格预审

操作内容：

向《潜在供应商名单》中的供应商发放《供应商资格预审申请表》，要求供应商提供以下材料（复印件加盖公章）：

营业执照、相关行业资质证书（如ISO9001质量体系认证、特种设备制造许可证等）；

近三年类似项目业绩证明（如合同关键页、用户评价）；

财务状况报告（如资产负债表、利润表，用于评估供应商履约能力）；

生产/服务能力说明（如产能、设备配置、技术人员资质）；

廉洁承诺书（承诺在合作中遵守商业道德及企业廉洁规定）。

采购部门联合技术部门、法务部门对供应商提交的材料进行审核，重点核查资质有效性、业绩真实性、财务风险（如是否涉及重大诉讼、资不抵债）。

审核通过后，确定《合格供应商名单》，并向其发出采购邀请函；未通过者，需书面说明理由（涉及保密信息可仅告知结果）。

输出成果：《供应商资格预审表》《合格供应商名单》

（五）步骤五：供应商评估与选择

操作内容：

根据采购品类特性，制定《供应商评估打分表》，明确评估维度及权重（示例见第三章模板）。通常包括：

价格（20%-30%）：报价合理性、成本控制能力；

质量（25%-35%）：产品合格率、质量体系认证、售后保障；

交付（15%-25%）：交货准时率、产能柔性、应急响应能力；

服务（10%-20%）：技术支持、培训服务、沟通效率；

资质与信誉（10%-15%）：行业资质、信用评级、社会责任。

向《合格供应商名单》中的供应商发放采购文件（如招