行业采购申请单标准化模板.docVIP

适用场景与价值

本标准化模板适用于各类企业内部采购需求提报场景，涵盖日常办公物资采购、生产原材料采购、设备工具采购、服务类采购（如咨询、维护）等类型。通过统一模板规范，可保证采购需求信息传递清晰、审批流程高效，减少因信息不全导致的沟通成本，同时为采购部门提供标准化依据，便于后续采购执行、预算管控及财务审计，实现采购管理的规范化和透明化。

标准化操作流程

一、需求确认与信息梳理

明确采购需求：申请人需与需求部门充分沟通，确认拟采购物品/服务的具体名称、规格型号、技术参数、质量要求、数量、预估单价及总价、用途说明（如“用于项目生产”“办公日常消耗”）、期望到货日期等关键信息。

预算核查：对照公司预算管理制度，确认本次采购是否在部门预算范围内，若超预算需提前说明资金来源及审批路径。

二、填写采购申请单

获取模板：通过公司内部OA系统、采购管理平台或行政部获取最新版《采购申请单》模板。

完整填写信息：

基础信息：填写申请部门、申请人（姓名）、联系方式、申请日期、申请编号（按规则编制，如“CG-2024–X”）。

采购明细：逐项填写采购物品/服务的详细信息，保证“名称、规格型号、单位、数量、预估单价、总价、用途说明”等字段准确无误，多物品需分项列出。

备注栏：填写特殊要求（如“需提供3C认证”“售后服务期2年以上”）、紧急程度（一般/紧急）、供应商推荐（若有）等补充信息。

三、部门内部审核

申请人自查：检查申请单填写是否完整、数据是否准确、附件（如技术参数表、比价单）是否齐全。

部门负责人审批：申请人将申请单提交至部门负责人（部门主管姓名），负责人需核实需求的必要性、部门预算匹配度及优先级，签字确认并注明意见（如“同意采购”“需补充技术参数”）。

四、采购部门复核

接收与初审：采购部门（采购专员姓名）接收申请单，重点审核：

信息完整性（是否漏填关键字段）；

采购合规性（是否属于集中采购目录、是否符合采购流程规定）；

规格参数明确性（是否便于采购执行，避免模糊描述）；

预算符合性（是否在审批权限内，超预算是否已履行特殊审批）。

反馈与调整：若信息不全或不符合要求，采购部门需在1个工作日内反馈申请人，补充完善后重新提交。

五、分级审批与签批

根据采购金额及类型，按以下流程审批（示例，具体以公司制度为准）：

常规采购（金额≤X元）：部门负责人→采购部门→财务部门（财务主管姓名）→分管领导（分管副总姓名）。

大额采购（金额＞X元）：部门负责人→采购部门→财务部门→分管领导→总经理（总经理姓名）。

紧急采购：注明“紧急”原因，可同步启动审批流程，但事后需补办紧急采购说明。

审批人需在1-3个工作日内完成审批，明确签署“同意”“不同意”或“需补充材料”的意见。

六、采购执行与反馈

采购实施：审批通过后，采购部门根据申请单信息开展采购（如招标、询价、直接采购），保证采购物品/服务与申请单一致。

结果反馈：采购完成后，采购部门将供应商信息、合同编号、实际采购金额等反馈至申请人及申请部门，同步更新采购台账。

七、资料归档

采购申请单（含审批记录、采购合同、验收单等附件）需在采购完成后3个工作日内，由采购部门统一整理归档（电子档+纸质档），保存期限不少于3年，便于后续查阅与审计。

采购申请单模板样式

采购申请单

申请编号

CG-2024–X

申请日期

2024年X月X日

申请部门

部

申请人

姓名

联系方式

期望到货日期

2024年X月X日

序号

物品/服务名称

规格型号

单位

数量

预估单价（元）

预估总价（元）

用途说明

备注

1

办公打印机

HPLaserJetM234

台

2

3500.00

7000.00

用于部门日常文件打印

需含硒鼓2个

2

会议室桌椅

1.2m*0.6m

套

1

1200.00

1200.00

用于项目客户接待

可折叠款式

审批环节

审批人

签字

日期

意见

部门负责人

部门主管

2024年X月X日

同意采购

采购部门

采购专员

2024年X月X日

规格明确，同意

财务部门

财务主管

2024年X月X日

预算内，同意

分管领导

分管副总

2024年X月X日

同意

总经理（如需）

总经理

（根据权限填写）

使用关键提示

信息真实性：申请人需保证申请单所有信息真实准确，严禁虚报数量、夸大需求或编造用途，一经查实将按公司规定处理。

规范填写：避免使用“大概”“可能”等模糊表述，规格参数需明确可执行（如“内存16GBDDR4”而非“内存较大”），数量需与实际需求匹配，避免过量采购造成浪费。

审批时效：各审批人需在规定时限内完成审批，无特殊情况不得拖延；紧急采购需提前与采购部门沟通，保证流程高效。

变更处理：若采购需求在审批过程中或采购执行前需变更（如数量增减、规格调整），需提交书面变更说明，重新履行审批流程。

预算管控：严格执