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财务部门月度报销审核流程说明

一、引言

月度报销审核工作是财务部门日常运营中的核心环节之一，其目的在于确保公司各项费用支出的合规性、真实性与准确性，从而有效控制成本，防范财务风险，保障公司资金的安全与高效运作。本流程说明旨在规范报销审核的各个环节，明确各相关方的职责，提升整体工作效率，为公司的稳健发展提供坚实的财务支撑。

二、报销审核的基本原则

在进行月度报销审核时，财务部门需严格遵循以下基本原则，以确保审核工作的公正与严谨：

1.真实性原则：报销事项必须基于真实发生的业务活动，相关票据及证明材料需能客观反映经济业务的实质。

2.合规性原则：报销流程、票据类型、填写规范等均需符合国家财经法律法规、公司内部财务管理制度及相关审批权限规定。

3.及时性原则：报销人应在业务发生后按照公司规定的时限及时提交报销申请，财务部门亦应在收到完整资料后尽快完成审核。

4.准确性原则：报销金额的计算、费用归属的划分等需准确无误，避免出现多报、少报或错报的情况。

三、月度报销审核具体流程

（一）报销单据的收集与初步整理

每月规定日期前，各部门报销人需将本周期内发生的、符合报销条件的原始凭证（如发票、行程单、付款凭证等）按照公司统一要求进行分类、粘贴，并准确、完整地填写报销单。填写内容应包括但不限于：报销部门、报销人、报销日期、费用发生日期、费用事由、费用明细、金额（大小写）、附件张数等。经部门负责人对本部门报销业务的真实性、必要性进行审核签字后，提交至财务部门指定对接人员。

（二）财务部门初审

财务部门接收报销单据后，由指定审核人员进行初步审查。初审重点包括：

1.单据完整性：检查报销单填写是否完整，必填项有无遗漏；附件是否齐全，与报销单内容是否对应。

2.票据合规性：核查发票等原始凭证的真伪、抬头是否为公司全称、税号是否准确、开票日期是否在报销周期内、发票类型是否符合规定（如增值税专用发票与普通发票的区分）、是否加盖合规的发票专用章等。

3.业务相关性：审核费用支出是否与公司业务相关，是否符合公司费用报销政策中关于该类费用的具体规定。

初审过程中，若发现单据不齐、填写有误或票据不合规等情况，审核人员应及时与报销人沟通，一次性告知需补充或更正的内容，待报销人完善后再行提交。

（三）费用标准与预算符合性审核

通过初审的单据，将进入费用标准与预算符合性审核环节。此环节需依据公司制定的各项费用报销标准（如差旅费中的交通、住宿、补贴标准，业务招待费的限额标准等）以及各部门月度/年度费用预算执行情况进行审核：

1.费用标准核查：对照相应标准，检查各项费用金额是否在规定范围内，超标准部分是否有特殊审批依据。

2.预算执行情况核查：结合财务系统中的预算数据，审核报销费用是否在已批复的预算额度内。对于超预算或预算外的费用，需确认是否已履行相应的预算调整或追加审批程序。

（四）审批权限复核与终审

完成上述审核后，财务部门需根据公司《财务审批权限管理办法》，复核报销单据的审批流程是否完整，签字权限是否符合规定。确保各级审批人已根据其职责权限对报销业务进行了有效审批。对于大额或特殊性质的报销，需提交至财务负责人或公司分管领导进行终审。

（五）账务处理与付款安排

所有审核通过的报销单据，由财务部门会计人员根据会计准则及公司会计制度进行账务处理，准确归集各项费用，录入财务系统。在完成月度账务核对与结账工作后，财务部门将根据公司既定的付款周期（如月度集中付款日），统一安排资金支付，通常通过银行转账方式支付至报销人指定的个人账户或对公账户。付款完成后，相关会计凭证应及时整理归档。

四、特殊情况处理原则

对于报销审核过程中出现的特殊情况，如原始票据丢失、费用归属期特殊、紧急支付需求等，需遵循以下原则处理：

1.票据丢失：报销人需提供书面情况说明，并尽可能提供其他佐证材料（如付款记录、消费清单、开票方存根联复印件加盖公章等），经部门负责人及财务负责人审批后方可酌情处理。

2.紧急支付：确因业务需要紧急支付的报销，报销人需在报销单上注明“紧急”字样，并附上相关情况说明，经相应级别领导特批后，财务部门可优先处理。

3.争议解决：审核人与报销人对报销事项存在异议时，应首先进行充分沟通；沟通无法达成一致的，可提交财务部门负责人进行裁定。

五、注意事项与责任

1.报销人责任：报销人对所提供报销单据的真实性、合法性、完整性负直接责任。严禁虚报、冒报、重复报销。

2.审核人责任：财务审核人员应严格履行审核职责，保持专业审慎态度，对审核结果负责。对于审核不严造成公司损失的，将追究相关人员责任。

3.沟通协作：各部门应积极配合财务部门的报销审核工作，对于财务部门提出的疑问和要求，应及时予以回应和配合。财务部门也应加强与各部门的沟通，定期宣