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行政文件归档标准化管理模板
一、适用范围与应用背景
二、行政文件归档标准化操作流程
1.文件收集与初步筛选
收集范围：
收文：加盖公章的正式来文原件（含电子版扫描件）、附件及相关办理材料；
发文：定稿文件（含签发单）、发文稿纸、正式文件（红头文件及电子版）；
内部文件：经审批的会议纪要、管理制度、工作总结、请示报告等；
其他：具有保存价值的图片、音视频资料（需标注说明文字）。
筛选原则：剔除重复件、草稿件、无保存价值的临时性通知（如会议时间调整通知仅保留最终版），保证归档文件为有效版本。
2.文件分类与价值判定
分类标准：
按年度：以文件形成自然年度划分（如2024年文件归入“2024年度”）；
按部门：结合文件来源或责任部门划分（如“行政部发文”“人力资源部收文”）；
按文种：分为“通知”“报告”“会议纪要”“制度文件”等类别。
保管期限判定：根据文件重要性确定，参考《文书档案保管期限表》，一般分为“永久”（如单位发展规划、年度总结）、“30年”（如重要制度、会议纪要）、“10年”（如日常通知、工作计划）三类。
3.文件整理与编目
整理要求：
纸质文件：去除金属夹、回形针，按顺序装订（左侧装订，超过页码需加封面、封底），保证无破损、无涂改（如有修改需加盖经办人章）；
电子文件：统一命名格式为“年度-部门-文种-序号-文件名”（如“2024-行政部-通知-001-关于考勤制度调整的通知”），存储于指定服务器或云盘，定期备份。
编目信息：为每份文件标注核心要素，包括文件标题、文号、形成日期、页数、责任部门、保管期限、归档日期等，保证信息准确无误。
4.文件编号与登记
编号规则：采用“年度-分类代码-流水号”格式，分类代码可自定义（如“收文”用“SW”，“发文”用“FW”，“内部文件”用“NB”），示例：“2024-FW-001”表示2024年第1号发文。
登记造册：使用《行政文件归档登记表》（详见模板表格）逐项登记，纸质版与电子版同步记录，保证账实相符。
5.移交归档与保管
移交流程：
各部门于每季度最后一个月25日前，将整理完毕的文件向行政档案室移交，填写《档案移交清单》（详见模板表格），经双方签字确认；
档案室核对文件数量、编目信息无误后，按分类顺序存入档案柜，标注清晰标签（如“2024年度-行政部-永久”）。
保管要求：
纸质档案：存放于符合防火、防潮、防虫、防盗要求的档案柜，库房温度控制在14-24℃，湿度45-60%；
电子档案：定期检查存储介质完整性，每半年进行一次数据备份，重要文件需刻录成光盘保存。
6.档案利用与销毁
查阅流程：因工作需要查阅档案时，填写《档案查阅申请表》，经部门负责人及档案管理员审批后，在档案室现场查阅（涉密文件需经分管领导审批），查阅后归还并记录。
销毁管理：对超过保管期限的档案，由档案室编制《档案销毁清册》，经单位分管领导审核后，由两人以上监销，保证信息无法恢复，销毁后记录存档。
三、标准化归档表单模板
表1：行政文件归档登记表
归档号
文件标题
文号
形成日期
页数
责任部门
保管期限
归档日期
经办人
备注
2024-FW-001
关于考勤制度调整的通知
*办发〔2024〕5号
2024-03-15
3
行政部
30年
2024-03-20
*明
附件：考勤细则
2024-SW-002
市教育局关于加强校园安全管理的函
*教函〔2024〕12号
2024-04-08
2
行政部
永久
2024-04-10
*华
需回复
2024-NB-003
2024年第一季度行政工作会议纪要
*行纪〔2024〕3号
2024-04-02
5
行政部
30年
2024-04-05
*磊
附参会名单
表2：档案移交清单
移交部门
接收部门
移交日期
移交人
接收人
文件总数（份）
备注
人力资源部
行政档案室
2024-06-30
*丽
*刚
12
含2024年制度文件8份、总结4份
财务部
行政档案室
2024-06-30
*伟
*刚
6
含通知3份、报告3份
部门负责人签字：
档案管理员签字：
表3：档案查阅申请表
查阅人
所在部门
查阅日期
查阅时间
查阅档案名称
归档号
查阅用途
*芳
市场部
2024-07-10
14:00-16:00
2023年度行政工作总结
2023-NB-008
年度工作汇报参考
部门负责人审批：
档案管理员审批：
四、行政文件归档管理要点
完整性保障：保证文件从形成到归档全流程不遗漏，重要文件需附签发单、办理过程材料等，杜绝“只存、不存附件”现象。
及时性要求：各部门需在文件办理完毕后15个工作日内完成初步整理，季度末统一移交，避免文件积压导致信息丢失。
规范性操作：编号、命名、登记等环节需严格遵循模板规则，杜绝随意涂改、简化流程，保证档案信息统一、规范。
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