采购流程标准化模板及供应商评估表.docVIP

采购流程标准化模板及供应商评估工具应用指南

一、适用场景与价值体现

本工具模板适用于各类企业（含制造业、服务业、零售业等）的采购部门，尤其适合需要规范采购流程、优化供应商管理的企业场景。具体包括：

日常采购需求处理：如原材料、办公用品、服务外包等常规采购的全流程管理；

新项目采购启动：如新产品研发、工程建设等项目中的供应商寻源与评估；

供应商年度复盘：对现有供应商的绩效评价与分级管理，支持后续合作策略调整。

通过标准化流程与评估工具，可实现采购环节的权责清晰、过程可追溯、供应商质量可控，最终降低采购成本、提升供应链稳定性。

二、标准化操作流程详解

（一）需求确认：明确采购目标与边界

操作步骤：

需求提报：由需求部门（如生产部、行政部）填写《采购需求申请表》，明确采购物品/服务的名称、规格、数量、质量标准、期望交付时间、预算上限等关键信息，部门负责人*经理签字确认。

需求评审：采购部联合需求部门、财务部对需求的合理性（如预算是否符合公司成本管控要求、规格是否清晰）进行评审，形成《需求评审记录》，必要时可调整需求细节。

需求审批：根据采购金额分级审批（如金额≤1万元由采购部主管审批；1万-5万元由分管副总总审批；＞5万元需总经理审批），审批通过后进入下一环节。

（二）供应商寻源：拓展合作渠道与资源

操作步骤：

寻源渠道筛选：根据采购品类特点选择合适渠道，例如：

标准化物料：通过行业采购平台（如巴巴1688）、招标网公开招标；

定制化服务：优先联系合作过的优质供应商，或通过行业协会、展会推荐；

紧急采购：从《合格供应商名录》中筛选响应速度快的供应商。

供应商信息收集：向潜在供应商发放《供应商信息登记表》，收集其营业执照、相关资质证书（如ISO9001、行业生产许可证）、主营产品/服务案例、生产能力、财务状况等基础资料。

资格预审：采购部对照《供应商准入标准》（如注册资本、生产规模、质量体系认证等）对供应商进行初步筛选，剔除不符合要求的供应商，形成《资格预审结果表》。

（三）供应商评估：量化筛选优质合作伙伴

操作步骤：

综合评估打分：成立评估小组（由采购部、需求部、技术部、质量部人员组成），根据《供应商评估表》从以下维度对通过资格预审的供应商进行量化评分（总分100分，各维度可调整权重）：

企业资质（20分）：营业执照、资质证书齐全性，行业准入合规性；

产品质量（30分）：样品检测合格率、质量体系认证（如ISO9001）、客户质量投诉率；

价格水平（20分）：报价合理性、成本控制能力、批量采购价格优惠；

交付能力（15分）：生产周期、准时交付率、应急响应能力；

服务水平（10分）：售后响应速度、技术支持能力、合作配合度；

合作潜力（5分）：研发创新能力、长期合作意愿、财务稳定性。

现场考察（可选）：对评分排名前3的供应商，组织实地考察（生产车间、仓储设施、质检流程等），形成《现场考察报告》，补充评估信息。

确定候选供应商：结合评分结果与考察情况，选择1-3家候选供应商，报采购部*经理审批。

（四）采购执行：规范合同签订与订单管理

操作步骤：

采购方式确定：根据采购金额与供应商数量选择采购方式，如：

招标采购：≥5万元且供应商≥3家时，采用公开招标或邀请招标；

询价采购：1万-5万元且供应商≥3家时，进行书面询价，比价后确定；

单一来源采购：≤1万元或独家供应商时，直接与选定供应商洽谈。

合同拟定与评审：采购部根据谈判结果拟定《采购合同》，明确标的、数量、价格、质量标准、交付时间、付款方式、违约责任等条款，法务部*专员审核合同合规性，形成《合同评审记录》。

合同签订与交底：合同经双方签字盖章后生效，采购部组织需求部门、供应商召开合同交底会，明确交付节点、验收标准等细节，形成《会议纪要》。

订单下达：采购部根据合同签订情况，向供应商下达《采购订单》，同步抄送财务部、仓库部，作为后续收货、付款的依据。

（五）过程监控与验收：保证采购结果达标

操作步骤：

进度跟踪：采购专员每周跟进供应商生产/备货进度，对可能延期的情况提前预警，协调供应商调整计划，形成《采购进度跟踪表》。

到货验收：货物送达后，由仓库部、需求部、质量部共同验收：

数量验收：核对送货单与采购订单数量是否一致；

质量验收：按合同约定的质量标准检测（如抽样送检、查看检测报告），填写《到货验收单》，验收合格则入库；不合格则填写《不合格品处理单》，要求供应商退换货或索赔。

问题处理：验收过程中发觉的质量、数量问题，采购部需在24小时内与供应商沟通解决方案，跟踪处理结果，保证不影响生产或使用。

（六）付款与绩效评价：闭环管理供应商关系

操作步骤：

付款申请：验收合格后，采购部收集《采购合同》《到货验收单》《发票》等资料，填写《付款申请单》，按财务审批流程付款（如≤5万元由财务部*经理审批