财务报销审批流程与表格大全.docVIP

财务报销审批流程与表格大全

一、适用范围与常见应用场景

本流程与表格适用于各类企业（含中小企业、集团化公司）的员工费用报销管理，覆盖日常办公、业务开展中的各类支出场景。常见应用场景包括：

日常费用报销：办公用品采购、通讯费、交通费、快递费等小额常规支出；

差旅费用报销：员工因公出差产生的交通费、住宿费、伙食补助、市内交通补助等；

业务招待费报销：接待客户、商务洽谈产生的餐饮费、礼品费等；

其他专项费用报销：如市场推广费、培训费、固定资产采购（需提前走资产采购流程）等。

适用人员涵盖企业全体员工（含正式员工、实习生、劳务派遣人员），涉及岗位包括申请人、部门负责人、财务审核人员、分管领导、出纳等。

二、财务报销全流程操作指南

（一）报销前准备：材料合规是第一步

整理原始凭证：根据费用类型收集合法合规的原始票据，保证：

发票抬头为企业全称（与税务登记证一致）、税号、开户行信息完整无误；

发票内容与实际业务相符（如“办公用品”需附明细清单，“会议费”需附会议通知）；

交通费需注明出行日期、起止地点，住宿费需附住宿清单（含天数、单价）；

发票专用章清晰（盖发票右下角，避免覆盖金额、税号等信息）。

特殊情况处理：若发票丢失，需填写《发票遗失情况说明》（模板见第四章），经部门负责人及分管领导签字确认后，方可报销；若为境外消费，需提供发票原件及翻译件，并完成税务备案。

（二）填写报销单据：信息完整无遗漏

根据费用类型选择对应报销单（模板见第三章），线下填写或通过企业OA系统/报销软件提交，保证以下信息准确：

基础信息：申请人姓名（*）、所属部门、报销日期、费用归属期间（如“2024年3月1日-3月15日”）；

费用明细：按费用类别分行填写（如“交通费”“住宿费”），注明每笔费用的发生日期、具体事由、金额（大小写一致，大写金额前加“人民币”）；

附件信息：填写附件张数（如发票5张、行程单2张），并在附件上标注“与报销单一致”并由申请人签字。

（三）部门审核：确认业务真实性

申请人将填写完整的报销单及原始凭证提交至部门负责人*，部门负责人需审核：

业务真实性：费用是否为部门因公支出，是否符合部门预算；

金额合理性：费用标准是否超标（如差旅住宿费是否超地区限额、招待费是否超年度预算额度）；

材料完整性：附件是否齐全、签字是否规范。

审核通过后，部门负责人在“部门负责人审批”栏签字；若不通过，需注明退回理由并交申请人修改。

（四）财务初审：单据合规性把关

财务部门收到报销单后，由审核人员*进行合规性检查，重点审核：

发票真伪：通过“全国增值税发票查验平台”验证发票是否为有效发票；

报销标准：是否符合企业《财务管理制度》中费用标准（如市内交通费上限、伙食补助标准等）；

计算准确性：费用金额、补助金额（如差旅补助=出差天数×标准）是否计算正确；

审批流程：部门负责人签字是否完整，是否需提交更高层级领导审批（如超5000元需分管副总*审批）。

初审通过后，财务人员在“财务审核”栏签字并标注“已审核”；若发觉问题，注明退回原因（如“发票税号错误”“附件不全”）。

（五）分级审批：按权限履行签批

根据费用金额及类型，实行分级审批制度：

小额费用（≤5000元）：经部门负责人、财务审核后，由财务负责人*审批；

大额费用（5000元-20000元）：需经部门负责人、财务审核、分管副总*审批；

重大费用（＞20000元）：需经部门负责人、财务审核、分管副总、总经理*审批。

审批人需在对应审批栏签署姓名及日期，不得代签；若对费用有疑问，可要求申请人补充说明材料。

（六）财务复核与付款：款项到账确认

财务部门汇总已审批完成的报销单，由复核人员*再次核对审批流程完整性、金额准确性，确认无误后：

现金报销：通知申请人领取，需在《费用报销单》上签字确认收款；

银行转账：通过企业公户将款项转入申请人工资卡或指定账户，备注“报销款-姓名-费用类型”，并告知申请人到账时间。

（七）资料归档：留存备查可追溯

每月结束后，财务部门将所有报销单据（含电子版及纸质版）按部门、月份分类整理，装订成册，存档期限不少于5年（涉税单据需保存10年）。归档资料需包含：报销单、原始发票、附件清单、审批记录等，保证可追溯、可查验。

三、常用报销模板表格设计

表1：费用报销单（通用）

基本信息

填写说明

申请人

*（姓名）

所属部门

如“市场部”“行政部”

报销日期

YYYY年MM月DD日

费用归属期间

如“2024年3月1日-3月15日”

费用明细

金额（元）

交通费

（注明出租车/地铁/公交等）

办公用品费

（附明细清单）

其他费用

（注明具体类型及事由）

合计金额（大写）

人民币______元整

合计金额（小写）

￥________

附件张数

共_张（发票_张、其他____张）

审批栏

签字日期