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采购订单审核流程模板：规范采购管理，提升流程效率

一、适用业务场景与价值

多部门协作采购：当采购需求涉及需求部门、采购部、财务部、法务部等多部门协同时通过明确审核节点与职责，避免职责不清、流程混乱；

风险控制需求：针对大额采购、关键物料采购或供应商首次合作订单，通过分级审核降低采购风险（如价格异常、预算超支、合规性问题等）；

合规审计支持：为内部审计或外部监管提供清晰的审核轨迹与责任追溯依据，保证采购流程符合企业制度及行业规范；

流程标准化落地：帮助企业统一采购订单审核标准，减少因个人操作差异导致的流程冗余或疏漏，提升整体采购效率。

通过使用本模板，可实现采购订单从需求提出到最终审批的全流程规范化，明确各环节权责，提高采购透明度，降低运营风险。

二、审核流程全阶段操作指引

采购订单审核流程需严格遵循“需求导向、预算管控、合规优先”原则，分以下6个阶段操作：

阶段1：采购需求发起与订单草稿创建

操作主体：需求部门申请人（如部门的小明）

操作内容：

需求部门根据实际业务需求（如生产领用、办公用品补充、项目物料采购等），填写《采购申请单》，明确物料/服务名称、规格型号、需求数量、期望交付日期、预算金额等关键信息；

采购部接收《采购申请单》后，结合供应商管理库、历史采购价格、市场行情等信息，初步筛选合格供应商，拟定采购订单草稿，内容包括订单编号、供应商信息、物料明细（含单价、数量、金额）、交付条款、付款方式、质量标准等；

订单草稿需与需求部门确认物料规格、数量及交付时间，保证与申请内容一致。

输出结果：《采购申请单》（原件）、采购订单草稿（电子版/纸质版）。

阶段2：部门初审（需求部门/采购部）

操作主体：需求部门负责人、采购部负责人

操作内容：

需求部门初审：需求部门负责人（如生产部经理）审核采购订单草稿，重点核对“物料/服务是否与实际需求匹配”“数量是否合理”“交付时间是否满足生产/项目进度”，确认无误后签字，并注明“需求确认通过”；

采购部初审：采购部负责人（如采购主管）审核订单草稿，重点检查“供应商选择是否符合企业供应商管理规定”“价格是否在合理区间（对比历史采购价或市场价）”“订单条款（如交付、验收、付款）是否合规”，确认无误后签字，并注明“采购审核通过”。

输出结果：部门初审签字的采购订单草稿。

阶段3：财务复核（财务部）

操作主体：财务部负责人/指定复核人（如财务专员）

操作内容：

财务部接收初审通过的订单草稿，重点复核以下内容：

预算合规性：采购金额是否在部门预算额度内，是否存在预算外采购（如需，检查是否有预算调整审批手续）；

价格与成本合理性：单价、总金额计算是否准确，是否与采购合同、报价单一致，是否存在价格虚高异常；

付款条款规范性：付款方式、账期、支付节点是否符合企业财务制度及合同约定；

税务与发票信息：供应商信息（名称、税号）是否准确，是否为一般纳税人（如需开具增值税专用发票）。

复核通过后，财务部负责人签字，并注明“财务复核通过”；若发觉问题，退回采购部或需求部门修改。

输出结果：财务复核签字的采购订单草稿（若退回，附修改意见）。

阶段4：法务审核（如需，法务部）

操作主体：法务部负责人/指定审核人（如法务专员）

触发条件：以下情况需进行法务审核：

采购金额超过企业规定标准（如单笔订单金额≥10万元）；

涉及长期服务框架协议、定制化物料开发等复杂合同条款；

供应商为首次合作或存在法律风险记录。

操作内容：

法务部重点审核订单中的“法律条款合规性”，包括：

供应商主体资格是否合法（如营业执照、经营资质是否在有效期内）；

订单条款是否与企业标准合同模板一致，是否存在法律漏洞（如违约责任、知识产权归属、争议解决方式等）；

是否涉及特殊行业监管要求（如食品、医疗器械等行业需符合相关法规）。

审核通过后，法务部负责人签字，并注明“法务审核通过”；若存在法律风险，要求采购部与供应商协商修改条款。

输出结果：法务审核签字的采购订单草稿（若修改，附法律意见书）。

阶段5：最终审批（授权管理层）

操作主体：企业授权审批人（如分管副总、总经理或采购委员会）

审批权限划分（示例）：

单笔订单金额≤5万元：采购部负责人+财务部负责人联合审批；

5万元＜单笔订单金额≤20万元：分管副总审批；

单笔订单金额＞20万元：总经理审批。

操作内容：

最终审批人根据订单金额、业务重要性及前序审核意见，综合判断订单的合理性与合规性，审批通过后签字，并注明“最终审批同意”；若驳回，需明确驳回原因（如“超预算”“供应商资质不符”等），退回相关部门重新处理。

输出结果：最终审批签字的采购订单（正式版）。

阶段6：订单生效与归档

操作主体：采购部、行政部/档案室

操作内容：

订单生效：采购部将审批通过的正式采购订单加盖企业公章（或电子签章），同步发送至供