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采购管理流程标准化文档

一、目的与适用范围

本文档旨在规范企业采购活动全流程，保证采购行为合规、高效、透明，降低采购成本，保障物资供应及时性与质量。适用于企业各部门的日常采购、项目采购及服务采购活动，涵盖从需求提出到付款结算的全过程管理。

二、采购流程标准化操作步骤

（一）需求提出与确认

需求发起

需求部门（如生产部、行政部、项目部）根据业务需要，填写《采购需求申请表》，明确采购物资/服务的名称、规格型号、技术参数、数量、用途、期望交付日期、预算金额及紧急程度等信息。

需求部门负责人对需求的合理性、必要性进行审核，保证与部门工作计划匹配。

需求确认

采购部收到需求后，对技术参数的明确性、预算的合理性进行初步评估，必要时与需求部门沟通确认（如规格模糊需提供技术图纸或样品，预算不足需说明调整依据）。

确认无误后，进入下一环节；若需调整，需求部门应在2个工作日内反馈修改意见。

（二）采购计划编制与审批

计划汇总

采购部根据各部门确认的采购需求，按月度/季度/项目分类汇总，编制《采购计划汇总表》，明确采购品类、数量、预算总额、采购方式（如公开招标、询比价、单一来源等）。

计划审批

采购计划按金额分级审批：

金额≤5000元：需求部门负责人审批后，报采购部备案；

5000元＜金额≤5万元：需求部门负责人→采购部经理→财务部审核；

金额＞5万元：需求部门负责人→采购部经理→财务部→总经理审批。

审批通过后，形成正式采购计划；未通过则退回需求部门说明原因并调整。

（三）供应商寻源与评估

供应商寻源

采购部根据采购计划，通过以下方式寻找供应商：

公开渠道：行业展会、专业招标网站（需符合企业采购制度）、供应商库推荐；

邀请方式：向3家及以上合格供应商发出询价邀请（紧急采购可适当减少数量，但不得少于2家）；

单一来源：仅当唯一供应商能满足需求（如专利产品、定制化服务），需提交《单一来源采购申请表》并说明理由，经总经理审批后执行。

供应商评估与选择

采购部组织相关部门（如技术部、质量部、使用部门）对供应商进行评估，评估维度包括：

资质文件（营业执照、相关行业许可证、体系认证等）；

供货能力（产能、库存、交付周期）；

产品质量（历史质量合格率、样品检测报告）；

价格竞争力（报价合理性、市场比价结果）；

服务水平（售后响应速度、技术支持能力）。

评估合格后，填写《供应商评估表》，确定候选供应商名单；按“质优价廉、服务优先”原则确定最终供应商，必要时进行商务谈判（如价格、付款条件、交付条款）。

（四）采购订单下达与执行

订单

采购部与供应商确认最终details（价格、数量、交付时间、质量标准、付款方式等）后，制作《采购订单》，经采购部经理审核后盖章生效，同步发送至供应商并留存回执。

订单跟踪

采购专员负责跟踪订单执行进度，包括：

生产/备货情况：定期与供应商沟通，保证按期交付；

物流运输：确认物流方式、预计到达时间，提前通知仓库准备收货；

异常处理：若供应商可能延期或无法满足订单要求，需立即上报采购部经理，启动应急预案（如调整供应商、协商交付时间）。

（五）到货验收与入库

到货核对

仓库收到货物后，核对《采购订单》信息（名称、规格、数量、批次号等），检查外包装是否完好，如有破损、短缺，立即联系采购部与供应商沟通处理。

质量验收

技术部/质量部根据《采购订单》中的技术参数及质量标准，对物资/服务进行检验：

常规物资：抽检或全检（如数量较少），填写《到货验收单》，注明合格数量、不合格数量及问题描述；

定制化服务：按合同约定验收标准（如项目成果交付、服务完成报告），由需求部门确认验收结果。

验收合格：仓库办理入库手续，登记库存台账；验收不合格：采购部负责与供应商协商退换货、索赔等事宜，不合格品隔离存放并标识。

（六）付款结算与归档

单据审核

财务部收到供应商提交的发票（需与《采购订单》《到货验收单》信息一致）、结算申请后，审核：

发票真伪（通过税务系统验证）；

金额、付款方式是否符合合同约定；

验收手续是否齐全（需需求部门、仓库、采购部签字确认）。

付款审批与执行

付款按审批流程执行：

金额≤5万元：财务部经理→采购部经理；

金额＞5万元：财务部经理→采购部经理→总经理。

审批通过后，财务部按合同约定方式（如银行转账、电汇）付款，并同步更新应付账款台账。

资料归档

采购部负责整理采购全流程资料（需求申请表、审批表、供应商评估表、采购订单、验收单、发票、合同等），按“一单一档”原则分类归档，保存期限不少于3年，便于后续追溯与审计。

三、标准化模板与表单示例

（一）采购需求申请表

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

物资/服务名称

规格型号

技术参数

单位

预算金额（元）

期望交付日期

紧急程度（□一般□紧急□特急）

用途说明

需求部门负责人审核意见：

签名