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企业日常报销及审批操作SOP指南

一、适用范围与业务场景

本指南适用于企业内部因公产生的各类日常费用报销及审批管理，具体涵盖以下场景：

因公差旅支出：员工因公出差产生的交通费、住宿费、市内交通费及餐补等；

日常办公费用：采购办公文具、耗材、设备维修、通讯费等；

业务接待费用：因接待客户或合作单位产生的合理餐费、活动费等；

其他经批准的日常支出：如培训费、资料费等符合企业财务制度的费用。

二、操作流程详解

（一）报销申请发起

申请人操作

员工需在费用发生后的10个工作日内，通过企业OA系统或填写《日常费用报销单》（见模板）发起申请，逾期需提交书面说明并经部门负责人特批。

填写时需准确标注费用所属部门、成本归属项目（如适用）、费用发生日期及具体事由，保证信息真实完整。

系统/表单填写要点

费用明细需分类填写（如交通费、餐费等），每笔费用需单独列明金额、用途及对应数量；

涉及多人共同发生的费用（如团队接待），需注明参与人员及费用分摊方式。

（二）原始单据整理与粘贴

单据收集要求

申请人需整理费用发生时的原始凭证（如行程单、付款凭证、收据等），保证单据清晰、完整，无涂改或破损；

原始单据需注明费用用途（如“项目差旅交通费”“客户接待餐费”），并与报销明细一一对应。

粘贴规范

使用企业统一提供的报销单粘贴单，按时间顺序将原始单据整齐粘贴，不得超出粘贴单边界；

单据金额需与报销单填写金额一致，大写与小写金额须同时标注且无差异。

（三）逐级审批流程

根据费用金额及类型，审批权限如下（可根据企业实际调整）：

费用金额

审批路径

500元（含）以下

申请人→部门负责人→财务部审核

501-2000元（含）

申请人→部门负责人→分管领导→财务部审核

2001元以上

申请人→部门负责人→分管领导→总经理→财务部审核

部门负责人审批

审核费用发生的真实性、合理性及是否符合部门预算，确认无误后签字。

分管领导/总经理审批

对大额费用或特殊支出（如业务招待），需审核业务必要性及是否符合企业相关规定。

财务部审核

审核单据合规性（如原始凭证完整性、金额准确性、审批流程完整性）；

检查费用是否符合企业报销标准（如差旅住宿上限、餐费标准等），对不符合要求的退回申请人修改。

（四）财务复核与打款

复核通过

财务部完成审核后，在OA系统或报销单上签字确认，并将报销单据提交至出纳岗。

打款安排

出纳在收到审核通过的单据后，3个工作日内完成打款至申请人指定银行账户；

打款完成后，财务部通过系统或邮件通知申请人查询到账情况。

（五）资料归档

归档责任

财务部每月将已报销的单据按部门、月份分类整理，装订成册并标注归档编号；

电子版报销单据需同步存储至企业指定服务器，保存期限不少于5年。

三、常用工具模板

表1：日常费用报销单

报销单号：[系统自动]

申请日期：______年_月_日

申请人：*某某

所属部门：______________________

费用归属项目（如适用）：______________________

联系方式：______________________

报销明细

费用类型

发生日期

——————————

————————————

交通费

2023-10-08

住宿费

2023-10-08-10

餐补

2023-10-08-10

合计金额（大写）：壹仟壹佰伍拾元整

合计金额（小写）：￥1,150.00

审批意见

部门负责人签字：_____________

日期：______年_月_日

分管领导签字：_______________

日期：______年_月_日

财务负责人签字：_____________

日期：______年_月_日

总经理签字：_________________

日期：______年_月_日

备注：______________________

四、关键要点提示

时限要求

费用发生后需在10个工作日内提交报销申请，每月25日后发生的费用建议统一在次月5日前提交，便于财务集中处理。

单据合规性

原始凭证需为合法有效的收据或付款凭证，避免使用手写白条或无明确抬头的单据；

涉及合同或订单的费用（如采购办公设备），需附上合同复印件作为支撑材料。

审批权限

严禁越级审批或代签，审批人需对审核结果负责；

部门负责人出差期间，可指定授权人审批，需提前邮件告知财务部。

禁止行为

不得虚报、多报费用或拆分报销以规避审批权限；

原始单据需真实有效，不得伪造、变造，一经发觉将按企业相关规定处理。

沟通机制

申请人对报销流程或审核结果有疑问时，可直接联系财务部（联系人：*某某，分机号：）咨询；

财务部在审核过程中发觉问题，需在2个工作日内反馈给申请人，说明退回原因及修改建议。

本指南自发布之日起执行，由财务部负责解释与修订，企业各部门需严格遵照执行，保证报销及