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企业资料存档模板文书存档一体化管理版

一、适用范围与核心应用场景

本模板适用于各类企业（尤其是中小型企业、初创企业及多分支机构企业）的行政、人事、财务、法务、项目等部门的文书资料存档管理，旨在通过标准化流程实现“文书接收-分类-归档-借阅-维护”全流程一体化管控。

具体应用场景包括：

日常行政文书管理：如公司制度、会议纪要、通知公告、对外函件等资料的规范存档；

人力资源档案管理：如劳动合同、员工手册、入职离职材料、培训记录等人事文书的系统整理；

财务与合同资料管控：如采购合同、销售协议、财务报表、发票凭证等涉文资料的存档追溯；

项目全周期资料归集：如项目立项书、进度报告、验收材料、项目总结等项目相关文书的分类保存；

合规与审计支持：满足外部审计、税务检查、资质认证等场景下对文书资料的快速调取需求。

二、一体化管理操作流程详解

（一）前期准备：搭建分类体系与配置管理工具

制定文书分类标准

参考《企业文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，结合企业实际业务，搭建一级类目与二级类目体系。示例：

一级类目：行政管理（XZ）、人力资源管理（RL）、财务管理（CW）、法务管理（FW）、项目管理（XM）；

二级类目：如“行政管理”下可设“制度文件（XZ-ZD）”“会议纪要（XZ-HY）”“对外函件（XZ-HW）”等。

配置管理工具

小型企业：可采用“Excel登记表+云存储（如企业网盘）”的组合模式，按分类建立电子文件夹；

中大型企业：建议使用专业电子档案管理系统（如OA系统、档案管理软件），支持编号自动、借阅审批、权限管控等功能。

（二）文书接收与初审

文书接收登记

当收到需存档的文书（如合同、制度、报表等），第一时间在《文书接收登记表》中记录信息，包括：文书名称、来源部门/单位、交接人、接收日期、份数、初步状态（如“原件/复印件”“是否完整”）。

内容合规性初审

由文书对应的责任部门经办人*对文书内容完整性、签字盖章规范性进行初审，重点检查：

合同类文书：是否具备双方签字、盖章、日期等核心要素；

制度类文书：是否有审批流程记录（如部门负责人签字、总经理审批）；

数据类文书：报表数据是否逻辑自洽，附件是否齐全。

初审通过后，方可进入下一步归档流程。

（三）信息录入与编号归档

填写《文书归档登记表》

根据初审通过的文书，详细填写《文书归档登记表》（见“核心管理表格模板”），字段包括：

文书编号（按“一级类目代码+二级类目代码+年份+流水号”规则编制，如“XZ-ZD-2024-001”）；

文书名称（与原文书一致，避免简称）；

形成日期（文书最终定稿日期）；

责任部门（文书形成或主要使用部门）；

密级（如“普通”“内部秘密”“机密”，根据信息重要性划分）；

存放位置（如“档案柜-A1-3层”或“云盘-行政管理-2024”）。

文书编号规则

流水号：每年1月1日重置，按归档顺序从001开始递增，不得跳号或重复；

新增分类：若需新增二级类目，需经行政部门负责人*审批后更新分类目录，并同步调整编号规则。

（四）电子化与实体归档同步

电子化处理

所有文书需扫描为电子版，分辨率不低于300DPI，保存为PDF格式（避免格式兼容问题）；

电子文件命名规则与文书编号一致，如“XZ-ZD-2024-001.pdf”，存放至对应分类的电子文件夹（如“行政管理/制度文件/2024/”）；

涉密文书需加密存储，访问权限仅限授权人员（如部门负责人、档案管理员）。

实体归档

原件（或加盖“归档专用章”的复印件）按文书编号顺序装入档案袋，袋面粘贴《档案袋信息标签》（含编号、名称、份数、日期、密级）；

档案柜按“一级类目-二级类目-年份”顺序存放，张贴分类指引标签，便于快速定位。

（五）借阅与归还管理

借阅申请与审批

借阅人填写《文书借阅登记表》，注明借阅文书编号、名称、用途、借阅期限（一般不超过7个工作日）、归还日期；

普通文书：需经责任部门负责人审批；涉密文书（密级为“内部秘密”及以上）：需经分管副总及以上领导审批。

借阅与归还检查

档案管理员*核对审批通过后的《文书借阅登记表》，按编号调取文书（电子文件需记录借阅人IP及操作时间）；

归还时，检查文书是否完好、有无缺页，确认无误后在《文书借阅登记表》中登记归还日期，并由借阅人签字确认；

若文书损坏或丢失，按公司《档案管理规定》由借阅人承担责任（如赔偿、通报批评等）。

（六）定期维护与动态更新

年度档案清点

每年12月，由档案管理员牵头，组织各部门档案对接人对全年归档文书进行清点，核对《文书归档登记表》与实物/电子档案是否一致，形成《年度档案清点报告》。

分类与保管期限调整

若业务部门新增文书类型，需提交《文书分类新增申请》，经行政部门审核、总经理*批准后更新分类目录；

根据《档案保管期限表》，对到期档案（如“保管期