办公室工作与管理课件-第6-9章-办公室事务工作-办公室工作自动化.pptxVIP

办公室工作与管理第一章办公室管理概论第二章办公室环境管理第三章办公室时间管理第四章办公室用品管理第五章办公室信息管理

办公室工作与管理第六章办公室事务工作（上）第七章办公室事务工作（下）第八章办公室保密工作第九章办公室工作自动化

第六章办公室事务工作（上）学习目标第一节通信联络工作第二节文书工作第三节会议办理工作第四节印章和介绍信管理拓展导向

学习目标识记：电话机的常用功能、文书工作的任务和内容、印章的式样与种类、会议要素了解：电话机的基本类型、文书工作的原则和要求、传真接发的程序、会议保障工作明确：电话接发的礼仪、会中及会后服务事项、会议文书的拟写掌握：电话接发的程序、收发文处理的要求和程序、印章与介绍信的管理和使用、会前筹备事项

第一节通信联络工作一、如何接打电话二、如何收发传真

一、如何接打电话（一）电话机的基本类型和基本功能（二）电话机的常用服务功能（三）接听电话的程序与技巧（四）拨打电话的程序与技巧1．做好通话准备2．正确拨出电话3．确认受话对象4．主动自我介绍5．清楚陈述内容6．拨错电话致歉7．礼貌结束通话8．整理电话记录

二、如何收发传真（一）发送传真的准备工作（二）发送传真（三）接收传真

第二节文书工作一、文书工作的任务和内容二、文书工作的原则和要求三、发文处理四、收文处理

一、文书工作的任务和内容（一）对所形成的文书加以必要的规范（二）对文书的行移运转制定必要的制度（三）对文书内容的办理规定统一的要求（四）对文件的管理采取妥善的措施

二、文书工作的原则和要求（一）准确（二）及时（四）简便（三）安全（五）党政分开（六）统一

三、发文处理（一）交拟、拟稿（二）审核、签发（三）印制、校对（四）用印、登记（五）封发、传递

四、收文处理（一）收文、阅文1．收文。收文包括签收、分类、登记3个流程。检查、清点无误后方可签字接收，之后对所收文件进行正确分类。所收文件可分为6大类：上级机关指令性和指导性文件；下级机关请示、平行及不相隶属机关商洽件；上级机关批复件及平行、不相隶属机关复函；内部各部门调查性及下级机关陈述性来件；内部刊物、工作简报等类文书；公关性文书。登记方法则主要采取分类登记法和流水式登记法。2．阅文（二）筛选、传阅（三）拟办、批办（四）承办、催办（五）立卷归档

第三节会议办理工作一、会前准备工作二、会中服务工作

一、会前准备工作（一）制订会议方案1．确定会议的主题2．确定会议的名称3．确定会议的议程4．确定会议的时间和地点5．确定会议所需设备和工具6．确定与会代表的组成7．确定会议文件，做好文件的印制和发放工作8．确定会议经费预算9．确定会议住宿和餐饮安排10．确定会议的筹备机构（二）确定开会时间

（三）确定会议地点1．地点适中3．环境安静5．成本适中（四）确定会议的议程和日程1．会议议程2．会议日程3．会议议程和日程安排应注意的问题（五）会议文件的准备1．会议文件的类型2．准备会议文书的部门和人员（六）会场准备1．会场的整体布局2．主席台的座位布局3．场内其他人员座次的安排（七）会议通知的写作2．空间足够4．设施完善

二、会中服务工作（一）组织签到和登记（二）做好会议的记录工作1．为会议记录做好准备工作2．会议记录的内容3．会议记录的方法（三）提供会议资料与联络协调（四）做好会议的后勤保障服务工作1．食宿服务2．车辆服务3．娱乐服务4．医疗卫生服务6．照相服务

第四节印章和介绍信管理一、印章管理二、介绍信的保管和使用

一、印章管理（一）印章概述1．印章的作用和地位2．印章的式样3．印章的种类（二）印章的管理和使用1．印章的刻制2．印章的颁发3．印章的启用和停用4．印章的管理5．印章的使用

二、介绍信的保管和使用（一）介绍信的保管（二）介绍信的使用

拓展导向1．办公室事务工作（1）办公室事务工作（2）办公室日常事务管理（3）办公室事务工作流程2．相关资源（1）《办公室事务管理》（2）《办公室主任工作手册》（3）会议倒水知识

第七章办公室事务工作（下）学习目标第一节安排值班工作第二节办理上司临时交办的事项第三节差旅事务第四节现金使用与保管拓展导向

学习目标识记：上司临时交办事项的特点、差旅钱的准备事项、差旅计划的内容了解：值班工作的意义、上司临时交办事项的范围、商务报销的手续明确：值班工作的任务、上司临时交办事项的内容和处理、各种值班记录的填写、上司差旅前和后办公室工作的内零用现金管理的一般程序容、掌握：值班时突发事件处理的程序和方法、差旅计划的制作、差旅手续的办理

第一节安排值班工作一、值班的含义二、值班工作的意义三、值班工作的任务与要求四、注意事项五、突发事件的处理

一、值班的含义值班是指一个组织有相关的专门人员（即值班员）或由有关人员轮流交替坚守岗位，负责处理组织一些临时性的综合事务或专项性的特定事务（如安