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合同管理标准化文档

一、适用场景与价值定位

本标准化文档适用于各类企业（含中小微企业、集团型公司）的合同全生命周期管理场景，涵盖合同起草、审核、签署、履行、归档等关键环节。具体包括但不限于：

业务场景：采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同、保密协议等标准化文本的制定与管理；

部门协作：业务部门发起合同需求、法务部门审核法律风险、财务部门审核资金条款、管理层审批决策的跨部门协同流程；

管理目标：通过统一规范降低合同法律风险，提高审批效率，保证合同条款合规性，实现合同信息可追溯、可管理。

二、标准化管理操作流程

（一）合同需求发起与起草

需求提出

业务部门根据合作需求（如客户采购、供应商合作、项目外包等），填写《合同需求申请表》，明确合作方基本信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人等）、交易内容、标的物规格/服务标准、合同金额、履行期限、付款方式等核心要素。

示例：销售部门与客户*公司签订产品销售合同时需注明产品型号、数量、单价、交货地点、验收标准、质保期等。

合同起草

业务部门依据《合同需求申请表》，使用企业标准化合同模板（如《采购合同模板》《销售合同模板》）起草合同文本。

起草要求：

合同名称需准确反映合同性质（如“产品销售合同”“项目服务合同”）；

双方主体信息需完整（全称、地址、联系人、联系方式等，联系方式用“联系人：*”代替）；

核心条款（标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任、争议解决方式）需明确无歧义；

引用企业标准条款（如“质量标准符合GB/T19001-2016”）或行业规范。

（二）合同审核与修订

部门初审

业务负责人对合同内容的真实性、完整性进行审核，重点核查交易需求与合同条款的一致性（如数量、金额是否与需求申请表匹配），签字确认后提交至法务部门。

法务审核

法务部门（或法务专员*）从法律角度审核合同，重点关注：

主体资格：合作方是否为合法存续企业，是否具备相应资质（如特种设备生产需许可证）；

条款合法性：是否存在无效格式条款（如“争议解决仅由甲方所在地法院管辖”可能被认定为排除主要权利）、违约责任是否明确且合理；

权利义务对等性：双方责任、风险是否分配公平，避免“霸王条款”；

争议解决方式：明确约定仲裁（如“提交仲裁委员会仲裁”）或诉讼管辖法院（如“被告所在地人民法院”）。

法务部门出具《合同审核意见表》，对存在问题的条款标注修改建议，反馈至业务部门修订。

财务审核

财务部门审核合同中的资金条款，包括：

价款构成是否清晰（如是否包含税费、运费等）；

付款条件与进度是否合理（如预付款比例≤30%，验收后支付尾款）；

发票类型、开具时间是否符合财税规定。

财务审核通过后，提交至管理层审批。

（三）合同审批与签署

管理层审批

根据合同金额及重要性，分级审批（示例）：

金额≤10万元：部门负责人+分管副总*审批；

10万元＜金额≤50万元：部门负责人+分管副总+总经理*审批；

金额＞50万元：需提交总经理办公会集体审议。

审批通过后，在《合同审批单》签字确认；审批不通过的，退回业务部门重新修订。

合同签署

审批通过后，由授权签署人（如法定代表人、总经理授权代表*）在合同文本上签字并加盖企业公章（或合同专用章）。

签署要求：

合同文本一式N份（通常为甲乙双方各执1份，企业归档2份，财务、法务部门各存1份）；

加盖公章时需保证清晰、不压盖文字，骑缝章（多页合同需加盖）齐全；

签署完成后3个工作日内，将合同原件分送至法务、财务、业务部门归档。

（四）合同履行与跟踪

履行监控

业务部门作为合同履行主责部门，需建立《合同履行跟踪表》，实时记录合同履行进度（如生产进度、发货时间、验收节点、付款进度）。

履行过程中，若出现对方违约（如延迟交货、质量不达标）或不可抗力（如自然灾害导致无法履行），需及时书面通知法务及财务部门，并收集证据（如验收报告、沟通记录）。

变更与解除

合同履行需变更的，由双方协商一致签订《合同变更协议》，明确变更内容（如金额、履行期限）、生效条件（双方签字盖章后生效），并履行原审批流程。

合同需解除的，依据约定或法定程序签订《合同解除协议》，明确解除日期、已履行部分的处理方式、违约责任承担等，避免后续纠纷。

（五）合同归档与管理

归档整理

合同履行完毕或解除后，业务部门在10个工作日内完成合同归档，归档材料包括：

合同正本及副本（含附件、变更/解除协议）；

《合同审批单》《合同审核意见表》；

需求申请表、履行过程中的关键证据（如验收报告、付款凭证）。

归档要求：按“合同编号”分类存放，编号规则为“年份-部门代码-合同类型顺序号”（如“2024-SALES-001”），建立电子台账与纸质档案双备份。

档案查阅

合同档案由法务部门（或行政部）统一保管，内部因工作需要查阅的，需填写《档案查阅申请表》，经部